BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Hoe registreer ik een contract in een zaakgerichte omgeving?
Wij discussieren hier onderling over de plaats waar een contract geregistreerd moet worden; bij de contracten of bij de zaak in het kader waarvan het contract is opgemaakt. Hoe wordt dit elders opgelost?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Mart Mommers op
-
Is dat niet afhankelijk van het moment waarop het contract binnen de zaak/proces ontstaat? Met andere woorden: als het contract ontstaat tussen het welgedefineerde begin en het eind dan hoort het contract toch bij de zaak?
-
Permalink Antwoord van Mark Hoogland op
-
Mijn voorkeur gaat uit naar een apart zaaktype contracten. Daar de zaak aan te maken en deze als het nodig is te relateren aan een bestaande zaak. Op deze wijze houd je overzicht over de contracten. Je kunt verschillende zaaktypen betreffende contracten aanmaken. Eentje voor bijv Automatisering, eentje voor Facilitair, eentje voor tijdelijke inhuur.
-
Permalink Antwoord van Rob Pieterse op
-
Dat is mijn idee ook. Mijn collega's denken daar anders over. Vandaar dat ik de vraag aan dit forum voorlegde. Bedankt voor je antwoord Mart!
Mart Mommers zei:Is dat niet afhankelijk van het moment waarop het contract binnen de zaak/proces ontstaat? Met andere woorden: als het contract ontstaat tussen het welgedefineerde begin en het eind dan hoort het contract toch bij de zaak?
-
-
Het zaaktype "contracten" is alleen zinvol als je tevoren weet dat er een contract in de zaak zit. Wij werken met processen waarbij contracten gebruikt worden om afspraken vast te leggen die tijdens het proces gemaakt worden. Intentieverklaringen, service level agreemenets, instemmingsverklaringen etc.
Zo gezien moeten ze inderdaad bij het proces opgenomen worden waar ze deel van uitmaken.
Bedankt voor je antwoord, Mark!
Mark Hoogland zei:Mijn voorkeur gaat uit naar een apart zaaktype contracten. Daar de zaak aan te maken en deze als het nodig is te relateren aan een bestaande zaak. Op deze wijze houd je overzicht over de contracten. Je kunt verschillende zaaktypen betreffende contracten aanmaken. Eentje voor bijv Automatisering, eentje voor Facilitair, eentje voor tijdelijke inhuur.
-
Permalink Antwoord van Hans Niezink op
-
Binnen Decos hebben we een apart Documentenboek Contracten gemaakt met looptermijnen en signaaldata. het contract wordt gekoppeld aan het objectadres, bv gymzaal .... en eventueel te koppelen aan een zaak binnen het dms.
-
Permalink Antwoord van Bart van Oerle op
-
Wij hebben de inrichting van contracten in ons zaaksysteem net af. Onze visie bij de inrichting is dat contracten/overeenkomsten het gevolg kunnen zijn van een groot aantal verschillende zaaktypen. het contract zelf is geen zaaktype, maar een registratie. Bij die registratie kan je aangeven wat de looptijd is en hoe lang van te voren je signaal wilt krijgen om een nieuwe aanbesteding te starten, te verlengen, of op te zeggen.
Dus aan het eind van een zaaktype dat kan leiden tot een overeenkomst kan je aangeven dat relevante documenten gekoppeld worden aan een nieuwe of bestaande (object)registratie contracten, waarbij je dus handmatig een aantal variabelen meegeeft.
Lijkt dus een beetje op de Decos oplossing van hierboven, maar is niet (primair) gekoppeld aan adres.
-
Permalink Antwoord van Anneke Broeren op
-
Dag allen,
Een contract zou in relatie gebracht moeten kunnen worden met alle objecten, subjecten en andere informatie die relevant is. Dit betekent in Decos dat er een apart Contracten onderdeel ontstaat dat te relateren is aan bestanden, zaken, documenten, adressen, locaties en objecten. Binnen het Contracten onderdeel kan gebruik gemaakt worden van metadata, overzichten, workflow, signalering, sjablonen, etc. Ook kan er een overkoepelend Contracten dossieronderdeel worden geïmplementeerd waarbij een overzicht van alle contracten binnen bijvoorbeeld een begrotingspunt samen te raadplegen zijn en berekeningen getoond worden over dit geheel. Denk hierbij aan totaal aantal openstaande contracten en de waarde hiervan.
Met vriendelijke groet,
Anneke Broeren
Business Consultant Decos
-
Permalink Antwoord van Roel Snijders op
-
Wij hebben het contractenbeheer ondergebracht in het zaaksysteem Verseon. Hiervoor is een specifiek zaaktype contracten. Het contract kan worden gerelateerd aan de zaak waaruit het contract is ontstaan bijv. een offerte traject of aanbesteding. Binnen de registratie zijn een aantal specifieke velden opgenomen. Deels zijn die verplicht. Bijvoorbeeld soort contract software, facilitair etc. Deze indeling is door inkoop zelf te bepalen. Andere velden zijn bijv looptijd, kosten per jaar, per maand, indexering, signalering, contracteigenaar. Onderling tussen de velden is nog enige intelligentie ingebouwd. Waardoor bepaalde velden automatisch worden gevuld op grond van de gegevens van andere velden die opgevoerd zijn.
Gedurende de looptijd verdwijnt het contract uit de werkbak en staat onder een map langlopende contracten. Tot op het moment dat de signaleringsdatum is bereikt. Bij het bereiken van de signaleringsdatum wordt er een signaleringsmailtje verstuurd naar de contracteigenaar en als extra ook naar inkoop.
Met ondersteuning van de metavelden kunnen naar wens rapportages zowel digitaal als op papier worden gepresenteerd. Bijvoorbeeld contractkosten op soort, team, budgethouder, aantal contracten op soort en team of afdeling zo ook looptijd. Op een groot deel van de velden kan ook gezocht worden icm zaaktype, Daarnaast kunnen contracten ook nog gekoppeld worden het object bijvoorbeeld het adres van het gemeentehuis of de gemeentewerf.
De doorlooptijd van het proces wordt automatisch aangepast op grond van de looptijd. Daarnaast zijn we bezig om het contractensysteem uit te breiden met gunningen, waaraan een garantietermijn is gekoppeld.
Overigens na beëindiging worden de contracten - die uitsluitend digitaal aanwezig zijn - automatisch gearchiveerd.
-
-
@Rob Pieterse, het is al even geleden dat je deze vraag stelde. Welke keuzes hebben jullie nu uiteindelijk gemaakt en hoe gaat dat nu? Ik ben benieuwd.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
