Ik heb een korte vraag.

Hoe archiveer je een e-mail + een document als bijlage?

Weergaven: 1157

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

In goede, geordende en toegankelijke staat, waarbij de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid, etc. voldoende geborgd zijn, zodat de e-mail + bijlage gebruikt kunnen worden in het (bedrijfs-)proces, voor verantwoording, als bewijs en ten behoeve van cultuur-historisch onderzoek.

 

Als je wat meer informatie geeft over bijvoorbeeld de aanleiding van de vraag of de wijze waarop jullie informatievoorziening is ingericht, dan kan ik (en kunnen andere vakgenoten) misschien een wat concreter antwoord geven. ;-)

Hallo Marco,

Natuurlijk doe ik dat graag.

Een document dat fysiek binnenkomt op een filiaal van ons wordt gescand en doorgestuurd naar het hoofdkantoor.

Is dit dan een binnenkomend document, waarbij de mail als envelop fungeert, Of is dit een binnenkomende mail?
 
Marco Klerks zei:

In goede, geordende en toegankelijke staat, waarbij de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid, etc. voldoende geborgd zijn, zodat de e-mail + bijlage gebruikt kunnen worden in het (bedrijfs-)proces, voor verantwoording, als bewijs en ten behoeve van cultuur-historisch onderzoek.

 

Als je wat meer informatie geeft over bijvoorbeeld de aanleiding van de vraag of de wijze waarop jullie informatievoorziening is ingericht, dan kan ik (en kunnen andere vakgenoten) misschien een wat concreter antwoord geven. ;-)

Allebei.

Ik hanteer vaak de volgende principes:

- Is de e-mail puur de verpakking (er staat niets zinnigs in) en is de bijlage het origineel waar alle juiste metadata op staat vermeld (zoals in reactie van Jos) dan alleen bijlage registreren. Bijvoorbeeld een mailtje van een collega met het verzoek om de gescande brief te registreren, dan registreer je alleen de bijlage. 

- Is de e-mail een begeleidend schrijven van de bijlage dan beide registreren. En relateer ze aan elkaar. Kijk even goed wat je als 'hoofd'-document registreert. Kan een paar keer klikken schelen als je de bijlage als eerste wilt zijn als je de registratie opent (is wel systeemafhankelijk).

- Is de e-mail een inhoudelijk schrijven + een bijlage. Dan beide registreren waarbij de e-mail veelal het 'hoofd'-document is.

Jos, als "jouw" organisatie onder de overheid valt en dus onder de Archiefwet, dan moeten strikt genomen zowel het papieren origineel als het digitale exemplaar bewaard worden. Als je aan een hele reeks voorwaarden voldoet, dan zou je het papieren origineel weggooien en hoef je daarvoor in de plaats slechts het digitale exemplaar te bewaren. Dat noemen we vervanging of substitutie. Die voorwaarden zijn hoofdzakelijk van procedurele aard. Je moet namelijk vanaf het moment dat een document in handen komt van de organisatie, achteraf kunnen verantwoorden hoe je met die informatie bent omgegaan. Dat doe je door alle informatie in originele vorm te bewaren of door in ieder detail de procedure rondom vervanging te regelen.

 

Als bij jullie brieven gescand worden en doorgemaild worden, is het raadzaam om (naast het papieren origineel) ook de e-mail én de bijlage te bewaren. Beide dus. De e-mail laat immers op zijn minst zien naar wie de gedigitaliseerde brief intern is doorgestuurd en op welk moment. Dat is informatie die je mogelijk later nog nodig hebt, bijvoorbeeld als er gedonder komt en je wilt nagaan wat er is gebeurd.

 

Dat is hoe het in theorie netjes zou moeten. In de praktijk kunnen al die mailtjes echter leiden tot dikke, onoverzichtelijke dossiers waar ook niemand blij van wordt (informatie-overkill). Als jullie die mailtjes niet opnemen in de dossiers, zijn de gevolgen waarschijnlijk miniem. Je kunt ze dan net zo goed eruit laten. Spreek dit wel intern goed af.

 

Dus, zou je de e-mails moeten bewaren? In theorie wel. Is het praktisch? Waarschijnlijk niet.

 

Overigens als "jouw" organisatie niet onder de overheid valt, dan hoeven jullie (waarschijnlijk) niet aan de Archiefwet te voldoen. Desalniettemin vraagt ook bijvoorbeeld de Belastingdienst of de Rechtbank erom dat je je administratieve organisatie netjes op orde hebt, dus ook dan is het raadzaam om de papieren originelen te bewaren dan wel de vervanging procedureel netjes te regelen.

Waar ik naar op zoek ben zijn redenen waarom je de bijlagen van een mail ook nog apart in de zaak wilt opslaan en niet alleen de mail. De mail wordt als .msg bestand opgeslagen en blijft ook als .msg bestand in het DMS raadpleegbaar.

Afgezien van het feit dat bijlagen zo beter terugvindbaar zijn en je met het opslaan van bijlagen als PDF/A ook zeker weet dat je de bijlagen nog altijd kan openen, mocht het .msg bestand niet meer te raadplegen zijn.

Voor over te dragen zaken lijkt het mij logisch om de bijlagen los op te slaan, maar in het geval van een zaak met een kortere bewaartermijn zou je kunnen volstaan met alleen de mail?

 

 

En waarom voor langer te bewaren zaken niet?

Je kunt .msg bestanden ook (t.z.t.) converteren naar pdf/a. De mail en bijlagen komen dan onder elkaar te staan. De vraag is dan wel of het document niet te groot wordt.

Als je de bijlagen op enige vorm beschrijft in het envelopbestand (de .msg) - al dan niet automatisch - is het ook makkelijk terug te vinden. Scheelt je hele organisatie in ieder geval een hoop invullen, waardoor de "acceptatiegraad" een stuk hoger is.

Een .msg bestand kan in ons DMS niet naar pdf/a geconverteerd worden. Dat lijkt me voor over te brengen archief niet handig. Het op termijn kunnen openen van de mail en bijlagen is dan in gevaar. Dus voor die zaken wel bijlagen los opslaan.

Maar begrijp ik het goed dat dit volgens jou dan de enige reden zou kunnen zijn om bijlagen los van de e-mail op te slaan?

dan zou ik investeren in een stukje software waarmee je emails wel kunt overzetten in pdf/a, Acrobat XL bijvoorbeeld heeft een zeer gebruikersvriendelijke addin voor outlook (ook voor emails met bijlagen)

@Christina: Ik kan me wel meerdere redenen bedenken om ze los op  te slaan. Maar, áls je ze kunt converteren naar pdf/a en je kunt vinden wat je zoekt (of dat nou door metadatering of fulltext zoeken is), dan zou ik het oorspronkelijke bestand willen hebben, dus de .msg. Dat converteren hoeft natuurlijk niet à la minute te gebeuren, maar mag best een tijd na afsluiten van de zaak en niet noodzakelijkerwijs ín je DMS. Dus misschien pas net voordat je de .msg's wilt gaan overdragen naar een e-depot(achtige instelling).

Bedankt voor jullie reacties. Deze geven eigenlijk aan, dat er geen kant en klare oplossing of richtlijn is. De Corsa manier lijkt mij bijzonder grondig en zeker duurzaam. Ik ben op zoek naar een correcte manier van opslaan, maar die wel gebruiksvriendelijk is, zodat het ook daadwerkelijk wordt toegepast. En totdat we een (semi) automatische/handige manier hebben om dat (perfect) te bewerkstelligen, voldoen aan de minimale eisen om het in ieder geval goed terug te kunnen vinden.

Nogmaals dank voor het meedenken!

Ik ben ook van mening dat als de e-mail dient als enveloppe, deze niet geregistreerd hoeft te worden.

We hebben hier echter intern een discussie over.

De redenatie is dat de e-mail als bewijs dient voor de datum ontvangst.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden