Ervaringen gevraagd over certificering e-depots op grond van peer reviews of audits?

Certificering e-depots

Nu e-depots steeds meer tot het architectuurlandschap zijn gaan behoren, vragen wij jullie naar ervaringen inzake certificering van e-depots. Je wilt als gebruiker gewoon zeker weten dat een e-depot doet wat een e-depot moet doen. ED3 is nog steeds in gebruik, maar voor zover bekend zijn er geen instanties meer te vinden die op grond van ED3 nog willen certificeren.

Certificering een drietraps raket

Op de website van DANS is uitgewerkt wat voor instrumenten er zijn voor certificering.

Citaat:

Het Europese raamwerk van certificering bestaat uit drie verschillende certificeringsniveaus in oplopende graad van complexiteit, benodigde documentatie en evaluatie:

  1. het CoreTrustSeal (toetsing op de DSA-WDS-richtlijnen)
  2. Het nestor-keurmerk (toetsing op DIN-standaard 31644)
  3. ISO-certificering (standaard 16363).

Alle instrumenten leiden bij goed gevolg tot een keurmerk dat gevoerd mag worden en dat naar de buitenwereld getuigt van betrouwbaarheid en kwaliteit. De eisen van de certificeringsstandaarden worden periodiek bijgesteld aan de hand van de nieuwste ontwikkelingen en inzichten. Het proces van certificering moet daarom regelmatig herhaald worden om het digitale archief blijvend te laten voldoen aan de eisen.

Maar hoe ver ga je met certificering?

Toetsing loopt in intensiteit uiteen van een ‘peer review’ van opgeleverde documentatie (dsa tot een voorbereid ‘on-site’ bezoek van een extern audit team (is0)

Meer informatie lees je in deze wegwijzer.

In de gehele wereld is er slechts één instituut te vinden dat (zeer recent) ISO16363 is gecertificeerd, in India. Zie dit nieuwsbericht.

Ervaringen gevraagd

Wij als redactie van BREED stellen input zeer op prijs, dus we roepen je op kennis en ervaringen te delen.  

Weergaven: 238

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Hallo,

Graag deel ik als coördinator van de aanvraag voor een CoreTrustSeal van het Nationaal Archief enkele van onze ervaringen met jullie.

Het Nationaal Archief heeft begin maart 2018 een aanvraag voor het CoreTrustSeal ingediend. (Toen we in 2016 de eerste stappen richting certificering zetten was dit nog het Data Seal of Approval.) Over de weg naar deze aanvraag hebben we o.a. verslag gedaan bij de workshops van het Netwerk Digitaal Erfgoed, onderdeel Houdbaar, project Certificering e-depots.

Een belangrijk onderdeel van het aanvraagproces van het CoreTrustSeal van het Nationaal Archief was het vertalen van documentatie. Een aantal documenten met informatie was alleen beschikbaar in het Nederlands, en de voertaal van de aanvraag is Engels. Na overleg met collega's van DANS en intern beraad hebben we besloten meer te (laten) vertalen dan strict noodzakelijk zou zijn geweest volgens de Data Seal of Approval / CoreTrustSeal-richtlijnen. Mede omdat we geen wetenschappelijke datarepository zijn, maar een nationaal archief, hebben we meer contextdocumentatie vertaald, inclusief bijvoorbeeld de MARA.

We hebben onze collega's die teksten aanleverden voor de aanvraag verzocht hun uren ruwweg bij te houden. Hier volgde uit, dat we exclusief mijn tijd als coördinator 136 uur aan het verzamelen van input besteedden. De aanvraag is nog niet omgezet in een certificaat, dus over mijn tijdsbesteding kan ik nog geen definitieve uitspraken doen. Momenteel zitten we in totaal, dus inclusief mijn uren, ongeveer op 200 uur.

De huidige stand van zaken is, dat we de aanvraag hebben ingediend met de nieuwe CoreTrustSeal-aanvraagtool, waar nog wat kinderzietes in zaten. Zo lukte het downloaden van je eigen aanvraag als PDF niet, en vielen alle regeleindes uit je teksten weg. Die problemen zijn nu opgelost. (Waarschijnlijk startten DANS en Meertens hun aanvragen nog ten tijde van de overgangssituatie van Data Seal of Approval naar CoreTrustSeal: http://www.netwerkdigitaalerfgoed.nl/news/dans-en-meertens-ontvange....) Het wachten is momenteel op een organisatorisch aandachtspunt. Sinds 1 januari 2018 kost het CoreTrustSeal 1000 Euro. Om dat te kunnen betalen moet CoreTrustSeal een juridische entiteit zijn, en daar wordt nog aan gewerkt. Als het meezit, start de beoordeling van de begin maart ingediende aanvraag nog voor mei.

Als we het certificaat verkregen hebben, dan delen we onze ervaringen o.a. met de Regionale Historische Centra. Aangezien zij archieven zijn en qua e-depotinfrastructuur samenwerken met het Nationaal Archief, kunnen zij delen van onze aanvraagtekst hergebruiken voor hun eigen certificeringsinitiatieven.

Verwijzingen:

Met vriendelijke groet,

Remco van Veenendaal
Preservation Officer
Nationaal Archief

@Remco, dank voor je uitgebreide reactie.

Inderdaad @Remco, hartelijk dank voor deze toelichting en bijzonder actuele weergave stand van zaken DSA.

Graag reageer ik nogmaals op deze oproep, en nu met mijn petje op van projectleider binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed. En omdat ik lid ben van de werkgroep Certificering van het Netwerk Digitaal Erfgoed.

De Wegwijzer Certificering (https://wegwijzercertificering.nl) is een resultaat van het project Certificering van e-depots van het Netwerk Digitaal Erfgoed. Het project liep van 2015 tot 2017. Deze Wegwijzer is het resultaat van samenwerking binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed. DANS leverde de projectleider en is technisch beheerder van de website. Het functionele en inhoudelijke beheer ligt bij het Netwerk Digitaal Erfgoed – waar DANS onderdeel van uitmaakt. N.a.v. het per maart 2018 opgaan van de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) in het Netwerk Digitaal Erfgoed actualiseren we de Wegwijzer binnenkort. Hoe dan ook: liever dan dat de Wegwijzer “op de website van DANS” staat (zoals in de oproep) zeggen we dat het een projectresultaat van het Netwerk Digitaal Erfgoed is.

De ook in de oproep genoemde ‘drietrapsraket’ van certificeringsinstrumenten vormt de formele kant van het certificeren. Het Netwerk Digitaal Erfgoed heeft er twee stappen aan toegevoegd, die niet onbelangrijk zijn: zelfevaluatie (of zelftoetsing) met behulp van het Scoremodel (https://www.scoremodel.org) , en een voorbereiding op een formele certificering. Zie https://wegwijzercertificering.nl/nl/praktijk voor deze vijf stappen.

Als Netwerk Digitaal Erfgoed leggen we de nadruk op certificeringsinstrumenten die wereldwijd gebruikt worden. Dat betekent dat het gebruik van ED3 door het Netwerk Digitaal Erfgoed niet gepromoot wordt. Dat is geen waardeoordeel. We laten ons graag overtuigen van het nut en/of de noodzaak van het toevoegen van ED3 en eventuele andere certificeringsinstrumenten.

Vanuit het Netwerk Digitaal Erfgoed delen we ook graag praktijkervaringen. Beeld en Geluid heeft in 2016 het Data Seal of Approval (DSA, tegenwoordig Core Trust Seal) gehaald. Inmiddels is een aanvraag voor het CoreTrustSeal in voorbereiding. Iedere drie jaar hoor je dit certificaat te vernieuwen. Beeld en Geluid overweegt ook een aanvraag bij nestor (gebaseerd op DIN 31644) in te dienen. Een paar jaar terug heeft Beeld en Geluid n.a.v. de DSA-aanvraag een artikel gepubliceerd over “The Challenges of becoming a Trusted Digital Repository”, zie http://publications.beeldengeluid.nl/pub/410.

Ik schreef het al: het Netwerk Digitaal Erfgoed heeft een werkgroep Certificering (http://www.netwerkdigitaalerfgoed.nl/activiteiten/digitaal-erfgoed-...). Als werkgroep merken we, dat bijvoorbeeld in de archiefsector momenteel redelijk wat belangstelling is voor certificeren. Veel Nederlandse archieven hebben net een e-depot, zitten in een implementatietraject voor een e-depot of beginnen daar binnenkort aan. Als nulmeting voor je eigen volwassenheid en voor je vertrouwenswaardigheid is certificeren een goed idee. Je kunt het ook houden bij het uitvoeren van een zelfevaluatie op basis van het Scoremodel. Je weet dan in de jongste versie ook meteen hoe je je qua 'volwassenheid' verhoudt tot de criteria van het CoreTrustSeal, en of het dus zinvol is aan een aanvraagtraject te beginnen.

Omdat wij dit als Netwerk Digitaal Erfgoed merken, en we de oproep op BREED zagen, lijkt het ons een aardig idee om met een aantal partijen samen een workshop certificering te organiseren. (Ik heb de term 'scorathon' - een soort van hackathon rond het Scoremodel - al gehoord.) Dat kan nog voor de zomer, of bijvoorbeeld in september of oktober, en bijvoorbeeld samen met BREED en een regionale archiefinstelling die van plan is aan een certificeringsaanvraag te beginnen. Neem bij interesse s.v.p. contact op met de domeinmanager van het onderdeel Houdbaar van het Netwerk Digitaal Erfgoed, Marcel Ras: marcel.ras@netwerkdigitaalerfgoed.nl. Marcel kan in certificering geïnteresseerde organisaties ook in contact brengen met al gecertificeerde organisaties, of organisaties die aan een aanvraag werken.

Wil je zelf een lijstje gecertificeerde organisaties (volgens CTS of DSA) in Nederland opvragen, ga dan naar https://www.coretrustseal.org/why-certification/search-repositories/, en zoek in het veld 'Search markers' op ".nl" (zonder de quotes). Ik weet niet of dit echt alle Nederlandse gecertificeerde organisaties oplevert, maar in ieder geval meer dan wanneer je zoekt op "Netherlands".

Het West-Brabants Archief wil ook dit jaar een start maken om te komen tot een Core Trust Seal certificering. Wel willen we dit traject het liefst in samenwerking doen met andere diensten welke hetzelfde e-depot van dezelfde leverancier afnemen. Hiermee kunnen we gezamenlijk werken aan met name de richtlijnen met betrekking tot de leverancier. Een overleg hierover volgt later deze maand. 

@Remco; begrijp ik het goed uit je eerste bericht dat alle documentatie in het Engels opgesteld moet worden? Of volstaat ook enkel Engelstalige toelichtingen & verwijzingen op de richtlijnen?

Hoi Paul en andere in certificering geïnteresseerden,

In de extended guidance (https://www.coretrustseal.org/wp-content/uploads/2017/01/20171026-C...) staat nuttige informatie over wat je in het Engels moet aanleveren, en wanneer bijvoorbeeld een vertaalde samenvatting volstaat. 

Deze extended guidance is ook vertaald door het Netwerk Digitaal Erfgoed, en die vertaling komt volgens mij binnenkort beschikbaar via de Wegwijzer.

In het geval van de aanvraag van het NA hebben we bij de vertaalopdracht ook meegewogen in hoeverre een vertaald document ook buiten de certificeringsaanvraag nuttig zou zijn. Bijv. voor internationale samenwerking. Hierin moet iedere organisatie zelf afwegingen maken.

Het kan nuttig zijn om bij je certificeringsproces op te trekken met ‘ervaren aanvragers’. Zij weten welke vragen zij kregen van de reviewers, o.a. over vertalingen, en kunnen je helpen die vragen voor te zijn.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden