Een vraag voor JOIN-gebruikers.

Het blijkt dat in Join (bij ons) bij het afsluiten van een zak (word-)documenten omgezet worden naar PDF. Het originele Word-document is dan niet meer in Join beschikbaar, maar staat nog wel ergens op de server. Decos geeft aan dat dit gebeurt vanwege de Archiefwet (wat gedeeltelijk onzin is). Door het omzetten naar PDF wordt voorkomen dat het document nog gewijzigd kan worden.
Ik vind dit raar. Ook in een lopende een zaak wil ik documenten op definitief kunnen zetten als ze definitief zijn en onveranderbaar op kunnen slaan. In oorspronkelijk formaat. Als iemand iets wijzigt moet het document onder een nieuwe nummer worden opgeslagen, er moet versiebeheer mogelijk zijn.

Daarnaast wil ik documenten om kunnen zetten naar een duurzaam formaat zodra dit nodig en gewenst is. Dit is niet: office-documenten omzetten naar PDF bij het afsluiten van de zaak. 

We hebben hiervan melding gemaakt, maar komen niet echt verder. Ik hoor graag van andere Join-gebruikers
- of jullie dit herkennen
- hoe jullie hiermee omgaan.

Weergaven: 587

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Hallo Jack, Bij de geme

ja???

Bert Hendriksen zei:

Hallo Jack, Bij de geme

Oh blijkbaar is mijn bericht niet helemaal goed overgekomen.

Ik wilde dus zeggen dat wij bij de gemeente Zevenaar ook met Join werken, maar dit "probleem" niet of nog niet hebben.

Wij krijgen volgende maand een update van Join en hopelijk krijgen wij dit probleem niet, ik weet niet met welke versie jullie nu werken

Bert, dat betekent dat bij jullie word-documenten niet naar pdf worden omgezet bij afsluiten van een zaak? En dat jullie documenten binnen een nog lopende zaak op definitief kunnen zetten, zonder dit om te zetten naar PDF. En zonder te moeten wachten totdat de zaak is afgesloten.
Ik denk bijv. aan een memo of opgesteld verslag.

Wij gebruiken 2019.4.627

Ja klopt helemaal.

Wij werken nu nog met 2019. 4.624 en gaan 13 maart over naar 4.628, dus ik hoop dat dit dan ook blijft werken

wat apart! ALs het zo is hoor ik het graag, want dan is er hier iets bijzonders aan de hand.

Aanvullende vraag: hoe passen jullie versiebeheer toe binnen Join?

Wat ik ervaar wordt er niets met versiebeheer gedaan

hoe stellen jullie dan vast dat een document niet is veranderd?

Stel er is een verslag of opgesteld en vastgesteld en opgenomen in een zaak, dan kun je dus niet aangeven of het inderdaad onveranderd is, behalve door naar de historie te kijken. Je ziet dan de datum en

Zolang het nog niet definitief is gemaakt kan het nog aangepast worden, als het PDF gemaakt is wordt het als nieuw document toegevoegd

hoe maken jullie het definitief? En waarom een pdf?

Ik wil geen pdf maken van een excel-werkblad.

Bij inkomende brieven worden deze tijdens het scanproces PDF gemaakt uitgaande brieven worden tijdens het verzendproces in Join PDF gemaakt, interne documenten worden ook in Join PDF gemaakt

Volgens mij worden excel bestanden ook niet PDF gemaakt

hoe worden interne documenten PDF gemaakt? Wie doet dat en wanneer?

En voor excel-documenten blijft dan de vraag: hoe weet je dan op welk moment het document ook het (juiste) archiefstuk is?

Voor inkomende fysieke stukken geldt de vraag niet. Ook uitgaande stukken niet zolang ze ook nog fysiek de deur uitgaan en voor verzending gescand worden.

@Bert, zodra je m'n vragen beu bent moet je het laten weten, hoor!

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden