BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Digitaal archiveren goedkoper dan analoog ?
In het onlangs verschenen rapport vann het EGEM met de titel :
Wat levert het NUP gemeenten op?
De baten van de e-overheid op een rijtje samengesteld door Nanja Appel wordt de volgende stelling geponeerd:
Lagere kosten voor fysiek archiefbeheer
Digitaliseren van werkprocessen en documentstromen maakt fysieke opslag van bijvoorbeeld documenten, dossiers en kaarten overbodig. Of goedkoper, omdat fysiek nu op een b-locatie kan worden opgeslagen. Digitaal opslaan is wel gebonden aan speciale archieftechnische eisen voor het opslaan van documenten.
Dit is zonder meer waar, maar wat m.i. ook waar is dat het duurzaam digitaal opslaan van archieven op de langere termijn een veelvoud van kosten met zich mee zal brengen. Kosten die niet bij iedere bestuurder en ambtenaar op netvlies staan en door dit soort stellingen geen transparante besluitvorming plaatsvindt. Het zijn kosten die op dit moment moeilijk inzichtbaar kunnen worden gemaakt.
Wat levert het NUP gemeenten op?
De baten van de e-overheid op een rijtje samengesteld door Nanja Appel wordt de volgende stelling geponeerd:
Lagere kosten voor fysiek archiefbeheer
Digitaliseren van werkprocessen en documentstromen maakt fysieke opslag van bijvoorbeeld documenten, dossiers en kaarten overbodig. Of goedkoper, omdat fysiek nu op een b-locatie kan worden opgeslagen. Digitaal opslaan is wel gebonden aan speciale archieftechnische eisen voor het opslaan van documenten.
Dit is zonder meer waar, maar wat m.i. ook waar is dat het duurzaam digitaal opslaan van archieven op de langere termijn een veelvoud van kosten met zich mee zal brengen. Kosten die niet bij iedere bestuurder en ambtenaar op netvlies staan en door dit soort stellingen geen transparante besluitvorming plaatsvindt. Het zijn kosten die op dit moment moeilijk inzichtbaar kunnen worden gemaakt.
- Bijlagen:
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Frans Smit op
-
Er is al jaren geleden een studie door het Zweedse Rijksarchief gemaakt naar de kosten op langere termijn van digitale archivering. Daar kwam uit dat die kosten inderdaad vele malen hoger zijn. Dat lag niet aan hardwarekosten e.d., maar vooral aan de structurele kosten van hoger opgeleid personeel, dat nodig is voor een verantwoord beheer en dito beschikbaarstelling. Voor digitaal archiefbeheer zijn namelijk meer kennisgebieden nodigdan papieren beheer. Althans dat is mijn interpretatie.
Inderdaad, dit aspect ben ik ook nooit verder tegengekomen in een Nederlands plan.
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
@Yvonne, Natuurlijk kost digitaal opslaan van archieven op lange termijn ook geld. De omslag valt momenteel echter grofweg na een periode tussen 15 en 20 jaar. Dan gaan we voorbij aan de voordeliger mogelijkheden voor de raadpleger van de archieven en het optimaliseren van werkprocessen, maar beperken we ons tussen het één op één vergelijk van kosten voor fysieke opslag ten opzichte van digitale opslag. Op dit moment is het bij archivering langer dan 15 tot 20 jaar pas goedkoper om digitaal op te slaan. Dit uitgerekend op basis van huidige gemiddelde tarieven. Gesteld mag echter worden dat fysieke opslag in de loop der jaren alleen maar duurder kan en zal worden terwijl de kosten voor digitale opslag nog steeds dalen. Mijn inschatting is dat uiteindelijk de grens zal komen te liggen op kostenefficiëntie ná 10 jaar archiveren.
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
@Leon Heel interessant. Heb je ook gedetailleerdere cijfers die dit onderbouwen?
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Leon, Ik ben ook heel erg geïntereseerd en ook nieuwsgierig naar een concrete ervaringscijfers !!! Yvonne
-
-
@Leon Ik sluit me aan bij Ingmar en Yvonne, erg nieuwsgierig naar kengetallen en ervaringscijfers!
-
-
@Ingmar & Yvonne. Die vraag had ik natuurlijk kunnen verwachten.
Ik kan en mag vanuit mijn huidige positie geen kengetallen gebruiken zoals ze mij bekend zijn van bedrijven waarvoor ik actief ben geweest. Een deugdelijke onderbouwing kan ik dus zo niet publiceren.
Ik ben gedurende mijn tijd bij Cintas (aanbieder van zowel opslag, digitalisering als data hosting) als commercieel directeur medeverantwoordelijk geweest voor het ontwikkelen van een "Data Hosting Model" Dit model hield in het digitaal beheren en toegankelijk maken van archiefcollecties voor de doelgroep van Cintas). Voor dat model hebben wij de twee soorten uitbestedingskosten uitgezet over een periode van circa 25 jaar.
Het eerste rekenmodel was de fysieke opslag en beheer van papieren archieven, het tweede model was daar tegenover de conversie van papier naar digitaal en het daarop volgende beheer.
In het vergelijkingsmodel hebben we rekening gehouden met:
1. De kosten van digitalisering
2. Opslagkosten per meter fysiek archief
3. Opslagkosten per terabyte digitaal archief
4. Het ontwikkelen en beheren van een internetsite voor toegankelijkheid
5. Kosten fysiek invoegen van aanwas
6. Kosten fysiek opzoeken en lichten van opgevraagde documenten
7. Jaarlijkse indexering van fysieke opslagkosten
Uiteindelijk bleek het aantal jaarlijkse opvragingen bepalend voor de omslag. Oftewel bij een volkomen statisch archief waar niet in gezocht wordt bleek het niet mogelijk om op financiële gronden een business case te maken. Het digitaal model was daarnaast nog in belangrijke mate qua kosten bij te sturen door gebruik te maken van nearline in plaats van online oplag.
Ik realiseer me dat ik hiermee niet afdoende antwoord heb gegeven op de vragen van zowel Ingmar als Yvonne. Wel ben ik graag bereid om mee te werken aan het laten doorrekenen van een businesscase op basis van een al of niet fictief archief. In dat geval zal op voorhand aan de betrokken partijen toestemming gevraagd worden voor toestemming voor het mogen publiceren van de uitkomsten .
Leon
-
-
@Ton, Ja mee eens. Laten we realistische aantallen vaststellen in relatie tot:
1. Aantal meters archief
2. Aantal dossiers
3. Aantal tabs gemiddeld per dossier
4. De metadatavelden gespecificeerd
5. Gemiddeld aantal bevragingen per jaar
6. Kosten voor zuurvrij ompakken
7. Benodigd aantal gigabyte/terabyte
8. Gemiddeld aantal aangesloten gebruikers voor een online systeem
Op basis van die gegevens kunnen we een aantal commerciële aanbieders vragen mee te werken aan het opzetten van een vergelijkingsmatrix.
Niet alle antwoorden zullen op voorhand duidelijk gemaakt kunnen worden. Migratiekosten en kosten voor “Technologywatch” liggen in de toekomst. Een gegeven echter is dat aangezien we langzaam maar zeker toe bewegen naar internationale standaarden die kosten binnen de perken zullen blijven. Als we zien dat ook de TIFF bestanden uit de eerste dagen van scanning (meer dan 20 jaar geleden) nog steeds probleemloos geopend en gereproduceerd kunnen worden, ben ik er van overtuigd dat we ook bij keuzes als PDF/A relatief weinig risico lopen.
Ook voor de beheersomgeving zien we nu interessante ontwikkelingen die auditing in de toekomst beter beheersbaar maken, denk aan de “Baseline”, NORA, de Basis etcetera.
Hoe zie jij het verschil precies tussen digital born content en gedigitaliseerde bestanden? In beide gevallen heb je toch te maken met de noodzaak tot toekomstvaste bestandsformaten en mogelijke migratie en beheers issues?
-
-
Hoi Ton,
Mooi dan zijn we het eens. ik heb met Cintas gesproken en hun gevraagd of zij medewerking willen verlenen aan het uitwerken van een business case en de benodigde toestemming om die gegevens te publiceren. Van die kant hebben we de volle medewerking.
Om jouw impliciete vraag te herhalen: Wie van onze illustere community willen hieraan mewerken? Ik zeg bij deze mijn medewerking toe!
-
Permalink Antwoord van Henk van der Meer op
-
De commissie Waardering en Selectie (Commissie Jeurgens) schreef hier ook over in het rapport Gewaardeerd Verleden (2007) en pleitte voor een onderzoek:
"De commissie is zich ervan bewust dat, hoeveel aandacht zij ook heeft
besteed aan de praktische uitvoerbaarheid van de voorstellen die zij in dit
rapport heeft uitgewerkt, de proef op de som pas genomen kan worden
door een en ander daadwerkelijk te gaan doen. De commissie pleit daarom
voor het uitvoeren van een aantal pilots en onderzoeken alvorens over
te gaan tot de introductie van een nieuw stelsel van waardering, selectie
en acquisitie.
1. Onderzoek naar de kosten van het beheer van digitaal archief
Een vrij algemeen heersende opvatting is dat selectie in een digitale
omgeving niet meer nodig is omdat grote hoeveelheden informatie
gemakkelijk en goedkoop opgeslagen kunnen worden. Uit voorlopig
onderzoek is gebleken dat de kosten voor het beheer van digitaal
archief op de lange termijn mogelijk niet goedkoper zullen zijn dan
het beheer van papieren archief (zie bijlage 3 voor de onderbouwing).
De commissie is van mening dat een gedegen onderzoek naar de
beheerkosten van digitale en papieren archieven wenselijk is.
Uitgangspunt bij een dergelijk onderzoek moet zijn dat alle relevante
kosten voor archiefbeheer in kaart worden gebracht en meewegen in
de conclusie(s) van het onderzoek."
Ik weet niet of het onderzoek er is gekomen.
-
-
@Henk
Ik kende het rapport en er staan natuurlijk heel veel aanknopingspunten in. Het meest bepalende - in mijn ogen ieder geval- staat daar echter niet in vermeld en is ook geen generiek gegeven. Dit betreft de uitvoerende functie van het archief bij raadplegingen. In het papieren archief zal voorafgaand aan de raadpleging iemand het bewuste document/dossier moeten lichten en ter beschikking stellen. Het ter beschikking stellen kan inhouden 1. inzage of 2. een hardcopy. na deze handeling zal het archiefstuk ook weer op de oorspronkelijke plaats opgeborgen dienen te worden. Zowel het lichten als het terugplaatsen valt voor mij onder de categorie archiveringskosten. Met name de frequentie daarvan maakt uit of digitaal archiveren uiteindelijk een goedkopere oplossing is of niet.
Ongeveer 2 1/2 jaar geleden is er voor het Groene Hart Ziekenhuis een dergelijke berekening uitgevoerd en het terugverdienmodel kwam toen uit op circa 15 jaar.
Overigens weet ik ook niet of het bewuste onderzoek dat door de commissie was aanbevolen is uitgevoerd. Ook weet ik niet wat uiteindelijk besloten zal worden ten aanzien van selectie. Als er uiteindelijk géén selectie behoeft te worden uitgevoerd voordat een archief gedigitaliseerd kan worden, scheelt dat honderden euro's per meter aan archief selectiediensten. Die kosten kunnen dan al vast in mindering worden gebracht van de kosten voor digitalisering ;) , de kosten van digitalisering zullen namelijk niet recht evenredig toenemen door het toenemen van het aantal scans.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
