BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
DECOS en het vraagstuk van digitale duurzaamheid
De NRC van zaterdag 29 november wijdde een artikel aan het bedrijf DECOS. Aan het woord was directeur Paul Veger (50 jaar). Het interview vond plaats in het zeer futuristische gebouw van DECOS. Terugkerend mantra van Veger in het artikel was het woord papierloos. Voor geen enkele opdrachtgever wordt een uitzondering gemaakt, zelfs de belastingdienst mag als opdrachtgever geen papier en pen meer meenemen. Ook aan 25% van alle gemeenten wordt het DMS uitgeleverd. Veger heeft al geen twee jaar meer een pen vastgehad en eist dat ook van zijn klanten. Het enige papier dat in het gehele gebouw is te vinden op de wc (haha).
De gemeenten, waarvoor ik werk, gebruiken DECOS niet. Maar kijk je naar andere leveranciers zoals Circle en BCT zie je dat die wel stappen zetten naar een duurzame digitale voorziening voor informatie oftewel een e-depot. Op de gemeente Dalfsen na ken ik eigenlijk geen een initiatief van de firma DECOS en mijn vermoeden is dat de initiator achter Dalfsen ook DECOS zelf niet is, maar het HCO.
Draagt dit krantenartikel bij aan het vertrouwen dat deze firma ook iets gaan ondernemen op het gebied van digitale dementie ?
Graag horen wij op BREED wat de ervaringen zijn.
Gerelateerde blogs
Link naar artikel NRC 29 november 2014
DECOS en PDF/A link
Problemen met sjablonen link
NEN 2082 en DOD certificering link
E-depot en de gemeente Dalfsen link
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
Het artikel stond denk ik ook in de PZc en BN De Stem, over het papierloze kantoor?
Decos biedt een deel van het antwoord op vragen rondom digitale duurzaamheid. Decos is immers ook 'maar' een stukje software waar informatie en documenten in worden opgenomen.
En zo is het ook met een leveranciersgebonden oplossing voor een eDepot, van BCT, Circle of wie dan ook.
Een systeem alleen gaat geen oplossing bieden voor digitale dementie.
-
-
In beginsel is Decos NEN2082 gecertificeerd en zou je het in moeten kunnen richten conform de norm. Dat geldt voor alle DMS-en.
Alleen is dit niet vanzelf zo geregeld. Als gebruiker moet je het (laten) inrichten zoals je het wilt hebben. Als je het zo duurzaam mogelijk wilt zou je dat kunnen doen aan de hand van de NEN2082.
En dan nog steeds is het een deeloplossing: niet alle archiefinformatie zit in het DMS.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
beste Jean-Luc en Jack,
Mijn vraag is tweeledig, hoe draagt de inrichting van her dms bij aan digitale duurzaamheid. Certificering op grond van de NEN 2082 zegt niet alles, hoe is de implementatie bijvoorbeeld m.b.t. Bestandsformaten en het TMLO ? Dat geldt inderdaad ook voor andere dms-systemen.
En dan de tweede vraag, als het credo papierloos is, wat is de volgende stap met betrekking tot duurzaamheid om digitale dementie te voorkomen ? Het had ook goed bij het interview gepast om dat te vertellen.
-
Permalink Antwoord van Frans Dondorp op
-
Beste Yvonne,
Ik las uit jouw bericht ook vooral de vraag of Decos een e-depot aan het ontwikkelen is. Voor de duidelijkheid: dat zijn wij vooralsnog niet. De markt van e-depots is klein en nog (steeds) volop in beweging. Wij verwachten dat er vanuit rijksniveau wordt aangestuurd op een beperkt aantal e-depots, waar de lokale overheden op aan zullen sluiten. Omdat die markt klein is en omdat er zeer nadrukkelijk wordt gekeken naar het Nationaal Archief (zie ook jouw link over Dalfsen) is het maar zeer de vraag in hoeverre het zinvol is voor lokale leveranciers van RMA-systemen om zich te begeven in de markt van e-depots. Persoonlijk verwacht ik dat lokale commerciële partijen geen rol hebben of krijgen in de ontwikkeling van deze e-depots - dat zie je ook terug in de zeer geringe mate waarin lokale leveranciers betrokken worden in deze ontwikkelingen. Naar mijn idee hanteren wij daarmee geen andere uitgangspunten dan onze concurrerende vrienden.
Dat neemt niet weg dat wij digitale archivering (en het voorkomen van digitale dementie) zeer serieus nemen. Zoals Jack al aangeeft is ons product NEN 2082 gecertificeerd - dat waren wij als eerste en dat zijn wij herhaaldelijk: vorige week hebben we voor de vierde keer de audit uigevoerd. Ter ondersteuning van Milieudienst IJmond werken wij mee aan een pilotproject rond het e-depot van het NHA (waarvoor wij ook (met hen) een mapping op het TMLO verzorgen) en wij volgen de landelijke ontwikkelingen rond digitale archivering op de voet. Ik persoonlijk heb het genoegen gehad om mee te mogen werken aan de handreiking Vervanging binnen Archief2020. Ons product heeft al jaren voorzieningen voor digitale verwijdering en (dus ook) overbrenging - ondanks het gebrek aan landelijke standaardisatie daarvoor. Op onze roadmap voor 2015 voorzien wij aansluiting op e-depots; naar verwachting in eerste instantie binnen de pilot van het NHA. Wij zijn actief betrokken bij onze klanten bij digitaliseringsprojecten (uiteraard), maar ook bij projecten rond digitale archivering.
Ons credo is inderdaad dat papierloos werken de toekomst heeft. Wij werken zelf volledig papierloos waarmee wij met volle overtuiging aantonen dat dat weldegelijk kan. En dat dat prettiger werkt, want inderdaad zouden wij - zoals het NRC-artikel aangeeft - absoluut niet terug willen.
Natuurlijk zijn wij wel een private onderneming en geen (lokale) overheid en zijn onze bewaartermijnen minder lang. Zolang ik bezig ben met digitale archivering (zo'n 20 jaar) vind ik echter al dat we ons niet moeten blindstaren op de uitzondering. De zeer lange bewaring levert nog steeds gevaren op voor digitale duurzaamheid - dat zal ik nooit ontkennen en we zullen daar uiteraard volle aandacht voor moeten houden. Ook bij Decos. Dit probleem moet echter geen belemmering vormen om zelf te kiezen voor nieuwe werkvormen en papieronafhankelijke informatievoorziening. Zelfs als er uitzonderingen gemaakt moeten worden voor lange archivering of voor onbeweeglijke ketenpartners (die hebben wij ook) doet dat niet af aan de regel dat papierloos nu al mogelijk is. Naar mijn gevoel is de volgende stap focus te leggen op de mogelijkheden.
grt,
Frans
-
-
Beste Frans,
Bedankt voor de moeite die je hebt getroost om dit antwoord te formuleren. Met jou aan boord gaat het zeker goed komen. Ook goed om in relatie tot het DMS aandacht te besteden aan het applicatielandschap en de keteninformatie.
Ik miste in het interview de nuance, mooie aanvulling. Sommige passages hebben me verbaasd.
Hartelijke groet
Yvonne
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
