Studiezalen van archiefdiensten sluiten en masse de deuren voor publiek. Alleen de digitale dienstverlening (mail, chat, scanning on demand) is niet beperkt. De beperking geldt vooralsnog tot 6 april 2020.

Hoe anders is de situatie nu voor DIV-medewerkers? De post die binnenkomt moet nog steeds worden gescand en ingeschreven. Hoe gaan jullie om met deze situatie. Vertel het op BREED en wellicht kunnen we van elkaar tips en tricks leren.

Weergaven: 947

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Bij mijn opdrachtgever hebben we een rooster gemaakt, zodat vooraf duidelijk is wie er aanwezig moet zijn. De anderen werken thuis. We proberen ook alleen het scannen op kantoor te doen. Registratie kan namelijk ook thuis. Mocht de poststroom enorm afnemen (dat weten we nu natuurlijk nog niet), dan kan er ook om de dag worden gescand. Mochten er spoedopvragingen uit het fysieke archief zijn, dan pakken we dat ad hoc op. De meeste stukken zijn inmiddels immers digitaal, dus we zetten geen medewerker op kantoor die alleen wacht op een opvrager uit het fysieke archief.

En verder is het een nieuwe situatie. Het wordt dus schakelen op het moment dat dat nodig is! Het vraagt wat creativiteit, maar daar komen we vast wel uit.

Zeker komen we daaruit, het zou me niet verbazen wanneer deze situatie permanent tot een andere werksituaties gaat leiden. Alle KPI verslagen en tussenrapportages moeten voor 15 juli bij de IBT's binnen zijn, het is niet reëel nu gemeenteraden niet meer bijeen komen dat die deadline wordt gehaald.   Ik heb daar ook aandacht voor gevraagd.

Dat zijn de andere zaken waar we rekening mee moeten houden. Dat geldt ook voor allerlei andere besluiten die normaal gesproken door de Raad of het College worden genomen (of een bestuur natuurlijk). Een deel zal gewoon doorgang kunnen vinden, maar een deel misschien niet.

Het wordt sowieso een interessante periode, waarin we met creativiteit de meerwaarde van ons vakgebied kunnen aantonen. Goed digitaal documenteren en archiveren is echt nodig als je een organisatie van afstand wil laten werken. Nu weten wij dat natuurlijk allang, maar ik denk dat anderen daar nu ook achter gaan komen.

En we hebben nu zeker te maken met een serieuze hotspot. Dus ook daar kunnen we als vakgebied al op gaan sturen.

Yvonne Welings zei:

Zeker komen we daaruit, het zou me niet verbazen wanneer deze situatie permanent tot een andere werksituaties gaat leiden. Alle KPI verslagen en tussenrapportages moeten voor 15 juli bij de IBT's binnen zijn, het is niet reëel nu gemeenteraden niet meer bijeen komen dat die deadline wordt gehaald.   Ik heb daar ook aandacht voor gevraagd.

Als dit geen hotspot is, dan weten we het niet meer. De geschiedenis wordt nu geschreven !

Het is een hele verandering van de ene op de andere dag inderdaad. We hebben als gemeente fysieke verantwoording. Maar er wordt nu meer dan ooit digitaal thuisgewerkt. Dat brengt weer andere uitdagingen met zich mee. Zoals het maken van afspraken over deze periode over hoe toch fysieke verantwoording gedaan kan worden? Of moeten we het meer op digital born gooien? Wie heeft hier ideeën over? Vooral met het oog op het voorkomen van een 'informatie-gat' in deze periode?

Hoe wordt bv bij andere organisaties omgegaan met het gretig grijpen naar samenwerkingsvormen via Teams?

Ik verneem het graag! 

Pas nu merk je dat je nog steeds niet optimaal digitaal werkt. Wat node wordt gemist zijn je collegiale contacten, ook om even te sparren over een onderwerp.

Hele terechte vragen en heel herkenbaar, want wij zitten in hetzelfde schuitje. Ook wij archiveren nog analoog en lopen nu allemaal tegen problemen aan. Alles moet nu ineens in sneltreinvaart: analoge stukken moeten digitaal gemaakt worden om de thuiswerkers te faciliteren, er moet wellicht een vervangingsbesluit worden gemaakt, digitaal ondertekenen wordt ineens aangeschaft, etc. Maar hoe doe je dit als je nog geen werkend zaaksysteem hebt, nog niet zaakgericht werkt en je dus niet duurzaam digitaal kunt archiveren? En als je fysieke documenten nog leidend zijn in de organisatie? Ik raak soms het spoor bijster en weet niet meer goed wat ik moet/ kan adviseren. Enige goede is om te wachten totdat we wel zaakgericht kunnen werken en een zaaksysteem en dms hebben, maar daar neemt de organisatie geen genoegen mee. Wie kan helpen? 

Nadia Favié-Slaar zei:

Het is een hele verandering van de ene op de andere dag inderdaad. We hebben als gemeente fysieke verantwoording. Maar er wordt nu meer dan ooit digitaal thuisgewerkt. Dat brengt weer andere uitdagingen met zich mee. Zoals het maken van afspraken over deze periode over hoe toch fysieke verantwoording gedaan kan worden? Of moeten we het meer op digital born gooien? Wie heeft hier ideeën over? Vooral met het oog op het voorkomen van een 'informatie-gat' in deze periode?

Hoe wordt bv bij andere organisaties omgegaan met het gretig grijpen naar samenwerkingsvormen via Teams?

Ik verneem het graag! 

Misschien moet je jezelf troosten met het feit dat een vervangingsbesluit niet nodig is voor documenten die digitaal zijn ontstaan. Uit ons onderzoek naar videotulen kwam naar voren dat het maken van afspraken met leveranciers soms meer directe winst kan opleveren dan zelf alle problemen zien op te lossen, die niet op te lossen zijn.

Stel een prioriteiten lijst op, metadata en bestandsformaten zou ik zeker meenemen.

Feit is wel dat deze corona-crises de verdergaande digitalisering voort stuwt. Alle ambtenaren zijn digitaal gaan werken, maar niet digitaal gaan archiveren.

Nog een tip; kies de top down benadering vanuit de gemeentesecretaris en regel de smart documents via het Zaaksysteem, anders krijg je vervuiling van je netwerkschijven.

Je hebt geen zaaksysteem nodig om digitaal te werken of digitaal (duurzaam) te archiveren. Je kan een netwerkschijf of sharepoint gebruiken. Maak een basisinrichting en sluit zo goed mogelijk aan bij de behoeften van de gebruikers. Bestandsformaten en metadata zouden wat mij betreft onderaan de prioriteitenlijst komen. Hoe je je collega's zo goed mogelijk helpt hun werk te doen bovenaan. Teken eens een proces uit en ga daarbij uit van applicaties die je al in huis hebt. Grote kans dat je prima een heel proces digitaal kan doorlopen. Dus lage kosten en snel resultaat. 

Gerard Gaasendam zei:

Hele terechte vragen en heel herkenbaar, want wij zitten in hetzelfde schuitje. Ook wij archiveren nog analoog en lopen nu allemaal tegen problemen aan. Alles moet nu ineens in sneltreinvaart: analoge stukken moeten digitaal gemaakt worden om de thuiswerkers te faciliteren, er moet wellicht een vervangingsbesluit worden gemaakt, digitaal ondertekenen wordt ineens aangeschaft, etc. Maar hoe doe je dit als je nog geen werkend zaaksysteem hebt, nog niet zaakgericht werkt en je dus niet duurzaam digitaal kunt archiveren? En als je fysieke documenten nog leidend zijn in de organisatie? Ik raak soms het spoor bijster en weet niet meer goed wat ik moet/ kan adviseren. Enige goede is om te wachten totdat we wel zaakgericht kunnen werken en een zaaksysteem en dms hebben, maar daar neemt de organisatie geen genoegen mee. Wie kan helpen? 

Nadia Favié-Slaar zei:

Het is een hele verandering van de ene op de andere dag inderdaad. We hebben als gemeente fysieke verantwoording. Maar er wordt nu meer dan ooit digitaal thuisgewerkt. Dat brengt weer andere uitdagingen met zich mee. Zoals het maken van afspraken over deze periode over hoe toch fysieke verantwoording gedaan kan worden? Of moeten we het meer op digital born gooien? Wie heeft hier ideeën over? Vooral met het oog op het voorkomen van een 'informatie-gat' in deze periode?

Hoe wordt bv bij andere organisaties omgegaan met het gretig grijpen naar samenwerkingsvormen via Teams?

Ik verneem het graag! 

Totaal oneens om metadata onderaan te zetten. Begin van deze eeuwwisseling startte bij de gemeente Den Bosch het bekende digiplus project. Nog steeds prima scans op netwerkschijven, helaas niet meer benaderbaar. Ik kan me de enthousiaste verhalen van toen nog herinneren.

Binnen alle redelijkheid natuurlijk. Gewoon een bestand of een map een goede naam gegeven.

Wat ik bedoel is dat je niet een metadata schema moet gaan vaststellen op basis van TMLO en dan 158 elementen per bestand moet gaan vastleggen. Dan wordt het een 10 jaren plan. Gerard zoekt een manier om op korte termijn resultaten te boeken. 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden