Studiezalen van archiefdiensten sluiten en masse de deuren voor publiek. Alleen de digitale dienstverlening (mail, chat, scanning on demand) is niet beperkt. De beperking geldt vooralsnog tot 6 april 2020.

Hoe anders is de situatie nu voor DIV-medewerkers? De post die binnenkomt moet nog steeds worden gescand en ingeschreven. Hoe gaan jullie om met deze situatie. Vertel het op BREED en wellicht kunnen we van elkaar tips en tricks leren.

Weergaven: 293

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Bij mijn opdrachtgever hebben we een rooster gemaakt, zodat vooraf duidelijk is wie er aanwezig moet zijn. De anderen werken thuis. We proberen ook alleen het scannen op kantoor te doen. Registratie kan namelijk ook thuis. Mocht de poststroom enorm afnemen (dat weten we nu natuurlijk nog niet), dan kan er ook om de dag worden gescand. Mochten er spoedopvragingen uit het fysieke archief zijn, dan pakken we dat ad hoc op. De meeste stukken zijn inmiddels immers digitaal, dus we zetten geen medewerker op kantoor die alleen wacht op een opvrager uit het fysieke archief.

En verder is het een nieuwe situatie. Het wordt dus schakelen op het moment dat dat nodig is! Het vraagt wat creativiteit, maar daar komen we vast wel uit.

Zeker komen we daaruit, het zou me niet verbazen wanneer deze situatie permanent tot een andere werksituaties gaat leiden. Alle KPI verslagen en tussenrapportages moeten voor 15 juli bij de IBT's binnen zijn, het is niet reëel nu gemeenteraden niet meer bijeen komen dat die deadline wordt gehaald.   Ik heb daar ook aandacht voor gevraagd.

Dat zijn de andere zaken waar we rekening mee moeten houden. Dat geldt ook voor allerlei andere besluiten die normaal gesproken door de Raad of het College worden genomen (of een bestuur natuurlijk). Een deel zal gewoon doorgang kunnen vinden, maar een deel misschien niet.

Het wordt sowieso een interessante periode, waarin we met creativiteit de meerwaarde van ons vakgebied kunnen aantonen. Goed digitaal documenteren en archiveren is echt nodig als je een organisatie van afstand wil laten werken. Nu weten wij dat natuurlijk allang, maar ik denk dat anderen daar nu ook achter gaan komen.

En we hebben nu zeker te maken met een serieuze hotspot. Dus ook daar kunnen we als vakgebied al op gaan sturen.

Yvonne Welings zei:

Zeker komen we daaruit, het zou me niet verbazen wanneer deze situatie permanent tot een andere werksituaties gaat leiden. Alle KPI verslagen en tussenrapportages moeten voor 15 juli bij de IBT's binnen zijn, het is niet reëel nu gemeenteraden niet meer bijeen komen dat die deadline wordt gehaald.   Ik heb daar ook aandacht voor gevraagd.

Als dit geen hotspot is, dan weten we het niet meer. De geschiedenis wordt nu geschreven !

Het is een hele verandering van de ene op de andere dag inderdaad. We hebben als gemeente fysieke verantwoording. Maar er wordt nu meer dan ooit digitaal thuisgewerkt. Dat brengt weer andere uitdagingen met zich mee. Zoals het maken van afspraken over deze periode over hoe toch fysieke verantwoording gedaan kan worden? Of moeten we het meer op digital born gooien? Wie heeft hier ideeën over? Vooral met het oog op het voorkomen van een 'informatie-gat' in deze periode?

Hoe wordt bv bij andere organisaties omgegaan met het gretig grijpen naar samenwerkingsvormen via Teams?

Ik verneem het graag! 

Pas nu merk je dat je nog steeds niet optimaal digitaal werkt. Wat node wordt gemist zijn je collegiale contacten, ook om even te sparren over een onderwerp.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden