Er zijn verschillende artikelen in omloop over veiligheid en privacy over OneDrive 365. Maar is er een gemeente die een goed beleid heeft vastgesteld over het daadwerkelijk gebruik van OneDrive 365? Hoe nemen jullie de organisatie mee in het gebruik van OneDrive 365? Zijn er raakvlakken te ontdekken met het gebruik van je persoonlijke mailbox in dit beleid? Hoelang wordt de persoonlijke OneDrive nog bewaard binnen jullie organisatie nadat de gebruiker niet meer bij jou werkzaam is? Benieuwd naar jullie reacties! Laat me ook vooral weten als je hierover wilt sparren!

Weergaven: 222

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Je zou er voor kunnen kiezen om one drive vooralsnog niet open te stellen voordat je de inrichting hebt ingeregeld. 

Wij hebben een concept-retentiebeleid met de volgende tekst over OneDrive:

We geven gebruikers de mogelijkheid om op OneDrive handmatig labels toe te kennen aan documenten met een standaard van 1, 2, of 5 jaar. Hiernaast is standaard is dat de hele OneDrive van een gebruiker gewist wordt 3 maanden na uitdiensttreding.

Ook persoonlijke mailboxen worden 3 maanden na uitdiensttreding gewist.

Van belang zijnde mails of OneDrive-documenten moeten toegevoegd worden aan de dossiers. (Altijd een lastige om te handhaven/te controleren).

Klopt! Maar One Drive is reeds opengesteld...

Yvonne Welings zei:

Je zou er voor kunnen kiezen om one drive vooralsnog niet open te stellen voordat je de inrichting hebt ingeregeld. 

Dank voor je antwoord! Hoe weet de gebruiker wanneer een document 1 of 5 jaar bewaard moet blijven? Wordt de gebruiker ondersteund in deze keuze? En vanwaar de keuze om labels handmatig toe te passen?

Maria Willems zei:

Wij hebben een concept-retentiebeleid met de volgende tekst over OneDrive:

We geven gebruikers de mogelijkheid om op OneDrive handmatig labels toe te kennen aan documenten met een standaard van 1, 2, of 5 jaar. Hiernaast is standaard is dat de hele OneDrive van een gebruiker gewist wordt 3 maanden na uitdiensttreding.

Ook persoonlijke mailboxen worden 3 maanden na uitdiensttreding gewist.

Van belang zijnde mails of OneDrive-documenten moeten toegevoegd worden aan de dossiers. (Altijd een lastige om te handhaven/te controleren).

Meestal weten gebruikers zelf best wat de waarde is van de stukken. Regel is dat zakelijke stukken voor gezamenlijk gebruik niet op de OneDrive blijven. 'Dus' wat achterblijft is dan zakelijk voor persoonlijk gebruik en niet-archiefwaardig. Daar mag iedereen zelf bepalen hoe lang het bewaard moet worden.

Ik hoorde vandaag van een andere gemeente die standaard een bewaartermijn instelt van 5 jaar na laatste raadpleging. Eén jaar van tevoren worden dan melding rood opgelicht en kan er nog gekozen worden voor alsnog openen en daarmee de bewaartermijn met 5 jaar opschuiven. Dat vind ik eigenlijk ook wel een mooie methode. Je wilt in ieder geval middelen hebben om van oude rotzooi af te komen.

Dag, nu volop mee bezig als onderdeel van een MS Teams/Sharepoint implementatie. Het probleem blijft dat wij bijzonder weinig grip hebben op de updates van microsoft en de gevolgen voor (in Purview) vastgelegde beheerafspraken. Hierdoor ligt een behoorlijke uitbreiding van beheerorganisatie op de loer, terwijl deze functies de afgelopen periode sterk gereduceerd zijn.

Litigation Hold en sleutelfunctionarissen liggen nu op de werkbank, waarbij wij aansluiten bij het VNG initiatief tot samenwerking.

Tip: beredeneer en motiveer je initiatieven met als speerpunt Outlook, dit is herkenbaar voor de (n)onkundige op het gebied van informatiebeheer. Vervolgens gaat One Drive en de sharepoint-library gewoon mee op sleeptouw. 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2022   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden