De provincie Noord-Brabant heeft begin oktober 2012 verschillende gemeenten de vraag gesteld hoe agenda's van bestuurders en ambtenaren worden gearchiveerd. Aanleiding voor het onderzoek was een incident bij een Brabantse gemeente. De provincie beschouwt de agenda's als archiefbescheiden in de zin van art. 1 Archiefwet 1995. De belastingdienst verlangt dat agenda's van bestuurders 7 jaar worden bewaard. link

Op het forum Nieuwe DIV wordt over dit onderwerp een discussie gevoerd (link). 

 

Ook aan de gemeente Tilburg is informatie gevraagd. De gemeente Tilburg heeft de provincie als volgt geïnformeerd:

 

  • De gemeente Tilburg heeft de agenda-applicatie Microsoft Office outlook. Ambtenaren en bestuurders worden geacht hierin hun zakelijke afspraken bij te houden.

 

  • De medewerkers van systeembeheer zorgen ieder kwartaal dat de outlook agenda's van de Collegeleden worden bevroren. Aan het begin van ieder jaar wordt hiervan een DVD gemaakt. Deze DVD wordt persoonlijk aangeboden bij het team Documentaire Informatie Voorziening ter archivering. De DVD wordt opgenomen in het vernietigingsarchief met een vernietigingstermijn van 7 jaar. Bij uitdiensttreding of ontslag van een Collegelid wordt op het DFF  (Digitaal Formulier Faciliteiten) aangegeven dat de outlookagenda 7 jaar moet worden bewaard. Op het DFF van het nieuwe collegelid wordt aangegeven dat zijn / haar agenda ieder kwartaal moet worden bevroren. Voor de overige medewerkers gebeurt dit niet.

 

  • In 2008 zijn er twee collegeleden vertrokken. Van hun agenda's is een back up gemaakt. De  onder de tweede bullet beschreven procedure is voor alle Collegeleden sinds 2009 van kracht.

 

  • De DVD's worden fysiek opgenomen in het vernietigingsarchief. Daadwerkelijke vernietiging vindt plaats na het opmaken van een verklaring van vernietiging.
  • Agenda's kunnen worden beschouwd als:

    10. Hulpadministraties Bij de uitvoering van werkzaamheden gebruikte administratie-ondersteunende bescheiden, zgn. hulpadministraties, waaronder:

    b. staten, dienstroosters, opdrachtformulieren, (dag)overzichten, bonnen en opgaven voor tijdverantwoording, gebruik van middelen, verleende diensten et cetera

    7 jaar, tenzij met de Belastingdienst een andere termijn overeen is gekomen

 

Dat het bewaren soms geen overbodige luxe is bewijst recent de kwestie rondom het aftreden van staatssecretaris Verdaas (link). Heeft de provincie Gelderland de agenda's gearchiveerd ?

 

Weergaven: 1147

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Antwoord is eenvoudig: het in Tilburg in gebruik zijnde DMS, Filenet P8, was nog niet ingericht om andere informatieobjecten dan inkomende en uitgaande documenten op te slaan.

Jean-Luc Rouvroye zei:

Waarom niet opslaan in het DMS?

Hallo Jean-Luc,

Heb jij een oplossing voor het opslaan van deze pst-bestanden in het DMS (bijvoorbeeld Corsa)?

Jean-Luc Rouvroye zei:

Waarom niet opslaan in het DMS?

Waar ik wel benieuwd naar ben is hoe die Outlook agenda's bevroren worden. Kun je daar iets over vertellen (of één van je ICT'ers dat laten doen ;-) )?

Voor Corsa maakt het bestandsformaat niet uit voor het kunnen opslaan. Je moet alleen zorgen dat je een applicatie hebt waarmee je dat bestandsformaat goed kunt openen en duidelijke metadata toevoegen om de bestanden terug te kunnen vinden.

Ik ben wel benieuwd of er een handige manier is om de bevroren agenda's rechtstreeks in Corsa te krijgen (ipv bestandje maken, op Verkenner zetten en dan in Corsa opnemen).

Bente Steffensen zei:

Hallo Jean-Luc,

Heb jij een oplossing voor het opslaan van deze pst-bestanden in het DMS (bijvoorbeeld Corsa)?

Jean-Luc Rouvroye zei:

Waarom niet opslaan in het DMS?

Bij de afweging om bestanden in een DMS te plaatsen lijkt het me van belang de relevantie te wegen.

Agenda's vormen in feite een hulpadministratie net zoals declaraties, loonstroken, roosters. Als je al die bestanden in een DMS wil plaatsen, heeft dat nogal wat consequenties. Ga je dan ook koppelingen maken tussen bijvoorbeeld eenn systeem van RAET en Corsa ? Wat te denken van alle SAP toepassingen ? Dat heeft nogal wat consequenties voor je ICT architectuurplaat.


 Yvonne, kan jij aangeven hoe jullie dit technisch regelen?

Zie ook deze discussie op linkedin

Inmiddels zijn we en paar jaar verder en zijn net de gemeenteraadsverkiezingen in de meeste gemeenten achter de rug. Mooi moment om dit vraagstuk weer ter hand te nemen. Ik ben momenteel voor een gemeente hiermee bezig en ben erg benieuwd welke praktische oplossingen intussen zijn toegepast en hoe dit beleidsmatig verder is vormgegeven.

Ik zie uit naar jullie reactie.

Bij Equalit gemeenten worden de agenda's gearchiveerd met de applicatie EMC SourceOne.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden