Archiveren van bestuurlijke stukken: koppeling tussen iBabs en archiefwaardige toepassing

De gemeente Westland gebruikt iBabs als Bestuurlijk Informatiesysteem voor o.a. vergaderingen van de raad, commissies en college B&W en wil dit koppelen met het DMS Corsa.

Wij willen graag weten op welke wijze andere gemeenten de archivering van deze vergaderingen/bestuurlijke stukken georganiseerd heeft.

Het gaat daarbij vooral om vragen over een koppeling tussen iBabs en een archiefwaardige toepassing. 

Kunnen jullie ons helpen aan een antwoord op de volgende vragen?

  1. Hebben jullie een koppeling tussen iBabs en een archiefwaardige toepassing (zoals een DMS/RMA of zaaksysteem) en zo ja welke?
  2. Indien ja, waarom is hiervoor gekozen? Welke redenen? Zo nee, waarom niet?
  3. Indien op de bovenste vragen ja is geantwoord: Hebben jullie ook een koppeling tussen de i-Navigator, iBabs en het DMS/RMA? Zo ja, op welke wijze is dit gerealiseerd? Hoe landen de documenten in het DMS/RMA of zaaksysteem?
  4. Wordt er vanuit iBabs naar jullie website gepubliceerd of vanuit het DMS/RMA of Zaaksysteem. En op welke wijze wordt dit gedaan?
  5. Maken jullie gebruik van videotulen? Zo ja, hoe archiveren jullie dit? Zo nee, waarom niet?

Alvast bedankt.

Weergaven: 260

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

iBabs heeft geen archiveringsfunctie. De documenten moeten dus elders bijvoorbeeld in een Zaaksysteem worden beheerd. Videotulen kunnen daar niet worden opgenomen. Sinds 2020 is er een archiveringsplicht voor videotulen.

Misschien dat Tim Makkers (je collega) je hierbij kan helpen. Jullie gemeente maakt nu gebruik van het pre-depot van DiVault wat misschien ook ingezet kan worden voor iBabs?

Na lang zoeken denken we nu de oplossing te hebben gevonden. Via een webservice kan de leverancier van ons pre-depot (DiVault) de getekende stukken uit iBabs halen, en via een download halen ze ook de videotulen op bij, in ons geval,  Company Webcast. We zijn in een testfase met Divault om dit alles aan elkaar te linken. 

1. Neen

2. Omdat de functie van iBabs als ondersteunend aan het proces is beoordeeld en niet als bronsysteem

3. Neen. Documenten uit iBabs worden handmatig overgedragen via DIV

4. Neen. Publicatie vindt plaats vanuit bronsystemen, waarvan de metadata gebruikt kan worden voor publicatie. Gezien het ontbreken van (alle) metadata voor publicatie vanuit iBabs is dit niet gerealiseerd.

5. Ja, voor de raadsvergaderingen. Archivering vindt plaats bij de leverancier, overdracht naar de archiefbewaarplaats is onderwerp van gesprek. 

Hallo Sylvie,

1. Wij hebben tussen iBabs en het zaaksysteem JOIN een koppeling liggen. De insteek was om de stukken compleet in 1 systeem te hebben (het zaaksysteem). Doch zijn de stukken nju wel dubbel opgeslagen (in het zaaksysteem en iBabs). Dat is dan weer eigenlijk niet de bedoeling.

2. De insteek was om het bestuurlijk traject ook in JOIN te laten plaatsvinden, maar destijds is (redenen mij onbekend) vrij plots gekozen voor iBabs. Vast mede om de functionaliteit tbv raadsleden ed.

3. Wij hebben géén koppeling liggen tussen iNavigator en enig ander systeem. iNavigator is wel de basis voor de processen.

4. Men kan inloggen in iBabs vanaf de website en kan dan het 'burger'deel raadplegen.

5. Wij maken videoopnames. Deze worden in het zaaksysteem opgeslagen.

Hopelijk heb je hier iets aan.

Groet,
Nico Barski

Beste Sylvie,

Wij hebben inmiddels meerdere iBabs archiveringstrajecten succesvol afgerond en ook nog onder handen.

Aangezien jullie zowel ons pre-depot als e-depot gebruiken kunnen wij dat ook voor jullie oppakken. Ook archiveren en ontsluiten we videotulen/raadsvergaderingen van meerdere leveranciers. Neem even contact met mij of mijn collega Charlotte van Hertum (charlotte@divault.nl) op dan informeren wij jou graag over onze aanpak en ervaringen.

Vriendelijke groet

Hans Mannaert

Antwoorden op discussie

RSS

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden