BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Afkeuring archiefbewaarplaats, einde archiefdienst ?
In Noord-Brabant is sprake van een uniek dekkend net van archiefdiensten met dito bewaarplaatsen. Aan die bewaarplaatsen mankeert natuurlijk weleens wat, met als gevolg dat er afgelopen tien jaar er enkele zijn afgekeurd door de provinciale archiefinspectie. Sommige van die archiefdiensten bestaan nu niet meer.
Aan het begin van dit millennium bestond er in Oosterhout een archiefdienst. Deze beschikte echter niet over een archiefbewaarplaats, die voldeed aan alle wettelijke eisen. Uiteindelijk werd in 2004 de archiefdienst opgeheven en de archieven in Tilburg ondergebracht. De investering om een nieuwe archiefbewaarplaats te bouwen werd door de centrumgemeente te zwaar bevonden. De gemeente Rucphen zou in het nieuwe gemeentehuis ook een archiefbewaarplaats laten inrichten. Uiteindelijk ging dat niet door, het gemeentearchief Rucphen heeft na te hebben samengewoond in Roosendaal zijn nieuwe huisvesting gevonden in Oudenbosch vanaf januari 2012. Ook de gemeente Waalwijk had plannen om een nieuwe archiefbewaarplaats te gaan beheren. Een nieuw college stak daar een stokje voor en sinds twee weken is bekend dat in Heusden vanaf 2013 een nieuwe toekomst wordt opgebouwd. Deze week werd in het Brabants Dagblad bekend gemaakt dat de archiefbewaarplaats van de gemeente ’s-Hertogenbosch is afgekeurd door de archiefinspectie.
Uit het bovenstaande wil ik geen wetmatigheid ontlenen dat wanneer een archiefbewaarplaats wordt afgekeurd per definitie het voortbestaan van de archiefdienst in gevaar komt. In Gemert-Bakel werd enkele jaren geleden een spiksplinternieuwe archiefbewaarplaats in gebruik genomen, evenals in Bergen op Zoom en Tilburg. Toch lijkt in tijden van recessie de bereidheid van een gemeente om een dergelijke investering te willen doen, steeds minder. In Noord-Brabant zijn er overigens geen extra financiële mogelijkheden bijvoorbeeld vanuit de provincie om een archiefbewaarplaats te bouwen.
Wat ik graag via BREED wil weten hoe gemeenten, die geen archiefbewaarplaats hebben aangewezen (AW 21, AW 31, 36) de verplichting van een archiefbewaarplaats hebben geregeld. Dat moeten er in Nederland 100 zijn, best veel, 25 % van alle gemeenten in Nederland.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
Voor de duidelijkheid: volgens mij zijn er nauwelijks gemeenten en waterschappen die geen archiefbewaarplaats hebben aangewezen, aangezien dat geen 'keuze' maar een plicht is. Er zijn wel een flink aantal gemeenten en waterschappen die geen archivaris hebben benoemd (AW 32.1 / 37.1). Dat kan aangezien het - helaas - voor gemeenten en waterschappen (en straks provincies) niet verplicht is om een archivaris te benoemen.
Wat de archiefbewaarplaatsen betreft van gemeenten en waterschappen zonder archivaris: die (moeten) gewoon voldoen aan de eisen uit de Archiefwet- en regelgeving. Bij sommige gemeenten is dat het geval, bij andere niet. Dat wijkt niet af van de gemeenten of waterschappen die wel een archivaris hebben benoemd.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Ingmar, ik wil ook graag weten hoe gemeenten(AW 21, AW 31, 36) de verplichting van een archiefbewaarplaats hebben geregeld.
-
Permalink Antwoord van Julia Romijn-Wixley op
-
Beetje late reactie op deze discussie, maar: Een archivaris aanwijzen is niet verplicht, maar het overbrengen van te bewaren archieven naar bewaarplaats wel, toch? Maar is het hebben of gebruik maken van een archiefbewaarplaats niet automatisch gekoppeld aan het hebben of 'het gebruik maken' van een archivarisfunctie (eventueel via een of andere regeling)?
-
-
Julia, je redenatie klopt helemaal !
-
Permalink Antwoord van Annemieke de Boer op
-
Een archiefbewaarplaats aanwijzen betekent niet per definitie dat je die in eigen beheer moet hebben.
Kan een overheidsorgaan een eigen archivaris hebben die toezicht houdt op de niet-overgebrachte bescheiden terwijl de overgebrachte bescheiden worden beheerd door de archivaris die verbonden is aan de archiefbewaarplaats? (Hoewel de Archiefwet voor beide taken bijvoorbeeld 'de gemeentearchivaris' aanwijst)
Verder sluit ik me aan bij Julia. :)
-
-
Even van voor af aan.
- Op grond van artikel 31 van de Archiefwet moeten B&W een archiefbewaarplaats aanwijzen.
- Op grond van artikel 32.1 wordt de archiefbewaarplaats beheerd door de gemeentearchivaris, indien die benoemd is. Als er geen gemeentearchivaris benoemd is, is de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor het beheer.
- Op grond van artikel 32.2 is de andere taak van de gemeentearchivaris het toezicht op de naleving van de Archiefwet en -regelgeving.
Kortom:
* geen archiefbewaarplaats kan niet;
* geen gemeentearchivaris kan wel, dan beheert de gemeentesecretaris de bewaarplaats en is er op grond van de Archiefwet niemand aangewezen voor het toezicht;
* als er een gemeentearchivaris is benoemd, dan beheert die de archiefbewaarplaats en moet hij toezien op de naleving van de Archiefwet ca.
* meerdere gemeentearchivarissen aanwijzen kan niet. Wat wel kan is dat de gemeentearchivaris een deel van zijn taken mandateert aan iemand anders. Dit is uiteraard bij voorkeur een gekwalificeerde medewerker. Maar dan blijft de archivaris verantwoordelijk.
-
-
Thanks voor de verduidelijking!
Mijn idee dat het aanwijzen van een archiefbewaarplaats automatisch gekoppeld is aan het hebben of 'het gebruik maken' van een archivarisfunctie moet dus iets genuanceerd worden. Als er geen archivaris is benoemd, ligt die rol/verantwoordelijkheid bij de gemeentesecretaris.
-
Permalink Antwoord van Joost Hekman op
-
Als antwoord op de initiële vraag kan ik in ieder geval het volgende melden;
Verschillende gemeenten hebben er voor gekozen om (delen van) hun archieven bij een externe partij onder te brengen. In ons geval is de archiefbewaarplaats bezocht door de bouwcommissie van de LOPAI alvorens er historische documenten zijn overgebracht.
Vanwege ons beleid kan ik geen namen van gemeenten noemen, maar indien gewenst kan ik wel vragen of u contact met ze op kunt nemen over dit onderwerp.
Met vriendelijke groet,
Joost Hekman
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
