BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Is zorgdragerschap te mandateren?

Ik ben bezig met het opstellen van een verklaring van migratie. In het voorbeeld wat ik krijg van mijn archiefinspecteur staat dat deze ondertekend moet worden door het college van B&W. Een kleine zoektocht op internet laat ook telkens ondertekening door het college zien.

Bij de gemeente Elburg hebben wij het beheer van niet overgedragen documenten gemandateerd aan de gemeentesecretaris. Maar betekend dat daarmee ook artikel 25 Conversie, migratie of emulatie uit de Archiefregeling mee gemandateerd is?

Ik ben benieuwd, Jan-Jaap

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 2 Oktober 2023 op 10.25

Nee, dat is niet mogelijk. Zorgdragerschap in de Archiefwet betekent de bestuurlijke verantwoordelijkheid.

Maar wat de archiefinspecteur bedoelt is iets anders, dat hij of zij beter moeten uitleggen,

Je kunt binnen je eigen organisatie eenvoudig mandateren dat bijvoorbeeld het afdelingshoofd tekent voor migratieverklaringen of verklaring van vernietiging. Je mandateert altijd aan een functionaris, nooit aan een organisatie. Daarbij moet je ook nog bepalen of er ondermandaat mogelijk is. Archivarissen zijn natuurlijk ook geen juristen. Met een beetje googelen kom je op gemeenten die dit goed geregeld hebben, voorbeeld Utrecht:

Mandaatbesluit informatiebeheer | Lokale wet- en regelgeving (overh...