Veel organisaties gaan in komende tijd over naar zaakgericht werken. Het digitaal inrichten van een compleet documentproces is daarbij een voorwaarde. Als gevolg daarvan wordt het archiveringsvraagstuk automatisch betrokken bij het vaststellen van alle betrokken ketens in het proces en je ziet dat in bijna alle gevallen wordt besloten om het papieren document vooraan in het proces te laten vervangen (substitutie) door een digitaal document. Hoe staat het dan met het onderwerp beheer en kwaliteit.

In dergelijke gevallen is kwaliteitsborging natuurlijk vanaf het eerste moment een belangrijk punt van zorg. Immers als niet aantoonbaar kan worden gemaakt dat zaken als volledigheid en leesbaarheid voldoende geborgd zijn kan het zeer goed zijn dat een machtiging voor substitutie van de originele papieren documenten niet wordt afgegeven. Consequentie daarvan kan weer zijn dat de organisatie ongewild wordt opgezadeld met de dure plicht om zowel de originele papieren documenten als de digitale documenten blijvend te moeten archiveren. Immers als, op basis van de digitale documenten, besluitvorming heeft plaatsgevonden, dan verworden deze automatisch tot archiefstukken.

In dat verband is het verwonderlijk dat in de meeste gevallen het onderdeel kwaliteitsborging geen eigen plek heeft in de keten van processtappen. Vaak wordt de bewaking van kwaliteit en volledigheid van gedigitaliseerde documenten overgelaten aan die persoon die zelf ook verantwoordelijk is voor het inscannen van het document. Er wordt dan verondersteld dat de medewerker op de afdeling van postverwerking zicht heeft op de kwaliteit van de gescande documenten tijdens het scannen. De meeste moderne scanners echter verwerken de scans met een snelheid vanaf 50 á 60 vel per minuut (dubbelzijdig), oftewel de bedienende operator heeft ongeveer een halve seconde de tijd om te zien of een bladzijde volledig en leesbaar is gescand.

In een dergelijke situatie zijn eigenlijk twee zaken niet goed geregeld. Ten eerste de kwaliteitsborging zelf, er is nauwelijks sprake van een echte controle, dus slecht gescande of onvolledige documenten kunnen het proces ingestuurd worden. Ten tweede er is geen meetinstrument op basis waarvan de kwaliteit van het proces wordt bewaakt. Het laatste is weer belangrijk op het moment van toetsing of het geheel van processen voldoende in controle is. Hoe goed je scanners en je medewerkers ook zijn, je moet kunnen aantonen dat kwaliteit bewaakt wordt anders voldoe je feitelijk niet aan de wettelijke voorschriften ten aanzien van substitutie.

Deze situatie is natuurlijk niet alleen van toepassing op het scannen, deze gaat ook op voor andere zaken zoals het toekennen van metadata, registratie in het DM systeem (Document Management) en feitelijke afhandeling.

Bij de meeste organisaties, waar het scannen wordt ingevoerd als eerste stap van zaakgericht werken, wordt gewerkt met scanmodules die geïntegreerd zijn met het DM systeem. Op zichzelf natuurlijk logisch maar eigenlijk zou in die modules ook een module “kwaliteitszorg” ingebouwd moeten worden. Een onafhankelijke persoon dient minstens steekproeven te houden ten aanzien van beeldkwaliteit en volledigheid en de waardes van die metingen dienen vastgelegd te worden in een logbestand. Alleen hierdoor kan vastgesteld worden wat de kwaliteitswaarde is van het bewuste proces en kan worden aangetoond in hoeverre de organisatie “In Controll” is.

Weergaven: 260

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Yvonne Welings op 29 November 2009 op 15.23
@Leon, Ton, Die discussie wordt ook gevoerd binnen het archiefwezen, nl. dat de functie van archiefinspecteur bij een gemeentelijke rekenkamer moet worden ondergebracht. Maar dan heb je inderdaad minder wellicht inhoudelijke kennis van processen en de informatieobjecten /documenten. Yvonne
Reactie van Leon van Oosterom op 27 November 2009 op 14.55
@Ton. Hoewel dat in eerste instantie logisch lijkt, denk ik toch dat het juist belangrijk is dat inhoudelijke kennis van de processen en de rol van documenten in die processen aanwezig is. Voordat je het weet heb je er weer een alleen toetsende instantie bij. Daarom is het juist belangrijk dat die rol vanuit DIV wordt ingevuld zodat voldoende draagvlak behouden blijft en er vanuit vakinhoudelijke kennis gewerkt wordt.
Reactie van Yvonne Welings op 27 November 2009 op 13.24
@Leon, Die rol van de informatie controler of auditor in handboeken vervanging wordt vaak opgevat als een rol voor de gemeentearchivaris/ archiefinspecteur. De rol zoals jij die definieert is een zeer wenselijke.

Tot 8 december, Yvonne
Reactie van Leon van Oosterom op 27 November 2009 op 8.04
@Ton, dank je. Grappig, de term "Informatie Controler" is ook gekozen als benaming voor deze functionaris in een handboek digitalisering waar ik momenteel aan mag werken. In mijn visie zou de Informatie Controler gepositioneerd moeten worden vanuit DIV. Vanuit dat vakgebied immers is een zo groot mogelijk overzicht en inzicht te verwachten van zowel integriteitsbewaking op documentniveau als op het belang en samenhang van de processen die tot een eindproduct leiden. De functie is intern bedoeld voor de organisatie en is dus eigenlijk zowel een kwaliteitsmanager die zich actief bezig houdt met het borgen van processen als de interne kwaliteitsauditor. In die laatste functie zou hij of zij de directe gesprekspartner zijn voor de GAI en PAI bij regulier toezicht.
Reactie van Leon van Oosterom op 25 November 2009 op 15.07
@Arjan. Dat is in ieder geval iets, welke DM applicatie voorzag daarin? Toch is ook dat wat mij betreft niet voldoende. In kwaliteitsbewaking moet je kunnen inregelen welk percentage documenten gecontroleerd moet worden, het toegestane foutpercentage en een gradatie. Met gradatie bedoel ik dan dat een verschillende tolerantie moet worden ingebracht voor bijvoorbeeld lichte en zware fouten. Scheefstand, overmatige ruis en dergelijke, die niet de leesbaarheid of volledigheid van informatie negatief beïnvloeden, vallen onder lichte fouten maar dienen ook binnen bepaalde waarden te blijven.
In het samenstellen van een handboek vervanging dien je die waarden vast te stellen een ook aan te geven hoe de controle daarop wordt uitgevoerd en waar en door wie die gegevens worden bijgehouden. Het gaat daarbij niet eens zozeer om het bijhouden zelf, maar vooral ook om het verkrijgen van gereedschap waardoor je kunt bijsturen op zaken als onderhoud en ijking van scansystemen en scholing van medewerkers.
Reactie van Arjan de Vries op 25 November 2009 op 14.44
Onlangs een voorbeeld van dergelijke borging gezien. Na een scan moest de deelnemer verplicht alle scans op het beeldscherm gezien hebben, anders kon de boel in het DMS niet verder gerouteerd worden.
Het onderdeel auditen (extern, maar ook vooral intern en op regelmatige basis) wordt idd door veel plannenmakers over het hoofd gezien.

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden