Handreiking open documentstandaarden voor de overheid

Handreiking open documentstandaarden voor de overheid is een nieuwe uitgave van Nederland Open in Verbinding (NOiV), een programma van het forum standaardisatie. Open standaarden zijn de norm van de Nederlandse overheid, vooral om de uitwisseling van informatie ook wel interoperabiliteit te bevorderen. Ook is het streven van de overheid of minder afhankelijk te zijn van softwareleveranciers.

Het college Standaardisatie hanteert een lijst met open standaarden voor het zogenaamde pas toe of leg uit principe. Daarnaast is er op de website een lijst met gangbare open standaarden te raadplegen. Aan de publicatie is meegewerkt door medewerkers van de gemeenten Assen, Ede, Gouda en Woerden, Nationaal Archief en de Koninklijke Bibliotheek, Opendoc Society, Digitaal Erfgoed Nederland, SABIC, Adobe, Ministerie van Justitie, DO Consultancy, VNG en KING.

In het boekje wordt tekst en uitleg gegeven over de verschillende stadia en standaarden.ODF is geschikt voor creëren, samenwerken. PDF/A-1 voor archiveren en PDF 1.7 voor uitwisselen en publiceren. Over PDF A-2, de opvolger van PDF A/1 zal naar verwachting ook de PDF 1.7 functionaliteiten hebben.

Inmiddels is er ook een wiki van het NOiV, die de verdere documentatie bevat.

Weergaven: 297

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Leon van Oosterom op 17 Mei 2010 op 20.55
Ton, in het PDF/A document komt een digitale stempel te staan, zeg maar gelijk aan de stempel van een notaris die een natte handtekening bekrachtigt. het feit dat dat stempel geplaatst wordt, inclusief de gegevens van de certificerende partij is volgens mij daarmee dan ook meteeen de registratie. Dat digitale stempel wordt dus gelijktijdig gearchiveerd, het is immers onderdeel van het bewuste document zelf.
Reactie van Leon van Oosterom op 17 Mei 2010 op 16.23
@Ton, Voor zover mij bekend blijven alle gegevens omtrent de houder e.d. bewaard in de weergave van de digitale handtekening. Lees dit artikel van de hand van Adobe over de handtekeningen binnen PDF maar eens: http://blogs.adobe.com/insidepdf/2009/01/digital_signatures_pdf.html . Het enige is dat een nieuwe validatie niet meer zou werken op het moment dat het certificaat niet langer geldig is. Maar dat is eigenlijk hetzelfde als een door een notaris gelegaliseerde handtekening, je gaat daar ook niet mee terug naar de notaris om te vragen of hij de legalisatie van 7 jaar geleden nog een keer wil bevestigen. Op dat moment was geconstateerd en officieel bevestigd dat de handtekening overeen kwam met dat van de houder.
Reactie van Leon van Oosterom op 17 Mei 2010 op 14.53
@Marco. Wanneer een digitale handtekening in PDF is geplaatst (al of niet door Diginotar bekrachtigd) dan is het mooie aan PDF dat de handtekening daarmee is geïnternaliseerd en aldus blijvend bewaakt wordt. Hoewel inderdaad het certificaat bij Diginotar komt te vervallen na de afgesproken looptijd, geeft het PDF bestand een waarschuwing als er iets in het PDF bestand gewijzigd wordt en daarmee de handtekening niet meer valide is. Oftewel, het verlopen van het Diginotar certificaat is op zichzelf niet belangrijk, het gegeven dat de handtekening ooit valide was en daarna het ongewijzigd blijven, wordt gewaarborgd door het PDF bestand zelf. Dus de handtekening binnenin een PDF bestand verteld ons ook over 20 jaar dat de handtekening ten tijde van het zetten valide was, meer heb je niet nodig.
Algemeen: Microsoft is inderdaad de grootste speler op het gebied van office applicaties. Her rare echter van Microsoft is dat men de export van office documenten naar PDF/A wel ondersteund, maar vreemd genoeg alleen naar PDF/A-1b. Dat is bijzonder vreemd en ook zeer ongewenst omdat in Nederland voorgeschreven wordt dat het opslaan vanuit Office applicaties dient te geschieden in PDF/A-1a. Het verschil tussen 1a en 1b is dat bij 1a onder meer ook de structuur en lay-out gegevens bewaard blijven hetgeen bij 1b niet het geval is. PDF/A-1b is indertijd opgezet om het mogelijk te maken om gescande documenten in een archiefwaardig formaat op te slaan. Bij gescande documenten ontbreken structuur en lay-out gegevens echter omdat je nu eenmaal eigenlijk alleen maar een digitale foto maakt van het plaatje. Zie ook de “handreiking open documentstandaarden voor de overheid uitgegeven door het NOiV op https://noiv.nl/files/2010/04/Handreiking_open_documentstandaarden_... Mij is vooralsnog onbekend of de nieuwe Microsoft Office 2010 applicaties de functionaliteit naar PDF/A-1a wel ondersteunen.
Reactie van Ron van Gestel op 17 Mei 2010 op 12.19
@Yvonne.
Dit gelezen hebbende is het eigenlijk wel "grappig" om te constateren dat de Min Regelging Omgevingsrecht 4 typen formaten voorschrijft waarin een aanvraag kan worden ingediend en met geen woord rept over ODF. Typisch geval van naast elkaar heen werken en denken? Ik sluit me aan bij de stelling dat de PDF-varianten de facto standaard zullen worden. Zoals 'de markt' ooit bepaalde dat VHS dit ooit werd....
Reactie van Marco Klerks op 13 Mei 2010 op 16.47
Ontvang jij wel eens een ODF? Ik zie die dingen zelden tot nooit! En al helemaal niet van burgers en bedrijven.

Een ODF kun je overigens direct converteren naar PDF/A zonder eerst een 1.7-stap te maken.

Als je een digitaal ondertekend document converteert, dan verbreek je de digitale handtekening. Bij de implementatie van de digitale handtekening in de organisatie, moet je daar dus rekening mee houden! Eerst converteer je de brief naar PDF/A, dán onderteken je hem en dán verstuur en archiveer je hem.

Nog een nadeeltje: vanwege de digitale duurzaamheid zullen wij zo nu en dan onze bestanden willen converteren. PDF/A is weliswaar een open standaard, maar is waarschijnlijk geen eeuwig leven beschonken. Wanneer wij dus bij het conserveren en preserveren van ons digitaal erfgoed gaan converteren, dan verbreken wij daarmee de digitale handtekening. Maakt dit het document minder authentiek? Maakt dit het minder betrouwbaar?

Om je nog verder bang te maken ;-): De grootste leverancier in gecertificeerde, digitale handtekeningen is waarschijnlijk Diginotar. Als je een digitaal ondertekende PDF/A voor je neus hebt dan kun je de handtekening verifiëren. Je vraagt dan aan Diginotar of de handtekening echt is. Deze functie blijft echter maar tussen de drie en de zeven jaar beschikbaar! Wat betekent dit voor de betrouwbaarheid van het document?

Ik weet overigens hier ook het naadje van de kous niet van. Eerlijk gezegd is het oud nieuws dat digitaliseren ook nadelen kent ten opzichte van het ouderwets aandoende papier. Er zijn echter ook duidelijke voordelen. Vergeet niet dat de digitale handtekening een stuk betrouwbaarder is dan de papieren. Geef mij een balpen en wat tijd om te oefenen en ik leer de handtekening van de burgemeester te vervalsen. In de digitale situatie wordt dit toch al wat lastiger. Wat zegt dat over de authenticiteit en betrouwbaarheid van de documenten?
Reactie van Yvonne Welings op 13 Mei 2010 op 15.47
@Marco,

Het is niet zo dat ik geen vertrouwen heb in NOiV, maar deel wel je mening dat het PDF/A moet worden.

Ik geloof nl. niet als je een document als ODF ontvangt, dan weer moet converteren naar PDF 1.7 en vervolgens dan weer moet omzetten naar PDF/A je wel vragen kunt stellen aan de authenciteit van een informatieobject. Hoe is dan de relatie met de digitale handtekening ?

Overigens ervaar ik elke aandacht voor dit belangrijke item als winst.
Reactie van Marco Klerks op 13 Mei 2010 op 12.09
Ik heb niet zo veel vertrouwen in het slagen van NOiV. Waarom? Omdat zij zich uitsluitend richt op de overheid. Zij lijkt daarbij te vergeten dat de overheid geen zelf-voorzienend eiland vormt. Zij staat midden in de samenleving. Zij communiceert en wisselt informatie uit met die samenleving. De mensen die er werken kómen uit die samenleving.

De samenleving werkt met .doc, .xls en .ppt. De mensen met wie wij communiceren, de burger, spreekt ons aan in Microsoft-taal. Onze eigen mensen, de ambtenaren, spreken Microsoft-taal. NOiV wil de ambtenaren er nu echter toe motiveren om een andere taal te gaan spreken.

"Waarom?"
"Iets met afhankelijkheid van softwareleveranciers en inter... interop... inter-nog-wat."
"Nou en! Ik moet gewoon een uitreksel uit het GBA kunnen leveren!"


Stel je voor dat je naar de gemeente gaat en je stelt in het Nederlands een vraag aan een ambtenaar. Die ambtenaar knikt begrijpend en haalt er een collega bij. Vervolgens begint hij in het Klingons met die collega te overleggen. Na een tijdje wendt hij zich weer tot jou en geeft antwoord. Is dat een transparante overheid?

Ik ben van mening dat een taal geen standaard wordt omdat een select groepje mensen dat onderling spreekt. Een taal wordt een standaard omdat (bijna) iedereen hem spreekt. Wil ODF een succes worden, dan moeten niet alleen de overheden, maar de hele samenleving aangemoedigd worden.

Overigens spreekt iedereen al PDF, dus het PDF/A-dialect zal wel geaccepteerd worden, zo is mijn verwachting.

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden