Bewaartermijn medische patientendossiers naar 20 jaar?



De dossierplicht en de bewaartermijnen voor cliëntgegevens zijn geregeld in de Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO). Er moet dan wel sprake zijn van een behandeloverkomst tussen cliënt en zorgverlener. Voor bijzondere categorieën van patiëntgegevens zijn er nog wat andere wetten die afwijkende termijnen regelen, zoals de BOPZ.
De WGBO bepaalt dat patiëntgegevens gedurende tien jaar bewaard moeten worden. De termijn is met ingang van februari 2006 gewijzigd naar 15 jaar. Bij de meeste zorginstellingen, maar bijvoorbeeld ook GGD's, wordt voor alle soorten cliënt/patiëntgegevens een bewaartermijn gehanteerd van 15 jaar vanaf einde contact, uitschrijving van de cliënt of na overlijden. Als er een selectielijst ingevolge de Archiefwet geldt waarin langere bewaartermijnen worden genoemd, dan gaan deze boven de in de WGBO genoemde termijn. 

Op 1 april 2010 verliep de wettelijke bewaartermijn van 15 jaar voor patiëntgegevens. Dit betekent dat er formeel weer dossiers vernietigd (zouden) mogen worden, te beginnen met dossiers met laatste datum 1995. De minister van VWS heeft in afwachting van nieuwe wetgeving een oproep gedaan aan zorgaanbieders om oudere patiëntgegevens vooralsnog niet te vernietigen. Een groot deel van de WGBO zal worden overgeheveld naar de nieuwe Wet Cliëntenrechten Zorg (WCZ). De ontwerp Wet Cliëntenrechten Zorg is in december 2009 behandeld in de Kamer en er ligt een nota van wijziging op het wetsvoorstel van juli 2011.

Een belangrijk punt van verschil tussen een bepaling van de WGBO en de WCZ betreft de wettelijke bewaartermijn van dossiers. In de WGBO (art. 454, derde lid) is die termijn – in afwachting van een beslissing over verlenging – zoals gezegd gesteld op vijftien jaar, te rekenen vanaf het moment van het vervaardigen van het desbetreffende gegeven; in de WCZ is gekozen voor een beduidend langere termijn van dertig jaar (artikel 20, eerste lid), en te rekenen vanaf de laatste wijziging in het dossier. Nu de WGBO-bepalingen naast die van de WCZ gehandhaafd worden, ligt het in de rede die termijn ook in artikel 454, derde lid, van Boek 7 BW aan te passen. Artikel 84 voorziet daarin.
De ontwerp-WCZ noemt in art. 23 dus een bewaartermijn van 30 jaar na de laatste wijziging van het dossier. Maar wel met de nuancering (lid 5a) dat patiëntgegevens slechts hoeven worden bewaard zolang dat noodzakelijk is in verband met het doel van de zorg […]. Waarschijnlijk zal de verlenging van de bewaartermijn niet integraal voor alle soorten gezondheidsgegevens gaan gelden. Dieetkaarten in een verpleeghuis zo lang bewaren heeft echt geen zin.

In de Nota van wijziging bij het Voorstel van wet houdende Wet cliëntenrechten zorg (WCZ) van 13 juli 2011 is de voorgestelde verlenging van bewaartermijn toch weer “verkort” naar 20 jaar, ook hier weer na de laatste wijziging van het dossier, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. De verwachting is dat de definitieve bewaartermijn dus naar 20 jaar gaat na sluiten van een medisch dossier. De verschillende medische beroepsverenigingen zullen zich moeten uitspreken welke soorten gezondheidsgegevens onder de langere termijn gaan vallen.

 

 

Weergaven: 7477

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Yvonne Welings op 4 Januari 2018 op 11.58
Reactie van Wilma Koolen op 28 Juli 2016 op 8.28

Het is gebruikelijk dat huisartsen  bij het uitschrijven van een patiënt, een (kopie) van het dossier meegeven of op verzoek van de patiënt doorsturen naar de nieuwe huisarts.

Het kan voorkomen dat een patiënt "uit beeld verdwijnt",  zich uitschrijft maar geen andere huisarts heeft, of naar het buitenland vertrekt. De huisarts heeft een bewaarplicht voor het patientendossier van (op dit moment) 15 jaar na uitschrijven of na het laatste contact.

Reactie van M.v.Dijk op 12 Juli 2016 op 21.15

Bij geen huisarts wat gebeurt er dan met mijn dossier. 

Reactie van Wilma Koolen op 18 Maart 2015 op 18.42

Het wetsvoorstel Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) dat betrekking heeft op de onderdelen kwaliteit, klachten en geschillen ligt op dit moment bij de Eerste Kamer. Verwachte inwerkingtreding is 1-1-2016.


Er werd al aangekondigd dat de onderdelen die betrekking hebben op goed bestuur, medezeggenschap, de 'Wgbo-bepalingen' en de Wet toelating zorginstellingen worden opgenomen in afzonderlijke wetsvoorstellen.  Uit een planningsoverzicht van wetsvoorstellen van het ministerie VWs (uit 2013) staat de behandeling van het wetsvoorstel wijziging van  de WGBO voorzien voor 1 januari 2016. Echter de wetgevingsjuristen van VWS hebben nog geen ontwerp klaar en ook de brancheverenigingen en het werkveld zijn nog niet geconsulteerd, dus ik verwacht niet dat ze de datum van 1 januari 2016 halen.

Reactie van Henk Alting op 17 Maart 2015 op 12.33

Op 29 juli 2014 schreef Wilma Koolen een bijdrage over laatste de stand van zaken aangaande een nieuwe regeling van de bewaartermijnen van patiëntendossiers binnen de WGBO. Weet iemand, wellicht Wilma zelf, of er inmiddels al een en ander is vastgesteld?

Reactie van Wilma Koolen op 29 Juli 2014 op 13.53

Wijziging bewaartermijn patiëntendossiers wordt geregeld in aangepaste WGBO: stand van zaken

Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO)
De bewaartermijn van patiëntendossiers is geregeld in de WGBO. Deze wet bepaalt dat patiëntgegevens gedurende tien jaar bewaard moeten worden. In februari 2006 is het wetsvoorstel Verlenging bewaartermijn patiëntengegevens aangenomen  en de bewaartermijn vooralsnog naar 15 jaar opgetrokken.
Op 1 april 2010 verliep de tijdelijke regeling van het 15 jaar bewaren van patiëntgegevens. De minister van VWS heeft in afwachting van nieuwe wetgeving een oproep gedaan aan zorgaanbieders om oudere patiëntgegevens vooralsnog niet te vernietigen. Als de wetgever immers van plan is de wettelijke bewaartermijn van patiëntendossiers te verlengen, ligt het niet voor de hand om dossiers van vijftien jaar of ouder op dat moment te gaan vernietigen.

Het voorstel Wet Cliëntenrechten Zorg (WCZ)
De WCZ zou een deel van de WGBO moeten vervangen. In de WCZ is gekozen voor een termijn van dertig jaar, en te rekenen vanaf de laatste wijziging in het dossier. Bij een wijziging van het wetsvoorstel in 2011 is de voorgestelde verlenging van bewaartermijn toch weer “verkort” naar 20 jaar.
Met de komst van een nieuw kabinet in 2012 is de WCZ controversieel geworden. Men verwachtte daarna dat het wetsvoorstel teveel weerstand zou krijgen en in deze vorm slechts met veel vertraging de parlementaire eindstreep zou bereiken. In de derde nota van wijziging op de WCZ (13 april 2013) is daarom besloten het wetsvoorstel te beperken tot beperken tot regels voor de behandeling van klachten en geschillen, kwaliteit van zorg en meldingen. De naam van de voorgestelde wet is gewijzigd in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen (Wet KKGZ).

Wet kwaliteit, klachten en geschillen (Wet KKGZ)
De Wet KKGZ is vooral een kwaliteitswet. De bepalingen over cliëntenrechten, medezeggenschap en governance, en het intrekken van de Wet toelating zorginstellingen (WTZI) zijn uit het wetsvoorstel WCZ geschrapt. De onderwerpen goed bestuur en medezeggenschap worden in een afzonderlijk wetsvoorstel opgenomen en de huidige WGBO zal worden aangepast.

Bewaartermijn patiëntendossiers wordt geregeld in gewijzigde WGBO
Aanpassing van de cliëntenrechten betreffende informatie, toestemming, dossiervorming en privacy worden geregeld in een afzonderlijke wijziging van de geldende WGBO. Op dit moment wordt er bij het ministerie van VWS “geschreven” aan het ontwerp voor een wijziging van de WGBO.
Daarin zal nog steeds de termijn van 20 jaar na afsluiten van het dossier wordt aangehouden. De termijn zal ook gelden voor de medische gegevens in het landelijk Elektronisch Patiënten Dossier.

Zoals ook in het wetsvoorstel WCZ stond, zal de verlenging van de bewaartermijn niet integraal voor alle soorten gezondheidsgegevens gaan gelden. De verschillende medische beroepsverenigingen zullen zich moeten uitspreken welke soorten gezondheidsgegevens onder de langere termijn gaan vallen.

Een rondgang langs de verschillende websites van de beroepsverenigingen levert op dit moment weinig actuele informatie op over de discussie rond de bewaartermijnen, anders dan dat de geldende wetgeving (zoals in de WGBO) wordt gevolgd. Dit betekent dat er ook de komende jaren nauwelijks patiëntendossiers worden vernietigd.

Reactie van Huub Jonkers op 30 Augustus 2013 op 15.13

 

 

 

 

 

 

 

 

mijn vraag had ik ook aan het forum <Zaalberg> van Vhic gesteld hierna een gedeelte uit de reactie:

.......de patiënt ten behoeve van wie een hulpvraag wordt gesteld, gaat een behandelingsovereenkomst aan met de RAV. Deze organisatie dient ervoor te zorgen dat deze overeenkomst 'doorwerkt' in de relatie centralist-patiënt en ambulanceverpleegkundige-patiënt."

Een andere interpretatie is dat de ritformulieren slechts van administratief belang zijn en niet bedoeld zijn om medische (be)handelingen op vast te leggen. Daarbij past een bewaartermijn van 7 jaar.
Ook is lang niet altijd sprake van medische (be)handeling tijdens de rit. Veel ritten die gemaakt worden betreffen echter vervoer. Die documenten zouden we zeker niet langer dan 7 jaar willen bewaren. Waar het gaat om behandelingen tijdens het vervoer zouden we de termijn als bedoeld, in de WGBO, aanhouden. Dit betekent dat we een selectie aanbrengen in de rittenadministratie; een groot deel van de rittenadministratie kan na zeven jaar worden vernietigd.

Reactie van Wilma Koolen op 26 Augustus 2013 op 16.11

Inderdaad. Minister Schippers van VWS heeft in februari 2013 besloten de Wet Cliëntenrechten Zorg (Wcz), die vorig jaar controversieel werd verklaard, definitief niet in te voeren. Er is te veel weerstand tegen de wet. De minister heeft daarom besloten om de onderwerpen die in de Wcz waren opgenomen weer van elkaar te splitsen en separaat te gaan uitwerken. Het doel van de Wcz was om te komen tot één wet waarin alle rechten van degenen die een beroep doen op de zorg en alle verplichtingen voor zorgaanbieders zouden worden neergelegd. Op dit moment zijn deze rechten en plichten in verschillende wetten vastgelegd, zoals de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO), de Wet klachtenrecht cliënten zorgsector en de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen. Deze wetten zullen nog in 2013 of later (deze kabinetsperiode?) worden herzien, waarmee dan de nieuwe bewaartermijn van 20 jaar vastgesteld wordt.  Daarmee  komt er weer een mogelijkheid om patiëntendossiers te vernietigen, en actie die nu bijna overal stil ligt.

Reactie van Huub Jonkers op 26 Augustus 2013 op 14.24

Dank voor heldere reactie. Ik ga er van uit dat ook anderen, met name GGD'en hier iets aan hebben en zie dan ook graag een reactie uit die hoek. Inmiddels het hele proces inzake het uiteindelijk NIET tot stand komen van de Wet cliëntenrechten zorg gevolgd. Daarin de aangehaalde termijn van 20 jaar; bewaartermijn medische patiëntdossiers, welke het in aangepaste wetgeving (Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO)uiteindelijk wel zal gaan worden.

Reactie van Wilma Koolen op 26 Augustus 2013 op 13.50

De bewaartermijnen uit de Selectielijst voor gemeenten zijn leidend. Deze termijnen zijn voor het merendeel afgeleid van de vigerende wet- en regelgeving, dus er is een directe relatie. Voor het overige wordt er een risico-analyse op gedaan: wat zijn de gevolgen als de gegevens te snel worden vernietigd. Als de wet- en regelgeving wijzigt, dan zullen ook de termijnen in de Selectielijst aangepast worden. Net als dat wetten achterlopen op de praktijk, lopen selectielijsten achter op de gewijzigde wet- en regelgeving.

Binnen de GGD-wereld worden voor eenzelfde soort stukken verschillende bewaartermijnen gehanteerd, en vaakzijn dit (veel) langere termijnen dan in de geldende selectielijst staat aangegeven. Dat heeft te maken met een verschillende interpretatie van de wet‑ en regelgeving rondom bewaartermijnen en met de toepasbaarheid van de bewaartermijnen in de praktijk.

Niet alleen de vaststelling, maar vooral ook de interpretatie en toepassing van de geldende bewaartermijnen verdient aandacht binnen het beroepsveld en daarmee spreek ik GGD-vakspecialisten én professionals uit het archiefveld aan. Het gaat immers om privacygevoelige gegevens die je niet langer moet willen bewaren dan noodzakelijk is, maar wel lang genoeg om verantwoording af te kunnen leggen.

 

Rittenadministraties ambulancedienst: financieel of medisch?

Sommige ambulancediensten zien de ritbonnen als rapportages met medische informatie als  clientgegevens die net als medische dossiers conform de WGBO een langere bewaartermijn hebben. De gemeentelijke Selectielijst 2012 interpreteert de rittenadministratie als een vorm van financiële administratie. Ritbonnen bevatten beperkt gezondheidsgegevens, maar er is geen sprake van een behandelovereenkomst ingevolge de WGBO. Vergelijkbaar is de medische factuur die een diagnose-code bevat, maar daarmee nog geen medisch document is. Raadpleging van ritbonnen achteraf gebeurt primair in verband met financiële consequenties (doorberekening kosten en verantwoording declaraties aan zorgverzekeraars). Als er in verband met medische incidenten navraag gedaan wordt, gebeurt dat nagenoeg altijd op heel korte termijn (enkel dagen of weken later) en is 7 jaar ook voldoende.

 

Clientdossiers JGZ  0-19-jarigen: wanneer gaat de bewaartermijn in?

Ook bij clientdossiers Jeugdgezondheidszorg worden er verschillende bewaartermijnen gehanteerd. De grondslag is wel de WGBO, maar de praktische toepassing verschilt nogal

De Selectielijst 2012 noemt 15 jaar na laatste contact. In de papieren situatie worden de kinddossiers veelal op geboortejaar geborgen. De bewaartermijn laat men om praktische redenen (bulkvernietiging: blok geboortejaar = blok vernietingsjaar) beginnen vanaf het bereiken van de 18e jarige leeftijd, ongeacht wanneer werkelijk het laatste contact was. Van sommige kinderen is dat al op 13 jarige leeftijd, bij kinderen uit het speciaal onderwijs reikt de zorg soms voorbij het 19e levensjaar. Om een veilige en praktische integrale bewaartermijn te hebben wordt het overgrote deel van de kinddossiers veel te lang bewaard. Aangezien het om grote hoeveelheden dossiers gaat, leidt het langer bewaren van de kinddossiers tot flink hogere kosten. Die extra kosten moeten worden afgezet tegen de kosten van het anders bergen of jaarlijks lichten van de vernietigbare dossiers.

Overigens zal er in het digitale tijdperk anders met de toepassing van de bewaartermijnen om kunnen worden gegaan, omdat er dan gemakkelijker gefilterd kan worden op laatste contact en de gegevens op "zaakniveau" kunnen worden verwijderd.  

 

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden