De komst van een nieuw systeem in de gemeente is een logisch moment om de processen te herzien. Het gevaar is dat werkwijzen door gemeenten als normaal worden beschouwd en één op één worden vertaald naar een nieuw systeem. Een frisse blik helpt om de processen te verbeteren voor zowel de inwoner en ondernemer als de interne collega die zijn werk hierdoor efficiënter en makkelijker uitvoert. Maar hoe begin je dan precies? Welke stappen zijn noodzakelijk bij het in kaart brengen van de processen? Lees deze blog om meer te weten te komen over het optimaliseren van gemeentelijke processen.

Bij de gemeente Wageningen bood de implementatie van een nieuw zaaksysteem een mooie kans om te kijken hoe de processen geoptimaliseerd kunnen worden. De vraag van de gemeente Wageningen is hiermee tweeledig. Ten eerste is er behoefte om de huidige processen een plek te geven in het nieuwe zaaksysteem. Ten tweede er ligt er een vraagstuk om de processen makkelijker en efficiënter uit te voeren. Tijdens de analyse is het belangrijk om de inwoner en ondernemer centraal te stellen. KBenP heeft, in samenwerking met de gemeente Wageningen, een stappenplan gemaakt om de processen te herzien, met oog voor de inwoner en ondernemer. De belangrijkste stappen tijdens het proces zijn als volgt:

https://systemeninbeeld.nl/blogs/procesanalyse-hoe-breng-je-een-pro...

Zaakgericht werken, ook bij de Rijksoverheid:

https://www.werkenvoornederland.nl/vacatures/persoonlijk-zaak-behan...

Het bekende congres Zgw, ook aandacht voor Common ground

https://heliview.nl/zaakgericht-werken-overheid/programma/?cn-reloa...

Hoe ga je als organisatie van registratie naar validatie? (14:30-15:30)

Wat een verschil! Vroeger had jouw DIV-afdeling de touwtjes in handen als het ging om de documentaire informatievoorziening. Wat binnenkwam moest langs hen en zij zorgden ervoor dat het compleet en deugdelijke zijn weg naar het archief vond. In deze sessie bieden we je een blik naar de actuele toekomst. Zie de mogelijkheden van de door artificiële intelligentie gedreven autoclassificatie van documenten voor het zaaksysteem met Djumalytics. Dit automatiseert standaard handelingen. De DIV-ers houden tijd over om met hun expertise jouw collega’s te ondersteunen bij relevante werkzaamheden!

Lees alvast meer over Djumalytics →

DPIA in zaaksystemen

https://systemeninbeeld.nl/blogs/help-hoe-overleef-ik-een-dpia-vijf...

Kink in de kabel voor berichtenbox?

WMEBV en berichtenbox - BREED - over de grenzen van informatie (bre...

Goede vraag en idd een voorzichtige tendens domeingericht archiveren:

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/beweging-naar-domeingericht...

Wie deelt praktijkervaringen? 

Hoe kon een memo verdwijnen en bewust niet gearchiveerd worden? - B...

Inspiratiebijeenkomst Omnichannel - BREED - over de grenzen van inf...

De Wet open overheid en het Model-DSP - BREED - over de grenzen van...

Samen met de gemeente Rotterdam heeft Centric Burgerzaken de eerste zogeheten ZGW API gemaakt. Voor degenen die niet dagelijks met dit soort IT te maken hebben: ZGW staat voor zaakgericht werken en API voor application programming interface. Veel gemeenten werken zaakgericht: het betekent kort gezegd dat je alle informatie en processen rondom een zaak in een (zaak)systeem bundelt. Daarin bewaak je dan onder meer de afhandeling ervan. Een zaak kan van alles zijn, van een aangifte van een geboorte tot de aanvraag van een vergunning. Een API is een standaard voor het uitwisselen van gegevens. API’s zijn de moderne manier om gegevens tussen systemen uit te wisselen.

Het ontwikkelen en gebruiken van API’s past in het gedachtegoed van Common Ground. Wat Common Ground precies is zal ik hier niet uitleggen, daar kun je boeken over schrijven. Maar in een notendop komt het erop neer dat gemeenten, de VNG en leveranciers samen werken aan een vernieuwde informatievoorziening. In Common Ground is gekozen voor een aantal ontwerpprincipes, zoals dat je gegevens niet kopieert maar direct gebruikt vanuit het bronsysteem. Voor die uitwisseling van gegevens heb je API’s nodig. En zo is de cirkel weer rond.

https://www.centric.eu/nl/wat-we-doen/innoveren-co-creeren/

Een van de zaken waar vragen over zijn met betrekking tot de Woo is die in hoeverre je beschikkingen openbaar kunt

maken. Over het algemeen is het ezelbruggetje beschikkingen object wel, beschikkingen subject niet.

Maar dan blijft er nog heel grijs gebied over.

Deze blog van Cornelis van der Sluis geeft wat meer duiding. Het zal gevolgen hebben voor de inrichting van het werkproces.

Communicatiecampagne 'Vind je ook niet(s)?' - BREED - over de grenz...

Hoe zie je blockchain in relatie tot zaakgericht werken?

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/blockchain-bij-bedrijven

Wie werkt met vervanging met Decos?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/wie-werkt-volgens-vervangin...

Levert Common Ground direct financieel voordeel op voor gemeenten? Gemeenten die Common Ground-oplossingen toepassen, vergroten hun inzicht in het besparingspotentieel van het huidige applicatielandschap. Op basis daarvan kan men in alternatieve oplossingen investeren. Maar naar verwachting wordt daarmee niet direct een besparing gerealiseerd tijdens de transitie vanuit de huidige situatie naar de Common Groundsituatie. Dat komt omdat het werken met nieuwe componenten andere kennis en competenties van medewerkers vraagt dan de meeste gemeenten momenteel in huis hebben. Het kost geld om deze kwaliteiten te versterken, terwijl tegelijkertijd de kosten voor het beheer van de bestaande ICT-infrastructuur doorgaan. Naast gemeentelijke investeringen vergt de transitie naar Common Ground ook investeringen vanuit het Fonds GGU, de rijksoverheid, ketenpartners en marktpartijen.

De laatste verwijzing naar een eventueel kostenplaatje van Common Ground heb ik kunnen vinden in het Voorstel Common Ground uit 2017. Dit stuk lag aan de basis van Common Ground. Het enige wat hier over kosten staat: ‘Niet onbelangrijk: het biedt door een gezamenlijk gegevensmanagement en ICT operatie perspectief op rationalisatie en kostenreductie.’ Een onderbouwing ontbreekt.

https://systemeninbeeld.nl/blogs/common-ground-wat-kost-dat-nou/

Onderzoek in 135 mailboxen, netwerkschijven, datasystemen, DMS, taa...

Zijn er ook gemeenten bekend die hun zaaksysteem al hebben kunnen inrichten op actieve openbaarmaking en welke zaaktypen zijn dat? Is ook bekend hoe de proces inrichting er verder uitziet? Vanuit zaaksysteem klanten zijn we bezig met een groep van IM-ers DIV-ers in kaart te brengen en advies uit te brengen hoe de inrichting  het best zou kunnen verlopen. 

Wie reageert?

Eerste Kamer stemt in met Wet open overheid - BREED - over de grenz...

Archiefdiensten waarschuwen; archief Meerinzicht niet op orde - BRE...

Inspectie e-mailarchivering bij de centrale overheid - BREED - over...

Stand van zaken robotisering, wie deelt ervaringen? - BREED - over ...

Verschil tussen gebruik ander datumkenmerk en vervaldatum besluitVerschil tussen gebruik ander datumkenmerk en vervaldatum besluit -...

De grote moeilijkheid vervaldatum, hoe los jij dit op?

Veilig Mailen vervangt faxverkeer in 2022 - BREED - over de grenzen...

Wie kiest als gemeente voor een Zaaksysteem met een integratie  Microsoft 365 als basis?

Dit vraag ik ook in verband met de vraag hoe er wordt gearchiveerd? 

Terugkerend thema ontvangstbevestiging en de AWB, gaat de WMEBV helpen?

Juridische fuik overheid maakt burgers 'kansloos' | Nieuwsuur (nos.nl)

Yvonne, wij zijn wel bezig met de integratie Djuma-Teams.

Dank Jean-Luc, ik hoor ook goede geluiden over Ilionx.

Wie heeft een goede oplossing voor convenanten in het kader van de Woo.

Rotterdam?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/convenanten

Open op orde, ook bij gemeenten - BREED - over de grenzen van infor...

Digitaal samenwerken aan dossiers bij de gemeente Rotterdam | Incentro

Applicatieontwikkelaars bouwen digitale postkamer voor Nederlandse ...

Ontwikkelagenda API-standaarden geactualiseerd · Common Ground

Wie adviseert Ruben over selectie en vernietiging bestemmingsplannen?

Probleem Bestemmingsplannen archiveren - BREED - over de grenzen va...

Animatie architectuur 09 2021 - BREED - over de grenzen van informa...

Het Meldpunt Fouten in Overheidsregistraties bestaat 1 jaar - BREED...

Wie deelt kennis over projectarchivering?

Procedure projectarchivering - BREED - over de grenzen van informat...

Wie deelt kennis?

Recordmanagement projectensite Sharepoint Online - BREED - over de ...

Haal Centraal update: nieuwe functionaliteit API's BRK en BAG

Haal Centraal update: nieuwe functionaliteit API's BRK en BAG · Com...

Welk zaaktype wordt gebruikt?

Hoe archiveer je verklaringen van onderzoek? - BREED - over de gren...

Gemeentelijk Gegevensmodel (GGM) - BREED - over de grenzen van info...

Wie deelt een informatiebeheersplan?

(Functioneel) Beheerplan DMS - BREED - over de grenzen van informat...

Koop je tijd met My Lex legacy of biedt het meer?

My Lex Legacy handig of niet - BREED - over de grenzen van informat...

Archiveringsfunctie Centric Leefomgeving ? - BREED - over de grenze...

Autorisatie rechten in zaaksysteem - BREED - over de grenzen van in...

Wie antwoordt?

Digitaliseren in Rotterdam: ‘Volledig vanuit één systeem werken’

Digitaliseren in Rotterdam: 'Volledig vanuit één systeem werken' - ...

Project Referentiearchitectuur Werken met API's in een notendop - B...

http://www.breednetwerk.nl/video/de-gemeente-amsterdam-verwerkt-haa...

Uitspraak Rechtbank Limburg: niet volledig en voldoende onderzoek n...

Open Formulieren - BREED - over de grenzen van informatie (breednet...