In het kort:

We nemen afscheid van de netwerkschijven, we slaan het niet meer op in ons zaaksysteem, en de mailtjes kun je slepen naar de juiste map in Sharepoint: we gaan ruimtelijk fysieke projecten volledig in Sharepoint Online onderbrengen.

Inmiddels zijn wij gestart met een pilot groep (eindgebruikers) waarbij we een basisinrichting creëren voor een dergelijke projectensite. Deze basisinrichting oftewel de blauwdruk bestaat uit een aanpak, procesbeschrijving en werkafspraken. In deze pilot zien we opnieuw de relatie tussen techniek, mensen en processen. Waarbij we nu in een fase zitten waarin we op zoek zijn naar de juiste mappen en/of documentstructuur met daarbij de juiste retenties, oftewel het recordmanagement gedeelte. We zien aan de voorkant verschillen tussen projecten die vrij standaard zijn, maar ook projecten die (blijkt pas na afsluiten van project) complex zijn. Waarbij in het laatste geval het kan zijn dat het dossier/project bewaard moet blijven.

Vraag is: zijn er andere gemeenten die ervaring hebben met het recordmanagement aspect van een site specifiek gericht op (ruimtelijk fysieke) projecten en die de lessons learned wil delen?

Weergaven: 198

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Helaas is mijn ervaring dat gemeenten niet zo deliger zijn op dit gebied, dat terwijl heel veel gemeenten bezig zijn met het inrichten op dit gebied. Zie ook: 

Microsoft 365 recordsmanagement, governance & compliance – eric...

Toch hoop ik dat deelnemers aan BREED gaan delen. 

Zie ook opleiding:

De functionaliteiten van SharePoint Online in Microsoft 365 worden voortdurend aangepast en verbeterd. Bij het digitaal werken en archiveren bieden deze functionaliteiten veel mogelijkheden, maar zonder zorgvuldige inrichting wordt SharePoint een onbeheersbaar platform. Consistentie in regels, processen en gedrag van het beheer zorgen voor de noodzakelijke efficiency en beheersbaarheid. Als recordsmanager of adviseur, of in een vergelijkbare functie, kun je al vanaf het moment waarop de informatie-architectuur wordt ontworpen een belangrijke adviserende rol vervullen.

Cursussen, opleidingen, workshops en trainingen | Voor informatiepr...

Zie ook:

Microsoft 365 recordsmanagement, e-Discovery en WOB/WOO – eric burg...

Informeel heb ik begrepen dat Grip op Informatie dit jaar met een handreiking komt. 

Dank voor je reactie! Inderdaad helaas, want we zijn juist benieuwd naar de praktijk ervaring. Dank voor het delen van de links! 

Yvonne Welings zei:

Helaas is mijn ervaring dat gemeenten niet zo deliger zijn op dit gebied, dat terwijl heel veel gemeenten bezig zijn met het inrichten op dit gebied. Zie ook: 

Microsoft 365 recordsmanagement, governance & compliance – eric...

Toch hoop ik dat deelnemers aan BREED gaan delen. 

Hoi Wendy,

wij zijn ook met dit vraagstuk bezig, maar zijn nog niet zover als jullie. We zijn tijdens het testen wel tot de conclusie gekomen dat het toepassen van de selectielijst tot in detail niet werkbaar is in SP. Daardoor hebben wij gekozen voor een bewaar/retentiebeleid op een wat hoger en abstracter niveau. 

Dank voor je reactie Wouter! 
Waar heb je het dan concreet over? Over een mappenstructuur? Hoe denken jullie specifiek met te bewaren stukken om te gaan? En nog een concrete vraag: hoe denken jullie een project af te sluiten? Welke handeling (als deze er al is) zal een gebruiker moeten doen, en welke vervolgstappen zijn er? Met betrekking tot het laatste, merken wij dat de praktijk wat weerbarstiger is; dat er niet altijd volgens een standaard proces gewerkt kan worden. Dat er projecten zijn die wel 20 jaar kunnen lopen. Vanuit recordmanagement zetten wij hier vraagtekens bij, maar willen vooral de gebruiker ondersteunen en niet in de weg staan als het gaat om archivering van het digitale dossier. Benieuwd naar jouw ervaring!

Wouter Verdaas zei:

Hoi Wendy,

wij zijn ook met dit vraagstuk bezig, maar zijn nog niet zover als jullie. We zijn tijdens het testen wel tot de conclusie gekomen dat het toepassen van de selectielijst tot in detail niet werkbaar is in SP. Daardoor hebben wij gekozen voor een bewaar/retentiebeleid op een wat hoger en abstracter niveau. 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2022   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden