Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Jochem van Abel op 11 Oktober 2019 op 11.32

Hartstikke bekend. We gaan proberen hier grip op te krijgen door de recent geïmplementeerde nieuwe werkplek vergezeld te laten gaan met een nieuwe manier van werken. De verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de stukken komt steeds meer bij de afdelingen zelf te liggen. De DIV-afdeling helpt de afdelingen met advies en applicaties om dit mogelijk te maken.

Permalink Antwoord van jack karelse op 11 Oktober 2019 op 12.57

precies.
Maar wat vind je van de rompslomp/formaliteiten rondom vervanging? Als het uitgangspunt is dat documenten worden gedigitaliseerd, dan is het digitale exemplaar leidend <punt> en ga je je digitale documenten beheren.

Ik kan me moeilijk voorstellen dat jullie de medewerkers gaan vragen iedere vervanging te documenteren e.d. Dat enkele papieren stuk, waarom daarvoor al dat gedoe?

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 11 Oktober 2019 op 13.59

Ik kan me vinden in je gedachtegang van de rompslomp. Liever dan al dat gedoe rondom vervanging zou ik verplichte audit met kwaliteitseisen (gewoon een  heldere norm) als veel efficiënter ervaren.

Besluitvorming t.b.v. vervanging vind ik wel relevant voor backlogging, bijvoorbeeld als je bouwvergunningen uit 1940 wil vervangen.

De ene vervanging is de andere niet.

Permalink Antwoord van jack karelse op 11 Oktober 2019 op 14.50

voor scannen van oude bestanden vind ik het weer wat anders. Als je dat gaat doen moet je het documenteren.

Ik ben ons handboek aan het actualiseren; hier ga ik in opnemen wat verwacht wordt als elders gescand wordt. 

Yvonne Welings zei:

Ik kan me vinden in je gedachtegang van de rompslomp. Liever dan al dat gedoe rondom vervanging zou ik verplichte audit met kwaliteitseisen (gewoon een  heldere norm) als veel efficiënter ervaren.

Besluitvorming t.b.v. vervanging vind ik wel relevant voor backlogging, bijvoorbeeld als je bouwvergunningen uit 1940 wil vervangen.

De ene vervanging is de andere niet.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 12 Oktober 2019 op 10.31

Metadatering en beheersomgeving zijn relevant. Wat ik bij veel handboeken zie, is dat wat wordt beschreven niet overeenkomt met de daadwerkelijke inrichting en uitvoering van het proces. Zo ken ik nog geen een gemeente die het TMLO heeft ingevoerd in het DMS. Toch staat dat in handboeken vermeld als zijnde de werkwijze.

Permalink Antwoord van jack karelse op 14 Oktober 2019 op 8.40

@Bert, ik denk dat ik het zo op ga nemen: dat is wat gebeurt. En daarbij wat ik weet van de instellingen van de multifunctionals. Bij ons zijn ze standaard ingesteld op scannen naar PDF met 300dpi. Dat is het dan.

Zo heb ik in elk geval een idee wat er in het archiefsysteem wordt opgenomen en kan het verdere beheer daarop afgestemd worden.

TMLO? Nee, op die basis is geen van de gebruikte systemen ingericht en dat kan ik dus ook niet opnemen. Het vier-ogen-principe kan ik ook niet garanderen.

Zo bezien is het een aardige bende en hebben we onze informatiehuishouding niet op orde.... Dat weten we en daar kunnen we dus aan werken. Met een eerlijk Handboek en stappen en stapjes naar verbetering, al dan niet gedocumenteerd. Geen vanachter het bureau opgesteld ideaal nep-Handboek. 

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 14 Oktober 2019 op 8.52

Precies een eerlijk handboek en gewoon een beperkte metadataset.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 14 Oktober 2019 op 9.51

Heb jij een link naar die benchmark Jean-Luc?

Jean-Luc, je zou zo maar gelijk kunnen hebben. Vanaf het begin af aan heb ik die Archief2020 richtlijnen zo typisch gevonden. Metaformoze eisen voor scanning en dan niet nadenken over een digitale duurzame beheersomgeving. Inderdaad opereert iedere archivaris weer anders, wij checken het handboek hoe het in de praktijk is ingericht en dat werkt vaak positief, omdat daar kwaliteitsverbeteringen uit voort vloeien.

ik kan me nog de tijd herinneren dat de provincie Noord-Brabant 200 dpi meer dan voldoende vond en dat wij liever 300 dpi hadden. We hebben behoefte aan richtlijnen  waar je wat aan hebt.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 14 Oktober 2019 op 10.29

ik denk dat dat debet is dat de Archiefregeling niet duidelijk is. De Archiefregeling stelt alleen eisen aan papieren archieven. Mijn verwachting is dat hoofdstuk 6 van de Wet open overheid dit gaat veranderen.

Net zo als het TMLO niet of nauwelijks volledig wordt toegepast, voldoet geen een multifunctional aan Metamorfoze eisen. Ik had bij de beheersomgeving moeten nuanceren voor backlogging processen, maar dan nog denk ik dat het RMA steeds meer gaat functioneren als een eDepot.

Permalink Antwoord van Wouter Verdaas op 15 Oktober 2019 op 9.42

Dit vraagstuk zou je idealiter wel willen ondervangen in je handboek vervanging. Maar is dat praktisch gezien mogelijk?

We kunnen wel allerlei eisen stellen aan de gebruiker voor het scannen op de multifunctionals, maar dan hebben we geen zekerheid dat ze die daadwerkelijk opvolgen. (Al kan je een aantal eisen wel standaard laten instellen natuurlijk) Hier kan je dan weer een controle omheen bouwen, maar gaat dit dan wat opleveren? 

Het scannen op de multifunctionals blijft in mijn ogen een niet controleerbare omgeving. Volgens mij zit het er in de praktijk niets anders op dat DIV het aangeboden gescande document als origineel beschouwt. En dat je in het handboek vermeldt wat de standaard instellingen zijn van de multifunctionals en wat je als organisatie als richtlijnen hebt opgesteld om het gebruik van de multifunctionals te ontmoedigen. Denk hier bijvoorbeeld aan het aanbieden van het scannen van documenten als service voor de organisatie. (Dit echt uit te dragen) en hoe men fysieke stukken kan aanleveren aan het archief o.i.d.

Er zijn bedrijven die alle multifuncionals de deur uit hebben gedaan. Maar of dat nu de oplossing is?

Uiteindelijk blijft de behandelend ambtenaar verantwoordelijk voor zijn/haar informatie.