Geachte collega's,

Sinds de invoering van de nieuwe selectielijst worstelen wij met de vraag onder welk procestype het indienen van een zienswijze door een burger of bedrijf bij de gemeente valt.

Het andere geval, nl. het indienen van een zienswijze door de gemeente is wel terug te vinden onder procestype 21.

De I-navigator geeft ons ook geen duidelijkheid.

Iemand tips?

Weergaven: 332

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Het behandelen van een zienswijze is m.i. geen op zichzelf staand proces, maar hoort altijd bij het proces waarin het voorgenomen besluit is genomen waarop de zienswijze betrekking heeft. Dat kan van alles zijn, bijvoorbeeld een vergunningsproces ("toestemming verlenen").

Ik zou ze eerder als deelzaken of gerelateerde zaken zien.

Als het zienswijzen zijn op een nieuw besluit met algemene strekking, bijvoorbeeld een bestemmingsplan c.q. omgevingsplan, dan komen er vaak meerdere zienswijzen van meerdere personen. Door de zienswijzen als aparte zaken te behandelen kan de behandelaar beter bewaken welke zienswijzen er binnen zijn, waar al op geantwoord is en welke overige correspondentie rondom een zienswijze heeft plaatsgevonden.

Als het zienswijzen zijn op een beschikking, zoals een omgevingsvergunning, dan komen deze vaak van niet van de aanvrager, maar van een derde belanghebbende, bijvoorbeeld een buurman. Je hebt dan dus te maken met een andere "klant" of "initiator" en je wilt ervoor waken dat ook deze persoon goed geholpen wordt.

Op termijn zul je aan willen sluiten op MijnOverheid - Lopende Zaken. Je wilt dan geautomatiseerd aan de burger laten zien dat haar zienswijze is ontvangen en hoe het zit met de behandeling daarvan. Mogelijk willen jullie later de burger inzage willen geven in het eigen dossier via een PIP (Persoonlijke Internet Pagina). Je wilt dan alleen toegang geven tot de correspondentie van de zienswijze en niet van de hoofdzaak. Zeker niet wanneer daar persoonsgebonden informatie van anderen in staat (bijv. alle zienswijzen).

Inderdaad Marco, zo doen wij het al. Wij maken aparte zaken aan per zienswijze. De behandelend ambtenaar heeft dan de zienswijzen en het onderwerp waar het over gaat (bijvoorbeeld een bestemmingsplan) als aparte zaken in zijn werkvoorraad staan.

We hebben inmiddels besloten om dit toch maar als een apart, "eigengemaakt"  werkproces in ons DSP te laten staan, gewoonweg omdat het heel goed werkt voor onze organisatie, om dit apart te houden.

Iedereen bedankt voor de input tot dusver.

In bovenstaande antwoorden lopen twee discussies door elkaar: hoe ordenen we het proces van het registreren van zienswijzen versus hoe selecteren we de zienswijzen conform selectielijst. Marco beschrijft een oplossing voor het ordenen; Rens beschrijft hoe je de zienswijzen conform selectielijst 2017 moet waarderen...

Zienswijzen worden in de selectielijst en ook in de i-navigator niet gezien als aparte werkprocessen gezien. Ze maken namelijk onderdeel uit van een 'groter' proces, b.v. het opstellen van een bestemmingsplan. Qua bewaartermijnen en procestype dient dus gekeken te worden naar het grotere proces.

Dat het in zaaksystemen in sommige gevallen handiger is om daar aparte zaaktypen voor te creëren, is een keuze voor iedere organisatie, maar het gaat in tegen het principe van zaakgericht werken. Daarom staat het niet als apart proces in de selectielijst en ook niet in de i-Navigator.

Het indienen van een zienswijze door een gemeente is dan wel weer een apart zaaktype, omdat dit voor een gemeente een op zich staande zaak is.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2017   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden