Zijn er ook overheidsorganisaties die, om uiteenlopende redenen, NIET overstappen naar zaakgericht werken?

Weergaven: 1281

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Ik ken ze wel. Meestal na een mislukt traject. In de praktijk krijgt het beestje dan een andere naam, maar blijft in de insteek ongeveer hetzelfde. Ik ben wel benieuwd naar de achterliggende reden van je vraag...

We werkten toch altijd al zaakgericht?

Het "nieuwe" is alleen het zaakgericht archiveren (of ordenen zoals in Jean-Luc's quote).

Ik geloof zeker niet dat we altijd al zaakgericht hebben gewerkt overal. Ik ken erg veel voorbeelden van documentgericht of clientgericht werken en ook ordenen.

MGroels zei:

We werkten toch altijd al zaakgericht?

Het "nieuwe" is alleen het zaakgericht archiveren (of ordenen zoals in Jean-Luc's quote).

Sven, nog als reactie op je eerste vraag naar het waarom. ZGW wordt vaak gepresenteerd als dé oplossing, maar ik kan me zo voorstellen dat er ook andere mogelijkheden zijn die net zo goed het doel van structuur en ordening volbrengt.

ZGW draait nu al enige tijd mee, misschien is we een nieuwe 'hype'/strategie?

In het ruimtelijk domein zie je ook veel de wens om per object of locatie informatie te ordenen en te ontsluiten. Ik geloof echter niet dat in een digitale omgeving een objectgerichte, cliëntgerichte of zaakgerichte ordening elkaar hoeven uit te sluiten. Dat vraagt er wel om dat we onze ordening niet meer als een hierarchische structuur zien (reeksen, dozen, mapjes en documenten), maar als een netwerkstructuur. Dat heeft wel consequenties voor onze archiefbeheerprocessen, zoals bijvoorbeeld bij het waarderen (toekennen bewaartermijn) van informatie.

Overigens hoeft wat mij betreft niet meer álle informatie zaakgericht te worden geordend, maar moet het wel in minstens één ordening zitten. Ik vind het bijvoorbeeld prima als een document alleen aan een object-registratie zit (en daar een archiefregime aan ontleent). Het mag daarnaast ook aan een zaakgerichte ordening hangen (hetgeen ook weer consequenties heeft voor het archiefregime).

Toegegeven, het wordt er zo niet makkelijker op.

Als aanvulling, ik doel ook vooral op een nieuwe technische oplossing waar bv ook dynamische informatie meegenomen wordt. Of kan ik de momentopname dan niet meer verantwoorden?

Sorry, het is mij niet helemaal duidelijk wat je bedoelt. Kun je een voorbeeld geven?

Nadia Favié-Slaar zei:

Als aanvulling, ik doel ook vooral op een nieuwe technische oplossing waar bv ook dynamische informatie meegenomen wordt. Of kan ik de momentopname dan niet meer verantwoorden?

@ Marco, ik doel erop dat digital born documenten niet meer als statisch geheel worden gezien, maar meer uit dynamische data bestaan en ook zo opgeslagen (kunnen) worden. Dan zou ik dus het probleem moeten oplossen dat ik een momentopname moet kunnen verantwoorden (volgens de wet). Het is wellicht ver gezocht, maar ben er ergens ook benieuwd naar.

Ik snap je gedachtengang Nadia en ben het ook met je eens. Digitale 'documenten' zijn eigenlijk maar een tijdelijke representatie van gegevens en zouden in de digitale wereld niet als zodanig opgeslagen hoeven te worden. Bij voorkeur zou je dan de digitale bron(nen) willen opslaan en altijd de mogelijkheid houden om de representatieve vorm opnieuw aan te roepen.

Ik denk dat dit prima kan werken binnen een zaaksysteem als het hele proces daarin wordt behandeld, maar zodra je gaat putten uit verschillende bronnen krijg je denk ik een niet werkbare situatie en zou ik toch (voorlopig) terugvallen op het opslaan van het gegenereerde document.

Ik sluit me bij Sven aan. Data-archivering is nog steeds een ondergeschoven kindje in ons vakgebied, laat staan dat er al goede methoden zijn voor het archiveren van de wijze waarop die data gebruikt wordt voor het genereren van documenten. Ik ken ze niet in ieder geval.

 

Maar houd het ook vooral praktisch. Als je belangrijkste doel de "verantwoording" is, weet dan dat volksvertegenwoordigers en rechters het meestal een worst zal wezen hoe een document is gegenereerd. Het gaat erom wat er in dat document staat, want dat is waar rechten en plichten uit ontleend kunnen worden. Goed, in een ideale situatie kun je ieder detail reconstrueren, maar daar zit nogal een kostenplaatje aan.

Beste allemaal,

dank voor jullie praktische antwoorden, maar ook voor het meegaan in mijn gedachtegang. Ben benieuwd hoe we er op terugkijken na een aantal jaren.

Voor bepaalde doelgroepen in onze samenleving is digitale dienstverlening niet geschikt.

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/2537796:Topic:93020

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden