Laatst zag ik op Twitter voorbij komen dat de ISO-16175 is geupdatet. Ik moet bekennen dat ik deze standaard nog niet op mijn netvlies had staan, maar gelet op de volledige titel is deze wel degelijk relevant voor ons vakgebied: "ISO 16175-1:2020 Information and documentation — Processes and functional requirements for software for managing records".

 

De vernieuwde standaard bestaat overigens uit twee delen:

  • "Part 1: Functional requirements and associated guidance for any applications that manage digital records" (link)
  • "Part 2: Guidance for selecting, designing, implementing and maintaining software for managing records" (link)

 

Rondvragen op Twitter leert "off the record" dat NEN voornemens is deze standaard te vertalen om vervolgens de NEN-2082 in te trekken. Officiële communicatie hierover moet nog volgen.

 

Ondertussen is er ook al kritiek op de nieuwe standaard:

  • Waarom hanteren we niet Moreq2010? (link)
  • De nieuwe standaard (met prijskaartje) is vrijwel gelijk aan de gratis ICA-standaard uit 2008 (link)
  • De nieuwe standaard zou uitgaan van het achterhaalde idee dat alle records in een centraal systeem opgenomen moeten worden (link)

 

Dus, beste vakgenoten, wat gaan we met de hernieuwde ISO-16175 doen? Speelt dit bij jullie?

Weergaven: 728

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Informeel begreep ik dat er idd het voornemen was om de NEN2082 in te trekken, maar dat dat besluit even is opgeschort. 

1. ik denk dat een actuele(-re) norm hanteren ipv NEN2082 aantrekkelijker is. NEN2082 is uit 2008 en verwijst naar normen uit 1997, 2001, 2002, 2003 en 2004! Een nieuwe norm zou wel meer de integratie van archieffunctionaliteit in software moeten reflecteren (archiving by design). Een vertaling moet oog hebben voor gebruik in 1. andere dan Archiefwet plichtige organisaties, 2. andere informatieobjecten dan alleen documenten.

2. een internationale norm is aantrekkelijker dan een Nederlandse norm, omdat buitenlandse producten zich doorgaans niet aan Nederlandse maar wel aan internationale normen conformeren.

3. de verschillende signalen en gebrek aan duidelijkheid over NEN2082>ISO16175 is niet fijn werken op dit moment, want a. sommige organisaties en inspecteurs blijven stellig over hanteren NEN2082, b. enkele van mijn klanten zijn al langer overgestapt en c. uit NA komen signalen en adviezen over verlaten NEN norm voor ISO16175.

4. focus in onze beroepsgroep en branche zou meer moeten zijn op de inhoud van dit soort normen. Wat doe je er mee, meer dan als eis in een PvE? Er wordt te vaak vrij achteloos 'NEN2082' als harde eis aan nieuwe systemen en implementaties gesteld, terwijl organisaties in hun huidige praktijk deze norm helemaal niet naleven. Ook heb ik de indruk dat de stellers die dan deze opleggen aan Archiefwet plichtige organisaties niet altijd idee hebben van de consequenties voor software inrichting of gevolgen voor eindgebruikers. Normering werkt dan belemmerend op de keuzes in software, terwijl het beoogde gebruik vrijwel zeker heel andere eisen stelt. En dat besef is wel belangrijk, omdat teveel dure NEN2082 compliant systemen niet optimaal gebruikt worden. En op zichzelf nooit een garantie zijn geweest voor de kwaliteit van archivering in de organisatie.

Dag allen,

Even een reactie op hetgeen hierboven staat, om wat misverstanden uit de wereld proberen te helpen:

- NEN 2082 wordt wel degelijk ingetrokken, per 1-1-2021. Communicatie hierover volgt nog vanuit NEN.

- Daar waar de versies uit 2010/2011 nagenoeg gelijk waren aan de ICA standaard uit 2008, geldt dit zeker niet voor de herziene versies. Een voorbeeld: de oude delen 2 en 3 bevatten samen ongeveer 400 eisen. Deel 2 was voor applicaties die specifiek bedoeld zijn voor informatie- en archiefbeheer, deel 3 voor 'overige' applicaties met een andere primaire functie. De nieuwe deel 1 kan toegepast worden op elke applicatie, ongeacht of deze specifiek voor informatie- en archiefmanagement is bedoeld of een andere primaire functie heeft. De 400 eisen zijn daarbij teruggebracht tot 57 modeleisen, die vaak een nadere uitwerking nodig zullen hebben. Je kan stellen dat de eisen niet zonder meer te gebruiken zijn als onderdeel van een PvE.

- Het staat iedere organisatie vrij om te kiezen welke standaard zij gebruiken. Of dat dan Moreq2010 of ISO 16175, of een andere standaard, dat staat hen vrij. Over Moreq2010 kan wel gesteld worden dat zij op dit moment niet actief beheerd wordt door het DLM forum (en dus niet doorontwikkeld wordt), zij biedt op dit moment eigenlijk niet meer dan toegang tot de standaard.

- ISO 16175 gaat helemaal niet uit van een centraal systeem. Ik citeer uit paragraaf 4.3 van deel 1:

"It is not necessary for all the functional requirements presented in this document to be met by a single software application. It may be more cost effective for the requirements to be satisfied by multiple software applications that collectively work together within an organization, or across multiple organizations, to enable the conduct of business."

.........

"Before using the functional requirements, organizations should consider how to meet these requirements: through internal mechanisms within a business application itself, or by interacting with external software applications that are capable of providing the necessary records management functionality."

Dank voor de toelichting en verheldering, Wout! 

Ter informatie nog het persbericht van NEN (gepubliceerd op 7-12) over het intrekken van NEN 2082 per 1-1-2021:

https://www.nen.nl/nieuws/nieuwe-norm-met-functionele-eisen-voor-ar...

Dank!

Ik las in het persbericht het volgende: NEN-ISO 16175-1:2020 is alleen beschikbaar in het Engels. Aan een Nederlandse vertaling wordt gewerkt, deze zal naar verwachting op korte termijn beschikbaar komen.

Heeft iemand van jullie enig idee wanneer de Nederlandse vertaling beschikbaar komt? Of heb ik gewoon niet goed genoeg gezocht? Mocht dat het geval zijn, dank graag een linkje. 

Dag Ria,

NEN werkt op dit moment aan de definitieve versie van de vertaling, ik hoop dat deze nog deze zomer verschijnt.
In het najaar wordt ook nog een informatiebijeenkomst georganiseerd in het kader van het verschijnen van de vertaling.

Mvg,

Wout

Dankjewel Wout voor je reactie. Nog even wachten dus. 

Wout van der Reijden zei:

Dag Ria,

NEN werkt op dit moment aan de definitieve versie van de vertaling, ik hoop dat deze nog deze zomer verschijnt.
In het najaar wordt ook nog een informatiebijeenkomst georganiseerd in het kader van het verschijnen van de vertaling.

Mvg,

Wout

Ter info,

de Nederlandse vertaling is op 1 oktober jl. gepubliceerd:

https://www.nen.nl/nen-iso-16175-1-2020-nl-287549

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden