WhatsApp-berichten hoeven niet te worden bewaard volgens de Archiefwet.

Deze week deed de Raad van State wel een heel opmerkelijke uitspraak (Uitspraak 201905713/1/A3). WhatsApp-berichten hoeven niet te worden bewaard volgens de Archiefwet. 

 

Letterlijk staat in de tekst: 

Dat betekent niet dat het niet bewaren van sms- en WhatsApp-berichten in strijd is met de
Archiefwet. Een digitaal postvak met sms- of Whatsapp-berichten is als zodanig geen
archiefbescheid in de zin van de Archiefwet.

 

De uitspraak geeft veel verwarring. Immers op 20 maart 2019 heeft de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (RvS) een uitspraak gedaan over de vraag of de Wet openbaarheid van bestuur (Wob)1 van toepassing is op sms- en WhatsApp-berichten. De uitspraak is helder: op sms- en WhatsApp-berichten over een bestuurlijke aangelegenheid is de Wob van toepassing, ongeacht of deze berichten op de zakelijke of privé telefoon van een bestuurder of ambtenaar staan. Dit betekent dat deze voortaan bij een Wob-verzoek moeten worden betrokken. En dat bestuursorganen ervoor moeten zorgen dat er geen afbreuk kan worden gedaan aan de aanspraken op openbaarheid van documenten die aan de Wob kunnen worden ontleend.

De redenatie van deze uitspraak is: Het bewaren van digitale postvakken met sms- dan wel WhatsAppberichten impliceert het (blijven) verwerken van veel persoonsgegevens en daarvoor gelden op grond van de AVG eisen van grondslag, noodzaak en proportionaliteit.

 

De andere reden die wordt benoemd is dat Berichtenapps niet in beheer zijn van de overheid en de technische functionaliteit voor informatiebeheer binnen de berichtenapps zeer beperkt is. 

 

Verwarring alom. Er zijn zoveel Cloud toepassingen, die de overheid heeft uitbesteed. Zouden alle toepassingen van teams ook niet onder de Archiefwet vallen? 

 

Weergaven: 4164

Bijlagen:

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Onrust over nieuwe voorwaarden, maar WhatsApp zet door

https://nos.nl/artikel/2380766-onrust-over-nieuwe-voorwaarden-maar-...

Whatsapp: 5 dingen om te doen voor extra veiligheid en privacy

https://www.want.nl/whatsapp-5-tips-extra-veiligheid-privacy-ios-an...

UPDATE RAAD VAN STATE 21 OKTOBER 2020; OVER HET BEWAREN VAN EN ZOEK...


Het vervolg op de WhatsApp-uitspraak van 20 maart 2019 is daar. De Raad van State maakt in een uitspraak een aantal dingen duidelijk:

  • Na een negatieve uitspraak voor het bestuursorgaan hoeft het niet direct gevolg te geven aan die uitspraak als hoger beroep wordt aangetekend (in dit geval WhatsApp-berichten verzamelen), maar moet men wel zorgdragen voor het behouden van de documenten.
  • WhatsApp-berichten hoeven niet te worden bewaard volgens de Archiefwet. Dit zou zelfs uit de AVG volgen. In elk geval wat betreft de WhatsApp-berichten op de privételefoon.
  • Navraag bij de betrokken ambtenaren is voldoende om vastgesteld te krijgen of WhatsApp-berichten wel of niet berusten onder het bestuursorgaan.
  • Mailboxen vindt de Raad van State echt iets anders dan WhatsApp-berichten. De berichtenapps worden niet beheerd door het bestuursorgaan.
  • De stelling dat er meer documenten moeten zijn, moet concreet gemaakt worden door de verzoeker. Zeker als de verzoeker al veel informatie heeft gekregen.

Als ik op de link klik krijg ik weer die uitspraak van oktober 2020.  Of zit de up date "verborgen" in die uitspraak? 

@Conny, dat klopt, ik heb de blog van Cornelis van der Sluis geplaatst omdat hij hier nadere uitleg geeft. Er ligt een uitspraak van de RvS en tegelijkertijd worden we geacht in het kader van de Woo/nieuwe Wob meer transparantie te bieden. Kernvraag is een whatsapp een document en moeten die gearchiveerd worden? 

De Rechtbank Midden-Nederland heeft in een uitspraak van 28 november 2017 (ECLI:NL:RBMNE:2017:5979) voor het eerst geoordeeld dat ook WhatsApp- en sms-berichten onder de reikwijdte van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vallen.

De Wob is van toepassing op documenten (art. 3 lid 1 Wob). Kern van de zaak is  of WhatsApp- en sms-berichten vallen onder de definitie van ‘document’ in de zin van de Wob. Een document is volgens artikel 1 aanhef en onder a Wob ‘een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat’. De rechtbank oordeelt dat WhatsApp- en sms-berichten aan deze definitie voldoen. Hierna worden de verschillende elementen die het documentbegrip bepalen uiteengezet en wordt weergegeven hoe de rechter daarover voor WhatsApp- en sms-berichten oordeelt.

Volgens eiseres valt niet in te zien dat informatie neergelegd in de vorm van een WhatsApp- en sms-berichten anders is dan informatie neergelegd in een notitie of een e-mail. Verweerder stelt zich daarentegen op het standpunt dat het ‘chatten’ via WhatsApp de vervanger is van het (vroegere) telefoonverkeer en daarmee zijn WhatsApp- en sms-berichten niet het functioneel equivalent van een papieren stuk.

Werd in 2017 nog geneigd naar dat de WhatsApp een document is, de laatste uitspraak stelt die weer gelijk met een telefoongesprek. In de nieuwe Archiefwet wordt de term archiefbescheiden gelijkgeschakeld met de Woo/Wob te weten document. 



Yvonne Welings zei:

UPDATE RAAD VAN STATE 21 OKTOBER 2020; OVER HET BEWAREN VAN EN ZOEK...


Het vervolg op de WhatsApp-uitspraak van 20 maart 2019 is daar. De Raad van State maakt in een uitspraak een aantal dingen duidelijk:

  • Na een negatieve uitspraak voor het bestuursorgaan hoeft het niet direct gevolg te geven aan die uitspraak als hoger beroep wordt aangetekend (in dit geval WhatsApp-berichten verzamelen), maar moet men wel zorgdragen voor het behouden van de documenten.
  • WhatsApp-berichten hoeven niet te worden bewaard volgens de Archiefwet. Dit zou zelfs uit de AVG volgen. In elk geval wat betreft de WhatsApp-berichten op de privételefoon.
  • Navraag bij de betrokken ambtenaren is voldoende om vastgesteld te krijgen of WhatsApp-berichten wel of niet berusten onder het bestuursorgaan.
  • Mailboxen vindt de Raad van State echt iets anders dan WhatsApp-berichten. De berichtenapps worden niet beheerd door het bestuursorgaan.
  • De stelling dat er meer documenten moeten zijn, moet concreet gemaakt worden door de verzoeker. Zeker als de verzoeker al veel informatie heeft gekregen.

Dat is niet wat er staat. Er staat dat de berichten niet per sé bewaard hoeven te worden, of specifieker: dat het niet-bewaren niet in strijd hoeft te zijn met de archiefwet, omdat er gronden zijn om (sommige) berichten te vernietigen. Een voorbeeld daarvan is op last van de AVG. overigens opvallend dat in deze uitspraak niet gerefereerd wordt aan de selectielijst, toch hét instrument dat dit regelt. MAAR, uit wat er onder 6.2 staat blijkt dat de RvS onderschrijft dat de Minister de archiefwet heeft overtreden. Het heeft in deze echter geen (rechts)gevolgen omdat het netto resultaat is dat de documenten er niet (meer) zijn (dat is aannemelijk aldus RvS). De eerdere uitspraak wordt vernietigd maar de rechtsgevolgen blijven in stand.  

Dat de mailboxen wat anders zijn dan berichten-apps licht voor de hand, mailboxen worden geback-upt, dus een extra zoekslag moet daar altijd kunnen. Maar de uitspraak zegt dus niets over of berichten die relevant voor het werkproces zijn moeten worden veiliggesteld. dit moet wél.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2022   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden