Vraag: Wie zijn sleutelfunctionarissen bij het bewaren van e-mailboxen?

Bewaren e-mailboxen

Sinds de publicatie van de handreiking van het Rijk over het bewaren van e-mailboxen nemen veel gemeenten deze manier van werken over. Dit nieuwe bewaarbeleid draagt bij aan de transparantie van het openbaar bestuur. Daarnaast kan er beter worden verantwoord hoe de e-mailboxen worden vernietigd c.q. worden bewaard. Het is veel besproken onderwerp in de zogenaamde Strategische Informatie Overleggen (SIO's). Wel wordt de bewaartermijn van tien jaar van e-mailboxen die niet op permanent te bewaren (lees capstone) worden gezet wel als (te) lang ervaren, tien weken wordt als een meer redelijke termijn ervaren. 

Sleutelfunctionarissen

Een ander vraagstuk binnen de SIO's is wie de sleutelfiguren zijn bij gemeenten. Volgens de Handreiking van het Rijk worden de e-mails van daartoe aangewezen sleutelfuncties overgedragen. Daarnaast kunnen organisaties ook in andere situaties dan die van sleutelfuncties bepalen dat e-mail moet worden overgedragen. Informeel heb ik begrepen dat sleutelfuncties vaak verbonden zijn aan schalen vanaf 18. Dit soort schalen zijn op gemeentelijk niveau, zeker bij kleinere gemeenten, zeldzaam. Daarom worden binnen de SIO's best wat gediscussieerd wie sleutelfuncties binnen gemeenten vervullen. Het is evident dat van leden van de gemeenteraad, college, bestuurlijke commissies en Rekenkamer, de gemeentesecretaris, de concerndirectie en de raadsgriffier e-mailboxen bewaard worden. 

Vraag: Wie zijn de andere sleutelfunctionarissen binnen een gemeentelijke organisatie? 

Weergaven: 739

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Belangrijk en actueel onderwerp! Er is veel belangstelling voor mailbox archivering. Al komt het met tal van bezwaren en beperkingen. Ik schreef daar onlangs  een stukje over. ik heb een paar vragen:

1. Ik ben benieuwd naar argumenten voor die voorgestelde generieke bewaartermijn van 10 weken voor zgn. 'niet sleutelfiguren' want ik hoor van klanten vaak juist toch die lange termijn van 10 jaar terug.

2. Gezien de verschillen grote vs kleine gemeenten lijkt me dat schaal van de functie niet bepalend kan zijn, maar wel rol. Ik mis dan in de opsomming het management onder de gemeentesecretaris. Of tellen die niet mee?

2B. Het zou goed zijn wanneer er meer consensus kon groeien over een norm voor 'sleutelfiguren' dan kan dat als een soort norm gaan gelden voor verschillende typen overheidsorganisaties. Is er een plek om dat te delen?

2C. Voor organisaties die met Microsoft Exchange Online en Microsoft 365 werken: je kan al bewaartermijnen aanmaken om 1. op item niveau te archiveren (retention labels) of 2. op mailbox niveau (retention policies). Omdat de groep van (niet-)sleutelfiguren zal fluctueren zou het natuurlijk mooi zijn als de toekenning van een retention policy aan een mailbox niet statisch was maar afhankelijk van iemands rol en positie. Met een nieuwe functionaliteit (goeie uitleg in deze blog: 'adaptive scopes') kan je straks tegemoet komen aan dergelijke fluctuaties.

Dank Eric voor het meedenken!!!!

1. Het zou goed zijn wanneer er duidelijkheid komt over de bewaartermijn vanuit de VNG, ik heb goede hoop dat die komt. 

2. Gemeentesecretaris is genoemd.

2.B. Eens, vandaar mijn oproep. 

2C. Dank voor de aanvullende info. 

Dank voor de toelichting Yvonne. Voor mijn duidelijkheid nog bij 2.: het niveau "management team" van een gemeente is dus het niveau waarover de discussie - of ze bij sleutelfiguren horen of niet -  gaat?

Verder: wat betreft mailbox archivering met de Capstone methode krijg ik van informatiebeheerders en archivarissen vaak terug dat het 'problematisch' is en niet zal gaan ivm privacy van berichten en de mogelijkheid om er toch nog in te verwijderen voor de eigenaar (zie ook mijn artikel). Betekent mailbox archivering voor organisaties die dat WEL (gaan) implementeren dan dat men die problematiek terzijde schuift, of zijn daar oplossingen gevonden om 'geschoonde' boxen te bewaren?

Mijn kwartje in het zakje doen: gemeentearchivaris, CISO of de FG? Of andere "speciaal" benoemde personen. Ik zou namelijk verder denken dan alleen maar burgemeester, wethouders en MT-leden.

Jan-Jaap

Toch voelt het integraal bewaren van mailboxen van sleutelfunctionarissen als een lapmiddel voor het te gering besef om “bedrijfsinformatie” vanuit andere belangen (o.a.verantwoording, reconstructie, bewijsvoering) op juiste wijze vast te leggen. Wat voor voorbeeld geeft dit aan andere medewerkers, geen sleutelfunctionarissen, in de organisatie? Contextuele informatie is toch essentieel bij het interpreteren van informatie! Dit neemt alleen maar toe naar mate de tijd verstrijkt.

Het is wachten op de handreiking waarin wordt aangegeven om Google drives/netwerkschijven van bepaalde medewerkers ook maar integraal te bewaren….  

Bert, denk je dat het haalbaar is om elk document, mail, whatsapp te bewaren of verantwoord te vernietigen zoals in de Archiefwet wordt omschreven als ongeacht de vorm? Ik denk dat dat gewoon niet realistisch is. Mijn verwachting is dat deze aanpak wat meer realistisch is. 

Yvonne, ben het met je eens dat het niet realistisch is, maar is voor nu wel het kader zoals genoemd in de Archiefwetgeving. Is dat kader niet meer realistisch, dan pleit ik voor aanpassing van dat kader aan de ontwikkelingen. Nu levert dat een spagaat op tussen de bestaande kaders versus praktijk dat snap weer duidelijk wordt in de 2-jaarlijkse verantwoording aan de toezichthouders.

Yvonne Welings zei:

Bert, denk je dat het haalbaar is om elk document, mail, whatsapp te bewaren of verantwoord te vernietigen zoals in de Archiefwet wordt omschreven als ongeacht de vorm? Ik denk dat dat gewoon niet realistisch is. Mijn verwachting is dat deze aanpak wat meer realistisch is. 

Bert, hierbij een filmpje over het risicogericht toezicht: http://www.breednetwerk.nl/video/archief-kpi-s

Het is jammer dat in tegenstelling tot Vlaanderen niet een vakgebied vormen en meer samenwerken. 

ik neem deel over de nieuwe manier van vernietigen met API, ik citeer uit een  recent document:

Deze inrichting weerspiegelt de gemeentelijke praktijk. Daarin wordt over het algemeen slechts in een beperkt aantal applicaties opgeslagen informatie volgens Archiefwettelijke eisen beheerd – en vernietigd.

 

Deze praktijk sluit echter niet goed aan bij de Archiefwet zelf. Volgens deze wet (1995) zijn overheden verplicht “onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.” Archiefbescheiden zijn “bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten.” Dit betekent dat álle, dus niet alleen binnen een ‘Archiefregistratiecomponent’ opgeslagen informatieobjecten beheerd en vernietigd moeten kunnen worden.

Kunnen we hier niet op sturen? Nu hebben mijn collega's en ik allemaal outlook tot onze beschikking. Als we dat nu eens zouden de-instaleren en bepalen dat we alleen nog maar vanuit de vakapplicatie, "social"-intranet of zaaksysteem mails versturen. Stimuleren op het gebruik van die kanalen waar je de meeste grip op hebt.



Yvonne Welings zei:

Bert, denk je dat het haalbaar is om elk document, mail, whatsapp te bewaren of verantwoord te vernietigen zoals in de Archiefwet wordt omschreven als ongeacht de vorm? Ik denk dat dat gewoon niet realistisch is. Mijn verwachting is dat deze aanpak wat meer realistisch is. 

Voor het bepalen wat sleutelfuncties zijn is het van belang om in inzicht te hebben in de kerntaken van de organisatie en te weten waar zich informatieknooppunten bevinden. De handleiding van Rijksoverheid doet een suggestie hoe je te werk kunt gaan om tot het benoemen van sleutelfuncties te komen. Inzicht verwerven is de eerste stap.

dankjewel Els. Gemeenten verschillen wat omvang betreft wel van elkaar. Er zit echt een verschil tussen grote en kleine gemeenten. Toch wat taken en bevoegdheden zijn er grote overeenkomsten. Ik ben benieuwd of iemand al concrete kennis heeft opgedaan en die ervaring wil delen. 

Vorig jaar heb ik onderzoek gedaan naar e-mailarchivering volgens de Capstone-methodiek bij de Gemeente Schiedam. Onderdeel van dit onderzoek was om te zien of een filtering op basis van woorden mogelijk is. Momenteel wordt een advies geschreven hoe hiermee verder te gaan. Voor wie geïnteresseerd is voeg ik het rapport bij.
Rapport e-mailarchivering gemeente Schiedam

Yvonne Welings zei:

dankjewel Els. Gemeenten verschillen wat omvang betreft wel van elkaar. Er zit echt een verschil tussen grote en kleine gemeenten. Toch wat taken en bevoegdheden zijn er grote overeenkomsten. Ik ben benieuwd of iemand al concrete kennis heeft opgedaan en die ervaring wil delen. 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden