Ik vraag me af of een vervangingsbesluit en alle vervangingsmaatregelen nodig zijn voor vervanging van stukken die tot de historische collectie behoren. Stukken die dus niet onderdeel zijn, zijn geweest van de taakuitvoering van het orgaan, gemeente in dit geval, maar die puur als onderdeel van de historische atlas worden bewaard in de archiefbewaarplaats.

Vallen bijv. een videocollectie, foto's die puur als historische collectie bewaard worden onder het regime van een formeel vervangingsbesluit? Dit los van de mogelijkheid die artikel 14 van de Archiefregeling geeft om tijdig gegevens uit voorzorg op andere dragers over te zetten.

Het is zo maar een vraag die in me op kwam. alvast bedankt voor een eventueel uitsluitend antwoord.

Weergaven: 119

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

John,

Alleen voor archiefbescheiden zoals bedoeld in artikel 1 onder c. van de Archiefwet 1995 geldt dat er een vervangingsbesluit moet komen. Praktisch gesproken: alle bescheiden die formeel in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen zijn archiefbescheiden. Dat kunnen ook bescheiden zijn die niet voortkomen uit enige taak van de gemeente. Een videocollectie, foto's, ja, die kunnen dus archiefbescheiden zijn, ook als zij niet voortkomen uit een gemeentelijke taak, onderdeel zijn van het archief van de gemeente.

Zoek goed uit wat de herkomst is van de bescheiden die geen onderdeel van het archief van de gemeente (of van het archief van een ander overheidsorgaan dat in de gemeentelijke archiefbewaarplaats berust) zouden zijn. Als zij niet voortkomen uit een overheidstaak, geen archief van de gemeente of andere overheid zijn maar echt van particuliere herkomst, zijn ze vaak op basis van een overeenkomst in de archiefbewaarplaats opgenomen. Ik zou dan de betreffende overeenkomsten er ook even bij zoeken om te zien wat er over het eigendom en de rechten wordt gezegd. Andersmans eigendom vervangen lijkt me geen goed idee zonder overeenstemming met de eigenaar. 

Maar voor alles geldt: formeel opgenomen in de archiefbewaarplaats betekent dat de bepalingen van de Archiefwet 1995 van toepassing zijn.

Aike,

Bedankt voor je antwoord. De bescheiden die ik bedoel zijn lastig te vatten onder die genoemd in het door jouw bedoelde artikel 1 c. Archiefwet. Hoewel onder item 3. eigenlijk alles als restcategorie gevangen wordt. Volgens mij een beetje een gemis om duidelijk te duiden wat nu archiefbescheiden zijn. Te pas en te onpas kan men op die manier ieder stuk als archiefstuk gaan aanduiden. Kan nooit de bedoeling zijn (geweest).

Veel stukken, niet horende bij de taakuitvoering, zijn juist zonder overeenkomst van degene die het aangeleverd heeft in een depot terechtgekomen. Het zijn "losse" incidentele stukken, foto's. cd's, kortom van alles wat dat in de loop der jaren in een archief is terechtgekomen zonder dat iemand nog weet waar het vanaf komt, wat het is, etc. Dit geldt vooral kleinere gemeentearchieven, in het verleden of nog steeds nooit aangesloten bij een regionale archiefinstelling.

De stelling "formeel opgenomen (wat is formeel hier?) in de archiefbewaarplaats betekent dat de bepalingen van de Archiefwet van toepassing zijn" zal voor heel wat archieven onwerkbaar, onrealistisch zijn. Je gaat niet uit van het wezen van het stuk zelf maar van het gegeven dat het in het depot staat. Het is een wat gekunstelde constructie, ad random toegepast naar gelang de persoon die een stuk in het depot plaatst.

  

Misschien vergis ik me, maar wil je de genoemde bestanden niet liever vernietigen?

Nee hoor. Ik wil graag duidelijkheid in gehanteerde begrippen, toe te passen procedures, etc. Dit voor bijv. het bepalen wat nu archiefstukken zijn in de zin van de wet en welke als een collectie documentatie is te bestempelen. Het enkele feit dat ze ooit in de archiefbewaarplaats zijn geplaatst en het daarom archiefstukken zijn vind ik wat mager en volgens mij nooit de bedoeling van de wetgever geweest.  

Antwoorden op discussie

RSS

© 2017   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden