Met één van mijn opdrachtgevers had ik een discussie over het uitfaseren van een systeem met daarin digitale archiefstukken. Nadat alle informatie veilig was gesteld is de opdracht gegeven aan ICT om het systeem zelf (met natuurlijk nog wat 'restjes' informatie) ook te vernietigen.

Als reactie krijgen wij de wedervraag: maar wat dan allemaal?

Bij navraag bleek het systeem al aardig jaren te draaien en in de tussentijd zijn er backups gemaakt op harde schijven, tapes, diskettes, etc. Zijn er uitwijkomgevingen, oude testomgevingen en wie weet wat nog meer.

Zonder een probleem te maken van iets wat wellicht geen probleem is: wie is hier ook weleens tegenaan gelopen? Is er een soort van checklist? Is het ook opgenomen in de verklaring van vernietiging?

Ben erg benieuwd of dit een uniek iets is of een probleem wat vaker voor komt en waarvoor wellicht al mooie oplossingen zijn bedacht!

Weergaven: 537

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Zou, voordat we de regels met betrekking tot vervanging en migratie in acht nemen en hiertoe overgaan niet de eerste vraag niet moeten zijn wat voor gegevens deze back-ups bevatten, welke bewaartermijnen er volgens een goedgekeurde en van toepassing zijnde selectielijst  voor gelden en welk toekomstig gebruik ervan valt te verwachten .. Als dan vervolgens blijkt dat deze langer raadpleegbaar moeten blijven, niet al vernietigd hadden moeten worden én er geen andere toereikende methode is om ze te raadplegen is het pas zinvol om tot conversie of migratie over te gaan volgens de daarvoor bestaande regels. Zie link Yvonne

Eens René, maar dat stuk is al geregeld. Het gaat nu puur om waar zou die (digitale) informatie allemaal nog te kunnen zijn...

Ik neem aan dat de ICT-afdeling weet op welke server(s) het systeem in productie draait. Voor wat betreft backup-tapes en -diskettes, hoop ik dat zij ook weten hoe vaak en waarvan er back-ups worden gemaakt en waar die dan worden opgeslagen. Als zij nog ergens een bak met diskettes en tapes hebben van een paar jaar oud, dan kan daar de fik in (lekker praktisch). Zo ver wil je immers niet terugrollen.

 

Je kunt overigens ook afspreken en vastleggen dat wanneer er een back-up terug geplaatst wordt, de vernietiging nogmaals volgens dezelfde procedure uitgevoerd moet worden. Ik weet het, dat is niet helemaal volgens de Archiefwet, maar het is wel realistisch uitvoerbaar.

Zie ook deze bijdrage over de vernietiging van digitale documenten
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/vernietigen-van-digitale-do...

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden