Verzegelen van documenten, hoe doe je dat in het digitale tijdperk ?

Richtlijnen van BZK

BZK heeft een aantal jaren geleden de handreiking burgmeesters gepubliceerd over hoe om te gaan met benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid.

Daar zijn ook heel heldere richtlijnen opgenomen over archivering.

pdf (overheid.nl)

11.3.2 Archivering De afhechting van de werkzaamheden heeft ook betrekking op een goede manier van omgaan met stukken. De voorzitter en secretaris van de vertrouwenscommissie dragen er zorg voor dat alle stukken die de vertrouwenscommissie onder zich heeft onverwijld worden gearchiveerd. Dit conform de eisen die de Archiefwet hieraan stelt, zoals gebruik van een verzegelde enveloppe met ‘geheim’ erop en een verklaring van overbrenging naar een goedgekeurde archiefbewaarplaats. De overgebrachte documenten blijven 75 jaar niet-openbaar. De leden, plaatsvervangend secretaris en eventuele adviseur van de vertrouwenscommissie zorgen dat alle stukken waarover zij zelf beschikken in het kader van de benoemingsprocedure worden vernietigd.

Mijn waarneming is dat het aspect archivering in deze handreiking niet echt bekend is bij gemeenten. 

Eisen aan archivering

En als de handreiking wel bekend is, hoe doe je dat dan precies? Eisen aan archivering zijn heel duidelijk, een verzegelde enveloppe met hierop geheim. Misschien dat oudere werknemers bij gemeenten of restauratoren bij archiefdiensten nog weten hoe er verzegeld moet worden. Maar de meeste lak en zegelstempels zijn op gemeentehuizen verdwenen.

De vraag is eenvoudig, hoe doe jij dat als gemeente. Tips zijn welkom.

Weergaven: 380

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Je wil dus zeggen dat de stukken meestal door de vertrouwenscommissie worden vernietigd zonder dat ze zijn overgebracht? 

Wat betreft het verzegelen van digitale documenten dit zegt wikipedia:

" A qualified electronic seal is an electronic seal that is compliant to EU Regulation No 910/2014 (eIDAS Regulation) for electronic transactions within the internal European market.[2][6][7] It enables to verify the issuer of a document over long periods of time. Qualified electronic seals can be considered as digital equivalent to seals of legal entities on paper. According to the eIDAS regulation, a qualified electronic seal must be created by a qualified electronic device and based on a qualified certificate for electronic seal.[2][8]

Digitale documenten zul je dus op de een of andere manier moeten zien te versleutelen. Maar iedere versleuteling valt te verbreken. Dus zul je in dit geval misschien wel vast willen houden aan papier. Daarvan is inmiddels na eeuwen van gebruik wel duidelijk dat het met de authenticiteit en integriteit wel snor zit.

Goede opmerking, je hebt idd geen controle welke documenten er tijdens het proces zijn vernietigd en papier lijkt mij ook het meest recht te doen aan de authenticiteit. 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden