Visie van Plasterk

In de visiebrief digitale overheid van Minister Plasterk van mei 2013 werd benadrukt dat de I-samenleving in ontwikkeling is. Alle dienstverleningsprocessen hadden in 2017 digitaal moeten verlopen. Een dergelijke uitspraak heeft veel gevolgen, technisch, organisatorisch (privacy/informatiebeveiliging) en financieel. In deze blog vraag ik aandacht voor de uitwerking van de visie van Plasterk tot de digitale dienstverlening van archiefdiensten.

Archiefwet 1918, 1962 en 1995: Documentenstelsel

De laatste echte herziening van de Archiefwet dateert uit 1995. In die tijd werd er nog nauwelijks gebruik gemaakt van internet en e-mails. De archiefwet is een documentenstelsel, de documenten kunnen worden geraadpleegd in een studiezaal. Dat principe zien we terug in hoe de archiefwet is vertaald in de uitvoeringswet AVG; raadplegen. Met raadplegen wordt uitdrukkelijk niet het actief publiceren op een website bedoeld. We zien dat principe terug in de recente uitspraken.

Digitalisering bij archiefdiensten

Hoe regel je de toegang tot de informatie bij archiefdiensten, in een studiezaal of via een website of een combinatie van beiden. De tendens bij archiefdiensten is de laatste tien jaar om zo veel mogelijk bestanden via de website ter beschikking te stellen. Omdat deze dienstverlening zo'n succes is, worden studiezalen op steeds meer dagdelen gesloten. Het is logisch wanneer er zwaarwegende privacy argumenten zijn zoals een strafveroordeling dat die niet wordt gepubliceerd op een website. maar vrijwel elk archiefstuk bevat wel een persoonsnaam.

In die zin zijn er parallellen te zien bij de uitgevoerde impact analyse WOO.</p>

De uitvoering van de archiefwet in combinatie met de uitvoeringswet AVG anno 2018 schuurt in dit digitale tijdperk. Dat schuren beperkt zich niet alleen tot de Archiefwet, je ziet dat bijvoorbeeld ook in relatie met andere wetten (jeugdwet, BAG). Bij die taakvelden wordt gewerkt aan herstel, waarom niet aan de Archiefwet?

We willen toch niet elk jaar een op slotdag gaan vieren in plaats van een openbaarheid dag? Wanneer er niets gebeurt op herstel van de Archiefwet 1995, is dit een uiterst somber scenario.

Weergaven: 626

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Bijt de AVG niet ook met de DUTO richtlijnen?

DUTO gaat uit van toegankelijkheid by design: overheidsinformatie is bij voorkeur duurzaam toegankelijk vanaf het moment dat het ontstaat; dan hebben de meeste gebruikers er profijt van. Bovendien is het bij digitale informatie - anders dan bij papier - lastig om achteraf de juiste maatregelen te nemen. DUTO richt zich daarom op het ontwerp van werkprocessen en applicaties.

Dat is een goede opmerking, dankjewel. Hoewel DUTO nu nog alleen voor de Rijksoverheid geldt, zal deze norm wel ons voorland worden.

Bij het digitaliseren van archiefstukken is dit een extra aandachtspunt. Maar het is vaak een kwestie van goed nadenken. Bij vergunningen zitten de persoonsnamen, bijna, altijd in de vergunning en de aanvraag. Maar niet in de bijlagen/tekeningen. De informatiebehoefte richt zich juist op de bijlagen. Zorg dat deze digitaal herkenbaar zijn en dat uit te sluiten van presentatie op het net. Ze zijn op grond van de archiefwet wel digitaal op te vragen. (Natuurlijk zijn er ook nog de auteursrechten maar daar gaat het hier niet om.)

Is in redelijkheid te verwachten dat de persoon nog in leven is? Een document van vóór 1928 waarvan te verwachten is dat de persoon toen 20 jaar of ouder was? Kun je vrijgeven na 2008 (of zelfs eerder) etc.

We hoeven echt niet te verwachten dat we van alle papieren stukken de namen moeten verwijderen. Lastig is vaak de namen in beschrijvingen van de inventarissen. Die staan niet apart waarbij de gehele beschrijving niet meer op internet mag.

Meer bewust omgaan met persoonsgegevens maar dat moest ook al vóór de AVG. In de studiezaal mag veel maar zomaar op internet was altijd al een aandachtspunt van goed archiefbeheer.

Uiteraard moet op grond van de Wbp zorgvuldig omgegaan worden met persoonsnamen. Waar mijn punt van zorg ligt met betrekking tot de toekomst van het archiefwezen zijn:

  • Overbrenging naar een archiefbewaarplaats is nu gekoppeld aan het begrip openbaarheid. In het digitale tijdperk lijkt dit steeds meer een anachronisme te worden.
  • Er zijn vrijstellingen met betrekking tot de AVG en Archiefwet maar die richten zich vooral op een fysieke dienstverlening van (digitale) archiefbescheiden.

Gisteren tijdens de managementbijeenkomst van BRAIN/KVAN kwam het discussiepunt van 110 jaar weer naar voren, blijkbaar is er daar geen consensus over.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden