Toekomstig toezicht op informatiebeheer (1): hoe het was en is

Hoe het was en is

In de huidige Archiefwet kennen we verschillende regimes met  betrekking tot toezicht op archieven. Formeel kennen we bij lagere overheden (provincies, gemeenten, waterschappen) alleen horizontaal toezicht op de archieven (documenten in de nieuwe Archiefwet), die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Dat zijn documenten jonger dan 20 jaar. Veelal gebeurt dat toezicht bij gemeenten en waterschappen in de vorm van zogenaamde KPI verslagen, die een of een keer in de twee jaar door gemeentearchivarissen en archiefinspecteurs worden opgesteld. De frequentie is bepaald in de archiefverordening. Deze KPI verslagen dienen in de eerste plaats ter verantwoording van het college aan de Raad en in de tweede plaats functioneren ze in de verantwoordingscyclus van gemeenten aan provincies. De Wet  revitalisering generiek toezicht (RGT) uit 2013 heeft de werking van de horizontale verantwoording versterkt. 

Door een lacune in de Archiefwet kennen we geen verticaal toezicht op provincies vanuit BZK, bij andere taakgebieden gebeurt dat wel. De provinciewet biedt daar overigens wel ruimte toe. Alleen op rijksniveau bestaat geen verticaal toezicht.  

Tot 1 oktober 2012

  • Basis toezicht: Archiefwet;
  • Inspectiebezoeken door provincie;
  • Wettelijk proactief optreden provincie, goedkeuringen vooraf;
  • Sanctie Archiefwet: Bestuursdwang mogelijk volgens regels Awb.

Vanaf 1 oktober 2012

  • Basis toezicht: Gemeentewet;
  • Gemeente/waterschap levert info aan provincie;
  • Achteraf ingrijpen provincie via interventieladder (7 treden);
  • Sancties Gemeentewet: Schorsen/vernietigen en in de plaats treden bij taakverwaarlozing.

De VNG heeft destijds in 2013 een handreiking opgesteld. Het was sinds die tijd zoeken bij gemeenten en provincies naar de juiste balans en verhoudingen: wie doet wat? Waar gemeenten vanaf 2013 zich zo veel mogelijk hebben geüniformeerd, zie je op provinciaal niveau dat die slag daar nog steeds niet is gemaakt om het verticale toezicht vorm te geven. De ene provincie doet niets aan toezicht, de andere heeft het sinds 2013 geïntensiveerd, allemaal met een eigen invulling. 

Daarnaast zien we een tendens dat de verticale toezichtlasten bij gemeenten de laatste jaren zijn toegenomen dat terwijl juist de wet RGT beoogde dat die lasten hadden moeten afnemen. 

Actieplan Agenda Toekomst van het Toezicht (ATT)

Het Ministerie van BZK is een programma gestart om de toekomst van het toezicht verder vorm te geven. Een van de onderdelen is de Archiefwet. Naast compliance wordt vooral gekeken naar de risico"s.

  • Het uitgangspunt dat toezichtontvangers primair zelf verantwoordelijk zijn voor het signaleren, analyseren en beheersen van hun risico’s betekent impliciet dat de toezichthouder zich terughoudend dient op te stellen;
  • Versterken verbinden horizontale controle door de gemeenteraad;
  • Hoe sluit het verticaal toezicht daar op aan?
  • Beter voeren dialoog;
  • Beter leren via toezicht;
  • Uniformeren uitvoering toezicht (geen verschillende provinciale beleidskaders);
  • Toezichthouder richt zich op gedeelde risico’s.

Komende tijd wil ik in blogs wat meer gaan duiden over dit nieuwe risicogerichte toezicht, heb je tips deel ze. 

Weergaven: 363

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Een paar opmerkingen: er is nergens vastgelegd dat de gemeentearchivaris een KPI verslag opstelt. Het verslag is vormvrij en gemeenten kunnen er ook voor kiezen om los van het verslag van de gemeentearchivaris de raad te informeren. Velen doen dat ook en meestal tot ergernis van de gemeentearchivaris die meent dat het zijn taak is (wat dus niet zo is).  

Net als bij provincies is er ook bij archivarissen een gebrek aan uniformiteit in het toezicht. Als je net als ik in verschillende regio's hebt gewerkt, dan blijkt dat het afhankelijk is van de persoon die je voor je hebt hoe de normen worden geïnterpreteerd. Soms heb je geluk en kom je rekkelijken tegen, maar het archivarissenvolk bestaat meestal uit preciezen, soms wel tot drie cijfers achter de komma.

Ik denk dat het ook pijnlijk duidelijk is geworden dat er na ruim zeven jaar nog steeds naar de vorm wordt gezocht (vandaar een actieplan om het toezicht verder vorm te geven). Als je als horizontaal toezichthouder bij een gemeente risico's benoemt en de portefeuillehouder laat je de groene bolletjes van de provincie zien, dan kan je toch helemaal niets beginnen? 

En een toezichthouder die geen sancties kan opleggen, hoe effectief is dat? Er wordt in een brief 'aandacht' gevraagd en de hoop is gevestigd op de Raad, die zich in principe nooit bemoeit met de bedrijfsvoering, anders dan de begroting. 

Als je het hebt over een nodeloos complex en uiterst inefficiënt systeem, dan heb je er hier een te pakken. Bij de gemeente waar ik in 2012 werkte noemden we het altijd 'revitalisering dood paard' en nu komt er een 'actieplan...' tja, hoe zullen we het noemen? 

Als je dit eens zou beoordelen op doelmatigheid, dan is het snel einde oefening. 

Er zijn inderdaad grote kwaliteitsverschillen, dat zie ik ook. In Noord-Brabant is bij elke gemeente een archivaris benoemd, bij de wijziging Archiefwet2021 wordt de aanwijzing verplicht voor alle gemeenten en alle gemeenschappelijke regelingen. 
Toch denk ik dat met de handreiking die in 2012/2013 voor het eerst een uniform kader is geboden. Verschillende zaken zijn verouderd, in een van de komende blogs zal

ik daar verder op ingaan. Het model Basis verslag dat ik in 2012 heb opgesteld, zie ik nog steeds in allerlei varianten terug.

Wat in mijn optiek sterk ontbreekt verdere professionalisering en een gemeenschappelijk uitgangspunt. Moet je op archiefruimte blijven richten, is dat nu echt een risico? BZK heeft de provincies in ieder geval

opgeroepeb tijdens de laatste bijeenkomst in januari te gaan uniformeren. Daar was ik blij mee en je begrijpt ongetwijfeld waarom. 

ik ben het niet eens met de doelmatigheid als ik kijk naar onze praktijk. 

Yvonne, ben je van mening dat de kwaliteit van de informatiehuishouding beter is als er een archivaris is benoemd? De helft van Nederland heeft dat niet en volgens mij is dat nooit een probleem geweest. Het is natuurlijk lastig te vergelijken. Overigens denk ik dat het met het verplicht stellen van een archivaris erop neer komt dat een informatiemanager of hoofd DIV die taak erbij krijgt. Je ziet ook deze beweging:

https://www.pzc.nl/zeeuws-vlaanderen/gemeentearchief-hulst-wordt-in...

Uniformeren ben ik het helemaal mee eens. Eenduidig toetsbare normen lijkt me ook noodzakelijk. Waar je nu met instrumenten zoals RODIN te maken hebt, waarin 'normen' staan zoals: heb je voldoende personeel, voldoende middelen, is de serverruimte adequaat ingericht, etc., maar je stelt geen norm voor 'voldoende' of 'adequaat', dan blijf je afhankelijk van de interpretatie van de persoon die je tegenover je hebt. 

Ik vind het overigens erg vermakelijk dat er na zoveel jaren een actieplan komt om het toezicht verder vorm te geven. Dat is veelzeggend hoor.

Wat ik ervan vind, is eigenlijk niet zo van belang, het komt in de wet te staan. Ik ben het met je eens dat er wsl.een splitsing komt. wat ook gewoon ontbreekt bij toezicht is het zogenaamde fairnessonderzoek, ik zal hier nog eens later op ingaan evenals het ontbreken van heldere criteria die vooraf bekend moeten zijn.

Als toevoeging, lees net dat Marcel Korving directeur wordt van het West-Brabantse archief. Het is wat voor keuze je maakt, kies je pr/erfgoed of toch voor aansluiting bedrijfsprocessen. 

Ik ben eigenlijk wel geïnteresseerd in je mening.


Yvonne Welings zei:

Wat ik ervan vind, is eigenlijk niet zo van belang, 

Mijn opvatting is dat je keuzes moet maken, maar dat het moeilijk is en nog moeilijker wordt om beide taakvelden goed te bedienen zeker voor kleine diensten. Gesprekspartner blijven en zijn ook op bestuurlijk niveau is een kwestie van hard werken en ambitie hebben en jezelf durven blijven ontwikkelen (niet stil staan),

Wat ik ook soms zie is dat informatiemanagers die overstappen naar de archiefwereld een tijdje een informatievoorsprong hebben, maar dat die voorsprong  ook weer verdwijnt.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden