Beste collega’s,

Bij de gemeente Den Haag zijn we bezig met een project om het bouwvergunningenarchief te digitaliseren op Metamorfozekwaliteitsniveau. Vervanging en overbrenging naar het Haags Gemeentearchief vallen ook onder het project.

Momenteel zijn we bezig om het metadataschema te maken. Hierbij lopen we nu tegen een aantal dingen aan.  Zijn er hier collega’s die ervaring hebben met een TMLO-inrichting van een bouwvergunningenarchief? We willen de aggregatieniveaus Dossier, Archiefstuk en Document graag aanhouden, maar in dit archief zijn er meerdere lagen dossiers:

Het initiële dossier is vaak een heel bouwblok (met soms tientallen, soms wel honderden adressen; we denken dat dit binnen een e-depot ook problemen gaat opleveren). Hierbinnen zijn, naast het dossier over het hele bouwblok, ook objectdossiers per huisnummer te onderscheiden, met daarbinnen diverse zaakjes (bouwvergunningen, adviezen, voortgang). In die zaakdossiers zitten vervolgens ook nog eens tabbladen (‘tekeningen’, ‘berekeningen’).

Al deze documenten zitten samen in één ‘dossier’ en dit uit elkaar trekken lijkt me niet echt wenselijk, dan creëer je eigenlijk weer een hele nieuwe ordening. Probleem is alleen wel dat aan het initiële dossier adresgegevens hangen en aan de zaakdossiers vervolgens weer andere adresgegevens.

Zijn er collega’s die hier al ervaring mee hebben en die willen delen?

Weergaven: 196

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Ik zal je vraag doorzetten naar Mathe van der Velden van het Regionaal Archief Tilburg. Tot nu toe hebben we niet te maken gehad met verzameldossiers.

Het RA Tilburg heeft voor Geertruidenberg haar bouwdossiers ingelezen in het e-Depot. Per besluit dat de gemeente heeft genomen, is een apart dossier aangelegd waarin alle relevante documenten zijn opgenomen. Dus als voor een bepaald adres meerdere bouwvergunningen zijn afgegeven, zijn er ook meerdere dossiers aangeleverd.In een dossiers komen meerdere documenten voor. Bij het scannen is er voor gekozen om het resultaat in drie soorten bestanden aan te leveren: 1) aanvraag en besluit, 2) tekeningen en 3) overige documenten.

In TMLO termen zijn er vier niveaus:

1. Archief

2. Dossier: Beschrijving van de gemeenschappelijke kenmerken van de bij een bepaald besluit horende documenten, zoals de vergunningsdatum en de locatie

3. Record: Beschrijving van een document uit het dossier

4. Bestand: Beschrijving van het fysieke bestand, zoals een bestandsnaam en de grootte.

Niveaus 2 t/m 4 hebben daarnaast een relatie met het bovenliggende niveau, bijvoorbeeld bij een record staat het dossier opgenomen waartoe het record hoort.

Voor het opnemen van meerdere adressen in een dossier, kun je in TMLO-rubriek 9.2 meerdere individuele adressen opnemen. Dit element is herhaalbaar.

De zaakdossiers kun je aan het initiële zaakdossier relateren via TMLO-rubriek 15. Objectdossiers heb je feitelijk niet, aangezien dit de selectie van alle zaakdossiers van een bepaald adres (= object) is. Op zich is het leggen van de relatie tussen dossiers overbodig omdat je de zaakdossiers ook kunt selecteren op het adres.

Als ik het goed begrijp gaat het om een bouwvergunning voor het complex met meerdere woon-/adreseenheden (1 op meer) in gelijktijdige combinatie met afzonderlijke bouwergunningen per adres (1:1)?

Hoe heb je deze nu dan gemetadateerd in je digitale toegang zonder dat dit een probleem is voor de toegankelijkheid?

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden