BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Rol en verantwoordelijkheid DIV volgens de Baseline
In de Baseline informatiehuishouding gemeenten, Deel 2b: Documentaire informatievoorziening en (digitaal) zaakgericht werken, wordt gesproken over de taken van DIV:
P.17
Documentaire informatievoorziening omvat in de gemeentelijke bestuurslaag het volgende:
1. Het binnen de context van lopende werkzaamheden, zoals het behandelen van een zaak, vastleggen, ordenen, beheren, bewaren en ontsluiten van voor die werkzaamheden relevante informatie opdat deze informatie beschikbaar is en gebruikt/hergebruikt kan worden voor de uitvoering van deze werkzaamheden. Doel is ondersteunen van het werkproces.
Ok, maar dat lijkt tegengesproken te worden door de volgende passage:
P.25
6. Rollen
d. De behandelend ambtenaar is tijdens de behandeling van een zaak verantwoordelijk voor de inhoud van het bijbehorende zaakdossier. Hij/zij draagt er zorg voor dat het zaakdossier tijdens de behandeling van een zaak tot en met het moment van afsluiten van een zaak en het overdragen van het dossier, actueel is en op orde zoals in de voorgaande richtlijnen beschreven.
Als de behandelend ambtenaar verantwoordelijk is voor de inhoud, dan moet hij toch zelf vastleggen? Maar op p.17 staat dat DIV moet vastleggen en ondersteunen van het werkproces.
P.44
5.4 Verdeling van verantwoordelijkheden
De nieuwe rol- en verantwoordelijkheidsverdeling houdt op hoofdlijnen in dat de behandelend ambtenaar en daarmee de proceseigenaar op managementniveau verantwoordelijk is voor de uitvoering van dossiervorming en bewaring.
P.45
Bovenstaande verantwoordelijkheidsverdeling geldt zolang een gemeente een zaak nog niet heeft afgesloten. Over het algemeen draagt de behandelende afdeling bij de afsluiting van een zaak het bijbehorende zaakdossier over aan een daarvoor aangewezen gespecialiseerde centrale afdeling.
Hier lijkt weer te staan dat pas na afsluiten van de zaak het beheer over gaat naar DIV, maar dat botst ook weer met wat er op P.17 wordt beweerd.
Marco, leg maar eens uit ;)
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Frans Smit op
-
Beste Jean-Luc,
Neem hierover even contact op met Adrie Spruit. Hij is de schrijver van deel 2b en is ook lid van Breed.Mijn mening is: Je kunt nooit algemene regels stellen mbt " rol van " DIV, behandelend ambtenaar e.d. Dat kan namelijk per gemeente verschillen aan de hand van de regels die het college stelt aan het informatiebeheer.
De hele tekst uit deel 2b gaat dus uit van een vooronderstelling die niet overal waar hoeft te zijn.
Vriendelijke groet, Frans Smit
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Wat hier verwarrend werkt is dat "DIV" kan staan voor zowel de afdeling als voor het taakveld. Een afdeling is een groep mensen. Een taakveld is een verantwoordelijkheid, waaraan gehoor wordt gegeven door het neerzetten van systemen, het inrichten van processen, het inzetten van gekwalificeerd personeel, etc.
In het eerste citaat hierboven wordt het taakveld DIV bedoeld. In een (gemeentelijke) organisatie moet je er voor zorgen dat de informatie op orde is. De Baseline dwingt er niet toe dat je hiervoor een afdeling moet optuigen die je "DIV" noemt, maar zegt wel dat je het een en ander moet organiseren t.b.v. het DIV-taakveld.
In paragraaf 5.4 wordt dan ook niet gesproken over DIV-ers die werken voor de afdeling DIV, maar wordt er gesproken over "de specialisten dossiervorming en archivering" die werken bij "een daarvoor aangewezen gespecialiseerde centrale afdeling".
Vergelijk het met personeelsbeheer of financiën. Iedere afdeling voert binnen deze taakvelden bepaalde activiteiten uit, maar vaak is er ook een centrale gespecialiseerde afdeling. Deze centrale afdelingen hebben bij verschillende organisaties verschillende namen.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Navraag leerde me dat de baseline is gepubliceerd, maar dat er geen afspraken zijn om deze actueel te houden.
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
@Yvonne, dan hebben we een zorgpunt of een punt voor de "zorgdrager". Leggen we dit neer bij de VNG als adviseur van de gemeentelijke overheden? Of moet dit ergens anders ondergebracht worden?
@ Marco, "de spijker en de kop".
-
-
Dit punt hoort bij de VNG te worden neergelegd, doe jij dat of moet ik dat doen ?
-
-
Ik heb geen ingangen dus ik laat het graag aan jou over.
-
-
@Jean-Luc, Dan?? Voor 2 jaar terug hebben we de DIV afdeling opgeheven en de (uitvoerende) taken elders in de organisatie ondergebracht. Dan!?--- moet je daarna alleen nog goed opletten dat de strategisch/management (DIV)taken ook opgepakt worden door het "nieuwe" verantwoordelijke management. En als er dan!? niemand meer is die dat oppakt dan krijg je, waar je om gevraagd hebt.
Of manager DIV of Gemeentearchivaris zouden het Dagelijks Bestuur (college) de normen en kaders moeten laten vaststellen waar de gemeentelijke informatiehuishouding aan zou moeten (gaan) voldoen. De baseline is de kans.
Toets jaarlijks of de gemeente aan de "normen en kaders" al dan niet voldoet. Laat dus ook het toetsingskader ( wat mij betreft de 10 KPI's) vaststellen door het College.
Door de Wet RGT zijn verantwoordelijkheden herbelegt. Elke overheidsorganisatie zal zich daar bewust van moten zijn.
College legt verantwoording af en Raad controleert.
Om geen gedoe achteraf te krijgen stel je vooraf de "normen en kaders" vast en dat is een Collegeverantwoordelijkheid (op voordracht/advies van DIV of GA).
-
-
@Jean-Luc, behandelend ambtenaar verantwoordelijk is voor archivering. Deze zinssnede is al heel lang aan de orde.
Ik heb het Jaarverslag 2012 (op basis van door het College vastgesteld kader de 10KPI's), de titel gegeven "opweg van 1 naar 1000 archivarissen".
Ik probeer het meestal duidelijk te maken door te stellen dat het "schriftelijk vastleggen" door de behandelend ambtenaar van "rechten en plichten" de eerste "archivering" is. De proceseigenaar/teammanager is daarbij de integraal verantwoordelijke. Hem/Haar gaan we voorzien van bestuurlijk vastgestelde "normen en kaders", indien nodig kunnen we daar dan in gezamenlijkheid ook op terug vallen.
Daarna kan er een club zijn die alles beheert en al dan niet beschikbaar stelt, volgens de regelen der kunst van de informatiekunde. Hoe groot die club moet zijn is afhankelijk van de "archivaris (teammanager van de behandelend ambtenaar) in eerste aanleg". En ook afhankelijk van het fenomeen of een "bestuur" risico wil lopen op financieel of juridisch gebied ( en ten tijde van verkiezingen op imago gebied).
-
-
Eigenlijk doen we dit in Almere, dit op basis van de wet- en regelgeving uiteraard:
1. College (zorgdrager) wijst in een Besluit Informatiebeheer aan wie de verantwoording draagt voor archiefbeheer. Het College heeft vastgesteld dat archiefbeheer de mandatering van wettelijke taken volgt.
2. College stelt vast in dat besluit dat iedere beheerder een informatiebeheerplan moet hebben, en specificeert de onderwerpen die in dat plan moeten voorkomen.
3. Dat beheerplan moet voldoen aan het organisatiebrede informatie- en ICT-beleid, en aan randvoorwaarden die gesteld worden door de gemeentearchivaris
4. Directieteam stelt informatie- en ICT-beleid vast (mijn voorkeur zou zijn op basis van de Baseline, maar dat gebeurt nu -nog- niet helemaal).
5. Gemeentearchivaris stelt "kwaliteitseisen" vast (dat zijn nadere uitwerkingen van archiefwet, archiefbesluit en archiefregeling)
henk sligman zei:@Jean-Luc, Dan?? Voor 2 jaar terug hebben we de DIV afdeling opgeheven en de (uitvoerende) taken elders in de organisatie ondergebracht. Dan!?--- moet je daarna alleen nog goed opletten dat de strategisch/management (DIV)taken ook opgepakt worden door het "nieuwe" verantwoordelijke management. En als er dan!? niemand meer is die dat oppakt dan krijg je, waar je om gevraagd hebt.
Of manager DIV of Gemeentearchivaris zouden het Dagelijks Bestuur (college) de normen en kaders moeten laten vaststellen waar de gemeentelijke informatiehuishouding aan zou moeten (gaan) voldoen. De baseline is de kans.
Toets jaarlijks of de gemeente aan de "normen en kaders" al dan niet voldoet. Laat dus ook het toetsingskader ( wat mij betreft de 10 KPI's) vaststellen door het College.
Door de Wet RGT zijn verantwoordelijkheden herbelegt. Elke overheidsorganisatie zal zich daar bewust van moten zijn.
College legt verantwoording af en Raad controleert.
Om geen gedoe achteraf te krijgen stel je vooraf de "normen en kaders" vast en dat is een Collegeverantwoordelijkheid (op voordracht/advies van DIV of GA).
-
-
@Frans, ik denk dat nu er zoveel op (digitaal)informatiekundig gebied speelt we een punt zijn genaderd dat de "gemeentearchivaris" als direct aangestelde door het College (en dus ook direct verantwoordelijk richting Collge), het College moet laten besluiten over de te hanteren "normen en kaders" voor de "gehele gemeente organisatie". Deze hele gemeentelijke organisatie, gaat heel ver. denk aan "verbonden partijen" en het fenomeen regiegemeente wat aan het ontstaan is en de lappendeken aan "samenwerkingen"in verschillende gradaties.
Het is handig bovenstaande "bos" in OVK/GR etc. concreet te regelen door te kunnen stellen:
Wij als gemeente hanteren dit "normenkader" u als "zakenpartner" verplichten u hieraan eveneens te voldoen.
-
-
Ja dat denk ik ook.
Eigenlijk vind ik 2 dingen:
1. Steeds meer moet op bestuurlijk niveau worden vastgesteld welk beleid een gemeente voert bij bijv keteninformatisering en informatiebeveiliging. Het onderwerp is inmiddels politiek ook zo gevoelig en complex dat je dat idd niet meer helemaal op ambtelijk niveau kunt afdoen, zeker mbt strategische vraagstukken. Ik denk dat iedere betrokkene wel weet hoe belangrijk dat is, kijk maar naar de beroerde gang van zaken bij de RUD's en bij de risico's die alle partijen lopen bij de transitie sociaal domein. Het was heel fijn geweest als een dergelijk protocol als door jou beschreven bestuurlijk vastgesteld wordt en aangeboden aan de ketenpartners. Hier zijn KING en VNG trouwens al bezig met ondersteuning, maar het mag m.i. wel een tandje meer, zeker op bestuurlijk niveau.
2. De rol van de archivaris moet ook veranderen, en net als praktisch alle andere rollen op het gebied van informatiebeheergebied, wordt die rol steeds complexer en diverser. Is m.i. een uitvloeisel van een crisis in ons vak. Eind november houd ik een verhaal daarover op de ICA conferentie, zie http://www.ica.org/14927/speakers/frans-smit.html
henk sligman zei:@Frans, ik denk dat nu er zoveel op (digitaal)informatiekundig gebied speelt we een punt zijn genaderd dat de "gemeentearchivaris" als direct aangestelde door het College (en dus ook direct verantwoordelijk richting Collge), het College moet laten besluiten over de te hanteren "normen en kaders" voor de "gehele gemeente organisatie". Deze hele gemeentelijke organisatie, gaat heel ver. denk aan "verbonden partijen" en het fenomeen regiegemeente wat aan het ontstaan is en de lappendeken aan "samenwerkingen"in verschillende gradaties.
Het is handig bovenstaande "bos" in OVK/GR etc. concreet te regelen door te kunnen stellen:
Wij als gemeente hanteren dit "normenkader" u als "zakenpartner" verplichten u hieraan eveneens te voldoen.
-
-
Dag Frans, in ieder geval succes gewenst bij ICA.
M.i. niet de rol van Archivaris veranderen wel de Rol die de archivarisfunctie omvat. De Archivarisfunctie moet versterkt worden. Die versterking zal de "archivaris" zelf moeten regelen in ons 3 bestuurslagenmodel, met daaraan gekoppeld het multi-subbestuurslagen slagveld.
Een zichzelf respecterend bestuur, zou moeten stellen dat ze de "wetten" hanteren, de daaruit voortvloeidende lokale regelgeving (verordeningen) op afstemmen en daarvoor benodigde kaders en normen bestuurlijk vast stellen.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
