Goedemorgen collega's in den lande,

Ik heb een vraagstuk waar ik hulp bij nodig heb. Ik hoop die hulp bij jullie te vinden.

Wij hebben in Zeist de uitdaging dat de registers van de burgerlijke stand eigenlijk niet op een juiste manier worden opgeslagen. Ik heb het dan over de fysieke boeken. Deze liggen nu in een ruimte (niet-geklimatiseerd oid) achter de balies, zodat medewerkers er makkelijk bij kunnen om bijvoorbeeld bijschrijvingen te doen.

Dat is echter een onwenselijke situatie, omdat de betreffende ruimte niet specifiek is ingericht op de (langdurige) opslag van dossiers. Er moet dus een oplossing voor worden gevonden. Een denkrichting is om de registers in onze archiefbewaarplaats (inpandig) op te slaan, en met specifieke intervallen bijschrijvingen te laten doen door de collega's. Dat levert echter meer bewegingen in de ABP op, wat eigenlijk niet wenselijk is. Een alternatief is het digitaliseren of digitaal bijhouden van de registers, maar dan krijg je het vraagstuk van "Wat is de waarheid?" - analoog of digitaal.

Kortom, een lastige situatie waar we wel uit moeten komen. Heeft jouw organisatie een idee over hoe om te gaan met dit dilemma? Of hebben jullie zelfs al een oplossing gerealiseerd? Laat het me weten, dan drink ik graag een keer een (digitale) kop koffie met je :-).

Hartelijke groet,

Jozef Jan

Weergaven: 136

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Dat is zeer onwenselijk, waar wij in ieder geval jaren geleden al andere oplossingen voor hebben bedacht. Bij gemeenten zelf is eerst bijgehouden/geturft of en hoe vaak de registers nog worden geraadpleegd voor kantmeldingen en dergelijke. Dat blijkt bij een grote gemeente meer voor te komen dan bij een kleine omdat steeds meer kinderen in een ziekenhuis worden geboren en die staan in steden.

De registers zijn gedigitaliseerd, dat was al nodig vanwege de inktschade/inktvraat vanwege de typelinten die centraal zijn ingekocht bij gemeenten destijds. http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/inktschade-burgerlijke-stan...

Voor gemeenten die geen eigen applicatie hebben zijn de niet-openbare scans opgenomen in memorix en elk jaar wordt een jaar weer openbaar gemaakt. Over het algemeen zijn alle originele registers of in de archiefruimte of archiefbewaarplaats opgeslagen. De ambtenaar van de Burgerlijke Stand komt gewoon jaarlijks bijschrijven en de akte zelf wordt opnieuw gescand. Je kunt dit uitstekend met een procedure inrichten.

Zie ook: https://www.regionaalarchieftilburg.nl/home/blog-detail/algemeen/20...

Helder Yvonne,

Ik ga je links aandachtig lezen. Heb jij toevallig ook een beeld van hoe er wordt omgegaan met situaties waarin regelmatig wordt geraadpleegd/bewerkt in de fysieke dossiers? Dus zijn er werkafspraken gemaakt in het geval van fysiek bijschrijven? Is er gedigitaliseerd (en vervangen?) en wordt er alléén nog maar digitaal gewerkt? Dat soort voorbeelden ben ik naar op zoek

Een keer per jaar, sommige gemeenten werken met Lose registers van de kantmeldingen.

oh ja, de ambtenaren aan de balie hebben een beveiligde toegang tot de niet-openbare scans.

Dag Jozef Jan,

Gemeente Alphen aan den Rijn heeft de niet-openbare registers laten scannen. De originele registers zijn opgeslagen in het goedgekeurde archiefbewaarplaats in het Gouwedepot in Moordrecht. Periodiek komt een collega Burgerzaken naar het depot om de bijschrijvingen te doen. In de BRP staan de basisgegevens. Een enkele keer hebben de collega's een scan nodig van de akte. 

Het is een investering die je moet doen en de gemeente is verplicht om de registers op te slaan in een archiebewaarplaats dat voldoet aan de zware eisen. 

Ha Leo,

Dank je wel voor je reactie.

Kan ik jou een keer bellen voor wat meer verduidelijking en context?

Leo Dubbelaar zei:

Dag Jozef Jan,

Gemeente Alphen aan den Rijn heeft de niet-openbare registers laten scannen. De originele registers zijn opgeslagen in het goedgekeurde archiefbewaarplaats in het Gouwedepot in Moordrecht. Periodiek komt een collega Burgerzaken naar het depot om de bijschrijvingen te doen. In de BRP staan de basisgegevens. Een enkele keer hebben de collega's een scan nodig van de akte. 

Het is een investering die je moet doen en de gemeente is verplicht om de registers op te slaan in een archiebewaarplaats dat voldoet aan de zware eisen. 

Dat is prima. Je kan het beste via mijn mailadres ldubbelaar@alphenaandenrijn.nl doen. 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden