In het kort:

We nemen afscheid van de netwerkschijven, we slaan het niet meer op in ons zaaksysteem, en de mailtjes kun je slepen naar de juiste map in Sharepoint: we gaan ruimtelijk fysieke projecten volledig in Sharepoint Online onderbrengen.

Inmiddels zijn wij gestart met een pilot groep (eindgebruikers) waarbij we een basisinrichting creëren voor een dergelijke projectensite. Deze basisinrichting oftewel de blauwdruk bestaat uit een aanpak, procesbeschrijving en werkafspraken. In deze pilot zien we opnieuw de relatie tussen techniek, mensen en processen. Waarbij we nu in een fase zitten waarin we op zoek zijn naar de juiste mappen en/of documentstructuur met daarbij de juiste retenties, oftewel het recordmanagement gedeelte. We zien aan de voorkant verschillen tussen projecten die vrij standaard zijn, maar ook projecten die (blijkt pas na afsluiten van project) complex zijn. Waarbij in het laatste geval het kan zijn dat het dossier/project bewaard moet blijven.

Vraag is: zijn er andere gemeenten die ervaring hebben met het recordmanagement aspect van een site specifiek gericht op (ruimtelijk fysieke) projecten en die de lessons learned wil delen?

Weergaven: 531

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Helaas is mijn ervaring dat gemeenten niet zo deliger zijn op dit gebied, dat terwijl heel veel gemeenten bezig zijn met het inrichten op dit gebied. Zie ook: 

Microsoft 365 recordsmanagement, governance & compliance – eric...

Toch hoop ik dat deelnemers aan BREED gaan delen. 

Zie ook opleiding:

De functionaliteiten van SharePoint Online in Microsoft 365 worden voortdurend aangepast en verbeterd. Bij het digitaal werken en archiveren bieden deze functionaliteiten veel mogelijkheden, maar zonder zorgvuldige inrichting wordt SharePoint een onbeheersbaar platform. Consistentie in regels, processen en gedrag van het beheer zorgen voor de noodzakelijke efficiency en beheersbaarheid. Als recordsmanager of adviseur, of in een vergelijkbare functie, kun je al vanaf het moment waarop de informatie-architectuur wordt ontworpen een belangrijke adviserende rol vervullen.

Cursussen, opleidingen, workshops en trainingen | Voor informatiepr...

Zie ook:

Microsoft 365 recordsmanagement, e-Discovery en WOB/WOO – eric burg...

Informeel heb ik begrepen dat Grip op Informatie dit jaar met een handreiking komt. 

Dank voor je reactie! Inderdaad helaas, want we zijn juist benieuwd naar de praktijk ervaring. Dank voor het delen van de links! 

Yvonne Welings zei:

Helaas is mijn ervaring dat gemeenten niet zo deliger zijn op dit gebied, dat terwijl heel veel gemeenten bezig zijn met het inrichten op dit gebied. Zie ook: 

Microsoft 365 recordsmanagement, governance & compliance – eric...

Toch hoop ik dat deelnemers aan BREED gaan delen. 

Hoi Wendy,

wij zijn ook met dit vraagstuk bezig, maar zijn nog niet zover als jullie. We zijn tijdens het testen wel tot de conclusie gekomen dat het toepassen van de selectielijst tot in detail niet werkbaar is in SP. Daardoor hebben wij gekozen voor een bewaar/retentiebeleid op een wat hoger en abstracter niveau. 

Dank voor je reactie Wouter! 
Waar heb je het dan concreet over? Over een mappenstructuur? Hoe denken jullie specifiek met te bewaren stukken om te gaan? En nog een concrete vraag: hoe denken jullie een project af te sluiten? Welke handeling (als deze er al is) zal een gebruiker moeten doen, en welke vervolgstappen zijn er? Met betrekking tot het laatste, merken wij dat de praktijk wat weerbarstiger is; dat er niet altijd volgens een standaard proces gewerkt kan worden. Dat er projecten zijn die wel 20 jaar kunnen lopen. Vanuit recordmanagement zetten wij hier vraagtekens bij, maar willen vooral de gebruiker ondersteunen en niet in de weg staan als het gaat om archivering van het digitale dossier. Benieuwd naar jouw ervaring!

Wouter Verdaas zei:

Hoi Wendy,

wij zijn ook met dit vraagstuk bezig, maar zijn nog niet zover als jullie. We zijn tijdens het testen wel tot de conclusie gekomen dat het toepassen van de selectielijst tot in detail niet werkbaar is in SP. Daardoor hebben wij gekozen voor een bewaar/retentiebeleid op een wat hoger en abstracter niveau. 

Het idee is wel om een (beperkt) aantal mappen of kanalen aan te maken binnen een projectsite waarbij we onderscheid maken tussen ruimtelijke projecten en bv. ICT-projecten. We hebben dus verschillende projectensites die een projectleider kan aanvragen. We zijn aan het onderzoeken of we een koppeling/kloppeling kunnen leggen met de applicatie waarin de projectleiders hun projectadministratie doen. Een projectensite zal ook hetzelfde projectnummer moeten krijgen als het projectnummer in de projectadministratie-applicatie. Wanneer er een decharge verklaring wordt opgevoerd in de betreffende applicatie is het de bedoeling dat informatiebeheer een seintje krijgt (liefst automatisch via de koppeling/kloppeling) dat het project is afgesloten zodat de teamsite ook afgesloten kan worden. Dit is het idee, maar we moeten nog kijken wat haalbaar is. We zijn nu bezig om te bedenken hoe we het systeem willen inrichten.

Hoe we de te bewaren stukken in een e-depot o.i.d. kunnen krijgen is ook voor ons nog een vraag.

Hoi Wouter!

Dank voor je reactie. Jij noemt projectenadministratie. Een van de eindproducten in deze pilot is een projectenregister, waarin onder andere de relaties tussen projecten wordt weergegeven. De directe link van projectnummer naar de desbetreffende site. En in het register kun je ook de doorlooptijd zien, de eigenaar, opdrachtgever, retentieperiode etc. Daarmee waarborg je ook een stukje historie. Hebben we het hier over hetzelfde? Ben vooral benieuwd hoe het proces van aanvraag projectensite tot aan archiveren er uitziet bij jullie? Wij starten binnenkort met het schrijven van een procedure (incl. werkinstructie/afsprakenkaart voor gebruiker, recordmanager, informatiemanagement). 

Wouter Verdaas zei:

Het idee is wel om een (beperkt) aantal mappen of kanalen aan te maken binnen een projectsite waarbij we onderscheid maken tussen ruimtelijke projecten en bv. ICT-projecten. We hebben dus verschillende projectensites die een projectleider kan aanvragen. We zijn aan het onderzoeken of we een koppeling/kloppeling kunnen leggen met de applicatie waarin de projectleiders hun projectadministratie doen. Een projectensite zal ook hetzelfde projectnummer moeten krijgen als het projectnummer in de projectadministratie-applicatie. Wanneer er een decharge verklaring wordt opgevoerd in de betreffende applicatie is het de bedoeling dat informatiebeheer een seintje krijgt (liefst automatisch via de koppeling/kloppeling) dat het project is afgesloten zodat de teamsite ook afgesloten kan worden. Dit is het idee, maar we moeten nog kijken wat haalbaar is. We zijn nu bezig om te bedenken hoe we het systeem willen inrichten.

Hoe we de te bewaren stukken in een e-depot o.i.d. kunnen krijgen is ook voor ons nog een vraag.

Hallo, ik ben geboeid door deze discussie en zoui graag meer documentatie willen inzien om SharePoint al of niet in Office 365, als recordmanagementsysteem in te zetten. Als de selectielijst niet tot in details in te zetten, hoe dan wel?

B.v.d. 

Hartelijke groet,

Thijs Hannen

Antwoorden op discussie

RSS

© 2022   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden