Mijn team zit nog vollop in ontwikkeling van puur fysieke archieven beheren, naar ook digitaal archiefbeheer. We gaan de komende jaren steeds meer applicaties in ons beheer krijgen van waaruit we moeten gaan vernietigen.  We zoeken naar oplossingen om dit werk goed in te plannen zodat het behapbaar is voor onze mensen, dat ze niet alle applicaties door elkaar moeten gebruiken bijvoorbeeld. Maar ook dat we de inhoudelijk verantwoordelijken niet overmatig vaak komen storen met lijsten dossiers. 

Ik ben op zoek naar wat voor oplossingen andere organisaties hebben hiervoor. 

Weergaven: 351

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

O.b.v. metadata "proces", "proceseigenaar", "systeem", "vernietigingsjaar" en "geplande datum vernietiging" zou je een mooi dashboard kunnen laten bouwen. Wij willen proberen met PowerBi en Lists een meerjaren vernietigingsplan(=kalender) te ontsluiten. 

Interessante ontwikkeling en tevens herkenbaar. Ik neem aan dat je met "steeds meer applicaties in ons beheer" bedoelt allerlei software om procestaken uit te voeren buitenom het DMS/Zaaksysteem? 
Op de eerste plaats ben ik van mening dat naast de inhoudelijke verantwoordelijkheid (mbt registraties, volledigheid enz.) ook tevens een gedeelde beheer verantwoordelijkheid blijft bestaan bij het betreffende proces, Zoals schriftelijke toestemming voor een vernietiglijst vergelijkbaar in de fysieke archiefwereld. Vanwege het bewaren bij de bron wordt die samenwerking nadrukkelijker dan ooit. 

Wat ik zelf zie in mijn praktijk bij de provincie Gelderland is dat een (functioneel) applicatiebeheerder, datasteward of -eigenaar proces, recordbeheerder en adviseur DIV samen optrekken om informatiebeheer mogelijk te maken.
Dat betekent idealiter ook betrokken zijn bij inkoop en implementatie van proces-/taakapplicaties waarin informatiebeheer mogelijk is. Als dat station al gepasseerd is betekent het gezamenlijke belangen vinden en bestendigen in samenwerking.
Ik heb zelf nog niet een werkend voorbeeld gezien waarbij recordmanagement by design mogelijk is. 
Hopelijk kom ik daar komend jaar achter bij ons nieuwe SIS/BIS genaamd NotuBox, waarbij ze claimen zelfs direct over te kunnen brengen naar een E-depot. Er zijn op die route nog wel wat noten te kraken. Zoals een goed metadatamodel (nu TMLO wordt MDTO) en een bruikbare export. 

Weet niet of je dit al iets verder brengt?

Het topic Risicoanalyse informatiebeheer hier op Breednetwerk biedt wellicht ook een alternatieve aanpak op basis van risicoanalyse. 

Dat is een mooie oplossing! Hebben jullie daar ook input uit meerdere applicaties? 

Milan Bor zei:

O.b.v. metadata "proces", "proceseigenaar", "systeem", "vernietigingsjaar" en "geplande datum vernietiging" zou je een mooi dashboard kunnen laten bouwen. Wij willen proberen met PowerBi en Lists een meerjaren vernietigingsplan(=kalender) te ontsluiten. 

Bedankt, maar niet helemaal wat ik zoek. Het gaat hier dus niet om het inrichten van systemen voor het kunnen uitvoeren voor beheer. Dat proces is redelijk onder controle bij andere teams, en ik heb het inmiddels voor elkaar dat we vanuit de uitvoer ook betrokken worden zodat ik in een vroeg stadium grip heb op hoe we onze processen ingepast krijgen in applicaties (theorie en uitvoerende praktijk lopen nog wel eens uiteen). 

Het gaat hier echt over het kunnen plannen van de beheertaken (dus vernietigen, en op termijn overbrengen). We beheren nu 2 applicaties, maar daar komen er meer bij. Ik ben op zoek naar voorbeelden van hoe andere organisaties omgaan met de planning hiervan. 

Johannes Lijnse zei:

Interessante ontwikkeling en tevens herkenbaar. Ik neem aan dat je met "steeds meer applicaties in ons beheer" bedoelt allerlei software om procestaken uit te voeren buitenom het DMS/Zaaksysteem? 
Op de eerste plaats ben ik van mening dat naast de inhoudelijke verantwoordelijkheid (mbt registraties, volledigheid enz.) ook tevens een gedeelde beheer verantwoordelijkheid blijft bestaan bij het betreffende proces, Zoals schriftelijke toestemming voor een vernietiglijst vergelijkbaar in de fysieke archiefwereld. Vanwege het bewaren bij de bron wordt die samenwerking nadrukkelijker dan ooit. 

Wat ik zelf zie in mijn praktijk bij de provincie Gelderland is dat een (functioneel) applicatiebeheerder, datasteward of -eigenaar proces, recordbeheerder en adviseur DIV samen optrekken om informatiebeheer mogelijk te maken.
Dat betekent idealiter ook betrokken zijn bij inkoop en implementatie van proces-/taakapplicaties waarin informatiebeheer mogelijk is. Als dat station al gepasseerd is betekent het gezamenlijke belangen vinden en bestendigen in samenwerking.
Ik heb zelf nog niet een werkend voorbeeld gezien waarbij recordmanagement by design mogelijk is. 
Hopelijk kom ik daar komend jaar achter bij ons nieuwe SIS/BIS genaamd NotuBox, waarbij ze claimen zelfs direct over te kunnen brengen naar een E-depot. Er zijn op die route nog wel wat noten te kraken. Zoals een goed metadatamodel (nu TMLO wordt MDTO) en een bruikbare export. 

Weet niet of je dit al iets verder brengt?

Het topic Risicoanalyse informatiebeheer hier op Breednetwerk biedt wellicht ook een alternatieve aanpak op basis van risicoanalyse. 

Kunnen een keertje bellen?
milan.bor@eindhoven.nl

Esther Uiterlinden zei:

Dat is een mooie oplossing! Hebben jullie daar ook input uit meerdere applicaties? 

Milan Bor zei:

O.b.v. metadata "proces", "proceseigenaar", "systeem", "vernietigingsjaar" en "geplande datum vernietiging" zou je een mooi dashboard kunnen laten bouwen. Wij willen proberen met PowerBi en Lists een meerjaren vernietigingsplan(=kalender) te ontsluiten. 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden