Onlangs verscheen de handreiking Weten of vergeten, uitgebracht KVAN/BRAIN. Het is een handzame publicatie waar je de ins en outs van de AVG en Archiefwet kunt opzoeken.

Nu is het zo wanneer een dergelijke handreiking verschijnt, er direct vragen over komen. Bij mij kwamen onafhankelijk van elkaar vragen van twee gemeentes binnen die aandachtig de handreiking hadden bestudeerd. De vraag was of uit de vernietigingslijsten de persoonsnamen moesten worden weggelaten. Zo aandachtig had ik de handreiking nu ook nog niet gelezen. Het weglaten van persoonsnamen uit V-lijsten is natuurlijk niet wenselijk, want hoe toon je aan wanneer je de naam weglaat dat een dossier is vernietigd. Met het weglaten van de naam, vernietig je ook het bewijs. Het komt steeds vaker voor dat burgers hard bewijs willen, dat hun dossier is vernietigd.

Stel je hebt 150 dossiers van WMO: vervolgens komt de WMO-cliënt met de vraag ‘is mijn dossier vernietigd?’. Dan kan je geen antwoord geven wanneer je persoonsnamen uit de V-lijsten hebt verwijderd. Wel is het raadzaam kenmerken die niet relevant niet te vermelden zoals het BSN-nummer.

Dat bewijs moet je bewaren zo lang die persoon in leven is. Zodra de persoon is overleden, is de AVG niet meer van toepassing.

De tekst doornemend lees je:

Welke mate van abstractie en minimale gegevensverwerking in een vernietigingslijst volstaat binnen de kaders van de Archiefwet en AVG, kan verschillen per organisatie, proces of taakgebied. Het is raadzaam om af te stemmen met de deskundige op het gebied van informatiebeheer en, bij decentrale overheden, de archiefinspectie én met de FG of privacyfunctionaris over het benodigde detailniveau van vernietigingslijsten. De verklaring van vernietiging mét specificatie moet op grond van alle selectielijsten permanent worden bewaard. Bij overbrenging is het zaak afspraken te maken met de archiefdienst over de mate van openbaarheid. Wanneer er (bijzondere of gevoelige) persoonsgegevens in de specificatie voorkomen, moet de openbaarheid worden beperkt volgens de regels van de Archiefwet, zie ook 3.5.

Ook is een zin opgenomen over bewijs: Dat doel is immers: het bewijs dat informatie is vernietigd.

Het uitgewerkte voorbeeld geeft vooral de verwarring: Een mogelijk scenario is een getrapte aanpak. Het kan voor het interne goedkeuringsproces handig zijn om in eerste instantie een meer gedetailleerd overzicht op te stellen, dat na afloop geaggregeerd wordt tot een formele verklaring waarin details op dossierniveau zijn weggelaten. Op de uiteindelijk te bewaren verklaring staat dan bijvoorbeeld: ‘150 dossiers van het zaaktype Klachten met afhandelingsdatum in het jaar 2018’. Het eerdere overzicht met uitgebreide beschrijvingen wordt dan vernietigd.

 

Weergaven: 291

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Privacybescherming is ook voor vernietigingslijsten nodig. Het voorbeeld toont 1 kant van de zaak: namelijk die van de persoon zelf die bewijs wil zien. Aan de andere kant staat de rest vna de wereld die ook de naam kan izen als het om openbare lijsten gaat. Beperking van openbaarheid van vernietigingslijsten lijkt een optie, maar persoonlijk vind ik dat het doel van de lijsten voorbijschieten, namelijk openbaar maken wat vernietigd is.

Vanuit privacyoverweging zou ik kiezen voor het anonimiseren van persoonsgegevens. Als er nog belang is voor het bestaan van de informatie - de termijn dat het zinvol is dat betrokkenen om bewijs van tijdige vernietiging van hun dossier kunnen vragen - moet de vernietigingslijst de informatie zelf bevatten en moet de toegang ertoe beperkt zijn. Dit pleit ervoor specifieke vernietiigngslijsten tem aken voor dossiers waar persoonsgegevens essentieel in de beschrijving op dossierniveau zijn zoals de genoemde WMO-dossiers. Na afloop van de termijn kan de lijst geanonimiseerd openbaar worden.

Op jouw manier kan je niet aan de persoon bewijzen dat zijn of haar dossier is vernietigd. Daar wordt wel met enige regelmaat bewijs voor gevraagd. Dat is feitelijk het kind met het badwater weggooien. Je maakt juist een verklaring van vernietiging op om de vernietiging te verantwoorden. Ik denk dat de samenstellers van de handreiking dat te weinig hebben gerealiseerd.

Bij overgebracht archief is het zelfs niet toegestaan, zie uitspraak RvS: ABRvS, 08-03-2017, nr. 201602133/1/A3

Anders dan de Wob bevat de Archiefwet geen informatiestelsel maar een documentenstelsel. De openbaarheidsbeperkingen die ingevolge de Archiefwet mogelijk zijn, zijn dan ook niet aan de informatie in de documenten gekoppeld, maar aan het document in zijn geheel. Bij dit stelsel past niet dat de rijksarchivaris een document bewerkt — bijvoorbeeld door het te anonimiseren — alvorens daarin inzage te geven.

Wat ik zie dat je aan de ene kant veel aandacht is voor privacybescherming, maar aan de andere kant steeds meer wetgeving komt die veel verder gaat dan dit soort vraagstukken, een vraagstuk dat eenvoudig met autorisaties is op te lossen.

Mijn punt was ook niet dat de archivaris achteraf moet anonimiseren: bij het opstellen van de vernietigingslijst zou - net als bijv. bij publiceerbare aanvragen voor vergunningen - een openbare versie met geanonimiseerde informatie en een gedetailleerde versie kunnen bestaan. De gedetailleerde versie is dan niet openbaar en kan - conform de AVG - tijdig worden vernietigd, namelijk zodra de redelijke termijn voor verzoeken om bewijs van vernietiging van dossiers is verlopen.

Dus: dossier vernietigen na afloop bewaartermijn. op openbare vernietigingslijst geen persoonsgegevens maar aantallen. op beperkt toegankelijke vernietigingslijst de details. de beperkt toegankelijke lijst vernietigen na verloop van redelijke termijn (zeg 2 jaar na vernietiging). De totale tijd dat het dossier is bewaard is dan de procestermijn plus bewaartermijn. Het bewijs dat het dossier er is/was is dan bewaard gedurende de procestermijn + bewaartermijn + redelijke termijn. Dat lijkt mij ruim voldoende om aan de privacy te voldoen.

Nogmaals je begrijpt niet dat burgers om bewijs vragen en geen genoegen nemen met jouw oplossing.

Yvonne,

Ik begrijp best dat burgers bewijs willen zien. Daar hebben ze recht op. Wat ik echter aangeef is dat m.i. vanuit privacyregels het niet verdedigbaar is dat tot in lengte van dagen privacygevoelige informatie (nl. persoonsnamen die herleiden naar individuen) zichtbaar zijn in vernietigingslijsten. Daarom is in de AVG steeds sprake van redelijke termijnen.

We praten hier over lange bewaartermijnen en lange procestermijnen. Het belang van het bewaren van het dossier tijdens deze termijnen acht ik vele malen groter dan het belang van het bewaren van het bewijs van vernietiging per dossier. Tijdens de procestermijn en tijdens de bewaartermijn gelden vanuit de burger ook nog het recht op inzage en het recht op correctie en de mogelijkheid om een verwijderverzoek (recht op vergetelheid) in te dienen allemaal op basis van de AVG. Genoeg mogelijkheden voor de burger om ongewenste situaties tegen te gaan.

Het grootste gevaar zit hem m.i. overigens in de toegang tijdens de procestermijn, maar dat terzijde.

Daar hebben wij andere ervaringen mee. We hebben er jaren over gedaan om de V-lijsten zo op te stellen dat goede verantwoording mogelijk is. Bij pd’s heb je het bij gevaarlijke stoffen over een bewaartermijn van 40 jaar na uit diensttreding. Als je echt AVG prof wil zijn, richt je dan op alle applicaties waar digitale documenten en data niet vernietigd worden. Behalve DMS en Zaaksysteem wordt er niet tot nauwelijks vernietigd. Dat is op dit moment het probleem, ook omdat GUBIT niet wordt nageleefd. Zo lang bewijs geleverd moet worden, deze week had ik dat nog muit het jaar 1955, heb je dit soort gegevens nodig. In de UAVG is daarom art. 89 opgenomen.
Feitelijk zou de burger een recht moet krijgen om te weten welke dossiers over hem of haar zijn vernietigd. Wat had dit bij kunnen dragen bij bijvoorbeeld een onderzoek van de commissie Deetman over kindermisbruik. Al die politiearchieven die onverklaarbaar zijn verdwenen. Dergelijke kennis had kunnen bijdragen aan de verwerking van het leed uit het verleden. Ander voorbeeld zijn de pupillendossiers van de Raad van de Kinderbescherming. Ik juich het juist toe dat de vernietiging beter dan in her verleden moet worden verantwoord.
Maar het zou nog beter zijn wanneer de burger wanneer mogelijk zelf toegang krijgt tot de eigen dossiers. Het is een illusie om te denken dat iedere burger de AVG-rechten jan toepassen. We kennen in Nederland twee miljoen ongeletterden.

Yvonne, ik respecteer jouw mening over wat jij wenselijk vindt. We hebben echter te maken met vastgestelde regelgeving en die leven we na.

De AVG zegt duidelijk dat persoonsggevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk. Dat geldt ook voor informatie op vernietigingslijsten. De noodzaak van de details vervalt m.i. echt na verloop van tijd. Dat betekent m.i. dat anonimiseren moet worden toegepast of zoals ik aangeef via aggregatie de persoonsgegevens zelf verdwijnen (aantal i.p.v. namen).

Verantwoording van de inhoud van dossier - eigenlijk van het werk dat ermee gedocumenteerd is - is gedurende de aangegeven termijnen (procestermijn en bewaartermijn) het primaire belang.

Verantwoording van de vernietiging is mogelijk met de geanonimiseerde lijst.

Bewijsvoering van de vernietiging van individuele dossiers is m.i. mogelijk op de de door mij geschetste werkwijze gedurende de redelijke termijn die belanghebbende daarvoor heeft.

Misschien moet je eens dan verdiepen in de Archiefwet en de UAVG. Anders zouden we alle archieven kunnen vernietigen.archieven kunnen

Wat een onzin Yvonne.

Als iemand vraagt naar zijn vergunningsdossier uit 1821 of uitkeringsdossier uit 1734, dan kun je aan de hand van de bewaartermijnen uit de selectielijst prima aantonen dat de bewaartermijn is verstreken en het dossier, als dat ooit bestaan zou hebben, dus is vernietigd. Daar heb je helemaal geen gespecificeerde lijst voor nodig. Ik heb in mijn loopbaan maar 2 of 3 keer zo'n vraag gehad (nog voor de AVG) en toen nam de burger wel degelijk genoegen met zo'n antwoord.

In het Archiefrecht staat nergens expliciet welk detailniveau een vernietigingslijst moet hebben, dus jouw visie is een persoonlijke interpretatie van een abstract wetsartikel.

Stel dat je integriteitsklachten over medewerkers vernietigt en je bewaart een lijst waarop tot in de eeuwigheid te zien valt dat er een (misschien wel onterechte) integriteitsklacht over een bepaalde medewerker is geweest, die lijst wordt na overbrenging ook nog eens openbaar zodat iedereen tot het einde der tijden de integriteit van zo'n persoon in twijfel kan trekken. Vind jij dat dan wenselijk vanuit privacyoogpunt? En stel dat je IP-adressen van websitebezoekers vernietigd en je bewaart vervolgens een lijst waar al die IP-adressen op staan, dan heb je feitelijk niks vernietigd en alleen maar de gegevens in de database verplaatst naar een vernietigingslijst. Vind jij dat dan zinvol? Zo kan ik nog wel een tijdje doorgaan.

De handreiking zegt niet dat je in geen enkel geval persoonsgegevens op de vernietigingslijst mag zetten, er staat alleen maar dat je er over na moet denken en, juist vanwege de verschillende opvattingen die hierover bestaan, bij voorkeur overlegt met de toezichthouder.

 
Yvonne Welings zei:

Nogmaals je begrijpt niet dat burgers om bewijs vragen en geen genoegen nemen met jouw oplossing.

Bedankt voor je reactie Rens.

Daar heb ik uit mijn beroepspraktijk geheel andere ervaringen mee. Het is pas de laatste tien jaar dat er echt goed wordt verantwoord wat er deels wordt vernietigd, V-lijsten uit 1821 en 1734 bestaan niet. Je weet hoogstens dat er op 17 mei 1940 een bombardement op Middelburg is geweest en dat de helft van de doop-, trouw- en begraafboeken zijn vernietigd. Binnen de gemeente komen er met enige regelmaat verzoeken binnen van burgers die een bewijs willen dat hun dossier is vernietigd. Dat bewijs moet je bewaren zo lang de persoon leeft. Dat kan je onzin vinden. Daar hebben we in Nederland een Archiefwet voor.

Die termijn beperkt zich niet tot het leven van de van de persoon,

Helaas is het zo dat in het verleden vaak geen verantwoording werd afgelegd van vernietiging. De commissie Deetman heeft haar werk niet zo goed kunnen doen omdat bijvoorbeeld in politiearchieven met willekeur is vernietigd. Die slachtoffers hadden echt wel willen weten wat er is gebeurd of op zijn minst willen weten of er een dossier was geweest. Dat geldt ook voor alle pupillen van de Raden van de Kinderbescherming.

in de huidige V-lijsten komen geen IP adressen van websites voor, evenmin verantwoording over de vernietiging van data en de meeste bedrijfsapplicaties.

De handreiking geeft zelfs een concreet voorbeeld over klachten. Ook daar komen vragen over vanuit burgers, die moet je wel kunnen beantwoorden.

Overigens heb ik deze kwestie besproken met een toezichthouder, die was het op dit punt met me eens.

De problematiek van de V-lijsten zit niet m.i. in de lijsten zelf, maar dat wordt niet besproken in de handreiking. Dat mag pas echt zorgen baren. Gelukkig zijn steeds meer FG's en privacy officers zich bewust van deze gang van zaken.

Pas met de inwerkingtreding van de Archiefwet 1995 is overigens er een vernietigingsplicht gekomen, die stond niet in die van 1962. Tot die tijd was het een bevoegdheid.

https://www.inspectie-oe.nl/publicaties/publicatie/2014/11/12/memor...

Artikel 49 (nu artikel 48)

Zoals bij de artikelen 5, 6 en 7 is toegelicht, is de in de Archiefwet 1962 opgenomen bevoegdheid tot vernietiging in het wetsvoorstel omgezet in een verplichting. Ingevolge artikel 22, eerste en derde lid, van het Besluit algemene secretarie-aangelegenheden rijksadministratie (Stb. 1980, 182) zijn rijksorganen verplicht vernietigingslijsten op te stellen en verplicht de daarin opgenomen bescheiden te vernietigen. Voor de organen van de lagere overheden geldt dit niet.

De sinds 1980 voor de rijksadministratie vastgestelde lijsten van te vernietigen archiefbescheiden voldoen aan de eisen die een verplichte vernietiging met zich meebrengt. Voor de provinciale, gemeentelijke en waterschapsorganen geldt dat niet in dezelfde mate, zodat het voorschrift van artikel 5, vierde lid, vooralsnog niet toegepast kan worden . Er is echter een termijn vastgesteld waarbinnen vervanging van de vernietigingslijsten van de lagere overheden moet hebben plaatsgevonden. (Gewijzigd in huidig artikel 48, nu in de huidige wet een expliciete vernietigingsplicht binnen één jaar na verstrijken vernietigingstermijn ontbreekt)

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden