De wens leeft in onze organisatie om de 'personeelsdossier'-functie van Youforce te gaan gebruiken. Voor degenen die dat niet kennen: Youforce is de het cloud-p&o-systeem van Raet.

Tot nu toe werd het zaaksysteem gebruikt voor het behandelen en archiveren van p&o-gerelateerde stukken. Het idee zou dan ook zijn om het zaaksysteem helemaal niet meer te gebruiken voor p&o-documenten. Als we even vergeten dat je dan ook een aantal zaakbehandelings-functionaliteiten niet meer hebt (want die zitten niet/niet allemaal in Youforce), vraag ik me af wat hiervoor nodig is vanuit het perspectief van archiefbeheer. Op de eerste plaats zijn afspraken nodig mbt beschikbaarheid, informatieveiligheid en een exit-strategie. Maar je moet ook afspraken maken mbt naleving van archiefwet, -regeling en -besluit. En nadenken over bv. vernietiging.

Kortom: die doe je niet zo maar 'even'. Wie heeft ervaring met zo'n traject en is bereid deze ervaringen te delen? Eventuele andere suggesties of opmerkingen zijn uiteraard welkom.

Vriendelijke groet,

Jaap de Jonge

Weergaven: 4455

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Je kunt contact opnemen met verschillende gemeenten in Midden-Brabant zoals Oisterwijk of Loon op Zand.

Helaas kan je  niet in youforce archiveren, ook de selectielijst is niet toe te passen. Dat is althans de ervaring tot nu toe.

De IND heeft recent een nieuwe bewerkersovereenkomst gepubliceerd, kijk daar ook eens naar.

Zie ook deze bijdrage uit 2015

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/vernietigen-in-de-cloud

 

Ook wil ik je attent maken op de recente bijdrage over personeelsdossiers en gevaarlijke stoffen, kan je deze bestanden zo lang in Youforce bewaren en leesbaar houden ?

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/personeelsdossiers-en-gevaa...

Hallo Yvonne,

Bedankt voor je reactie! Heb jij wellicht namen van contactpersonen bij die gemeenten in Midden-Brabant? Dat er haken en ogen aanzitten, ben ik me terdege van bewust. Mijn gevoel zegt me dat Youforce voor PD's best als 'publicatiesysteem' kan worden gebruikt, maar of het voldoende functioneel als 'archiefsysteem' is, heb ik m'n bedenkingen bij. Als Youforce over een koppelvlak zou beschikken, dan zou ik zaak- en archiefbeheer in het zaaksysteem houden, maar documentontsluiting via het koppelvlak vanuit Youforce kunnen bieden...

Groet,

Jaap

Misschien is ADP Workforce HR-dossier ook een optie? Het is NEN 2082 gecertificeerd, en bevat een vernietigingsfunctie. Ik ken het systeem verder niet; ik las dit toevallig net op LinkedIn.

Volgens mij spelen daar dezelfde zaken, zeker met de nieuwe selectielijst. Voor dit systeem zou je contact op kunnen nemen met de gemeente Oosterhout.

Hallo Jolanda,

Da's toevallig, jouw gemeente en de onze gebruikt 'dezelfde' Youforce. Uiteraard kun je altijd op zoek naar een SaaS oplossing die beter voldoet, maar ik vrees dat dat geen reële optie is. Ik 'moet' de informatiehuishouding ontwerpen obv de bestaande componenten. Hoe hebben jullie dat gedaan? Ontsluiten jullie PD's naar de medewerkers via Youforce?

Groet, Jaap

Jaap,

Wij bij GBLT gebruiken inderdaad ook Youforce. Voor PD's, Self Service, Flex Benefits en Performance Management.

Medewerkers kunnen inloggen en hun PD inzien, IKB-betaling regelen, documenten voor boordelingscyclus en opleidingen invullen en accorderen, enz. Salarisstroken ontvangt men alleen digitaal, in Youforce.

Bij de start zijn de bestaande analoge dossiers gescand. Sindsdien slaat P&O alle documenten vanuit verschillende kanalen en plekken op in Youforce.  Er wordt zoveel mogelijk digitaal aangeleverd. Volgens mij zet men de salarisstroken rechtstreeks vanuit het genererende systeem in Youforce. Verder is er geloof ik geen verbinding met andere systemen of met derden, zoals de arbodienst. Er is geen koppeling met een DMS of zaaksysteem.

Mijn voorganger regelde dit met P&O, en ik ken nog niet alle details. Ik ben ook nog veel aan het uitzoeken. Vooral in relatie tot ons komende vervangingsbesluit. Moeten we afgesloten dossiers bijvoorbeeld in het DMS opslaan (dat doet gemeente Hengelo dacht ik), of uitplaatsen naar een e-depot?

Succes verder!, Jolanda

Hoi Jaap,

Wij gebruiken ook Youforce als personeelssysteem sinds enkele maanden. Terwijl als eis in de aanbesteding stond opgenomen om documenten op te slaan in ons eigen DMS, is deze voorziening (nog) niet gerealiseerd. Ze hebben ons gevraagd hoe een dergelijke koppeling er uit moet zien, en daar is de dialoog helaas enigszins gestopt vorig jaar. Zoals wij het begrepen hebben, bestaat de voorziening vooralsnog nergens. Evenmin de functionaliteit om te vernietigen ín Youforce. Wij hebben als DIV geadviseerd aan het project, beheerders en opdrachtgever dat dit risico's met zich meebrengt, maar schijnbaar liggen de prioriteiten ergens anders.

Hier heb je natuurlijk niet zo veel aan. Misschien moeten we ons als Youforce-gemeenten verenigen om sterker te staan? Vraag blijft of de personeelfunctionarissen met ons mee staan?

Mike, fijn dat je een en ander zo helder stelt ! Yvonne

Achter de documenten in mijn PD in Youforce staat wél een kolom 'Verwijderingsdatum'. Ik moet me er nog in verdiepen, maar mogelijk begint er dus wél iets voor vernietiging te komen?


 Bedankt voor je reactie Mike. Zo'n eis is snel in het bestek gezet, maar er goed invulling aan geven, is vers 2 als het om een nog niet eerder gerealiseerde maatwerkkoppeling gaat. Het mooiste zou zijn om de documenten (alleen) in je DMS te hebben staan en vanuit Youforce een zo simpel en generiek bruikbaar als mogelijke service definiëren om per medewerker de documenten op te kunnen halen. Ik denk dat je 't niet van je P&O'ers moet hebben, maar 'ns bij je IT afdeling moet aankloppen!

Mwoah, die afdeling gelooft het meestal wel als de documenten in de cloud staan; zo hebben ze er zelf minder "last" van, enkel de internetverbinding hoeft maar te werken. Koppelingen en al helemaal maatwerk worden meestal niet zo gewaardeerd. Ik doelde op P&O vanwege het risico op document- of gegevensverlies en eventueel misbruik van daarvan.

Hallo,

We hebben twee maanden geleden de personeelsdossiers in Youforce opensgesteld voor de gebruikers. We slaan ook de documenten alleen op in youforce en niet in ons DMS systeem. Vanuit Youforce kun je ook vernietigen en vernietigingslijsten genereren. We gaan binnenkort voor het eerst vernietigen.

De DIV adviseur heeft dit systeem ook gecontrolleer met Rodin.

 

Je kunt altijd contact opnemen met mij als je vragen hebt,

 

Groet Neda

 

 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden