Archiefregeling 2010 artikel 19 en 20

In artikel 19 van de Archiefregeling 2010 is de verplichting vastgelegd dat een bestuursorgaan een metagegevensschema vastlegt. Letterlijk is bepaald:

1. De zorgdrager legt een metagegevensschema als bedoeld in NEN-ISO 23081:2006 vast.

2.De zorgdrager koppelt aan archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde de aspecten, bedoeld in artikel 17, kunnen worden herleid.
En dan is artikel 20 zeer van belang omdat daar staat dat de zorgdrager zorgt ervoor dat het archiveringssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden waarborgt, zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden aan de hand van de daaraan gekoppelde metagegevens; of door middel van een andere ontsluitingsmethode; en leesbaar of waarneembaar te maken is.
Nadere toelichting

Digitale informatieobjecten (archiefbescheiden) moeten altijd zijn voorzien van een minimale set van verplichte metagegevens (compliance metadata) en zijn vastgelegd in een duurzaam formaat.

Eisen aan informatieobjecten ten behoeve van compliance aan de Archiefwet zijn:

  • Welke compliance metadata moet worden vastgelegd bij het informatieobject;
  • Wanneer worden compliance metadata vastgelegd (creatie, mutatie, gebruik, conversie, migratie, ..)
  • Waar worden die compliance metadata vastgelegd (bij welk soort GEMMA bedrijfsobjecten)
  • Welke (informatie- en archiefbeheer) functionaliteit is hiervoor nodig?

Deze minimale set aan benodigde (compliance) metadata moet voorzien in datgene wat de Archiefregeling in artikel 17 aangeeft:

  • de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces;
  • wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt;
  • de samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte
  • archiefbescheiden;
  • de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten;
  • de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de
  • archiefbescheiden worden bewaard of beheerd.

Standaardisatie
Met het TMLO uit 2014 dachten we een standaard te hebben. Hier hebben B5 gemeenten al in 2012 om gevraagd. In de praktijk bleek het TMLO te weinig te worden toegepast. De opvolger MDTO wordt in december 2020 verwacht. Wat ik persoonlijk als zorgelijk ervaar, dat de standaard zo veel jaren op zich heeft laten wachten en dat dat een van de oorzaken is dat de metadatering achterwege is gebleven.

Weergaven: 329

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Het is een mooie vraag. Eentje waar ik al een tijdje mee rondloop. Onlangs heeft mijn gemeente de i-Navigator aangeschaft en die zijn we nu aan het vullen.

Mijn eerste gedachte was dat de i-Nav kon dienen als metadataschema. De i-Nav legt over al je processen een hoop informatie vast. Maar ik ben gaan twijfelen. En om eerlijk te zijn heb ik er niet veel meer aan gedacht.

Als ik mij vergis gebied de archiefwet ook het vastleggen van een metadataschema. Maar wie moet dit vastleggen? De zorgdrager of in mijn geval de gemeenteraad?

Nog veel te leren hierover. Groet Jan-Jaap

College van B. en W., maar kan ook via mandaat aan het CIO worden overgelaten.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden