Afgelopen donderdag 24 april vond in het stadskantoor van de gemeente Tilburg de DIV bijeenkomst Brabant plaats. Het was meer een benen op tafel bijeenkomst voor leidinggevenden werkzaam bij informatievoorziening in de provincie Noord-Brabant, met de centrale vraagstelling wat zijn onze belangrijkste vraagstukken voor de komende jaren en wat voor gevolgen heeft dat voor het personeel  ? Initiatiefnemers voor deze bijeenkomst zijn Irmgard van Himbergen (Tilburg) en Astrid van Erk (Breda) en de uitnodiging heeft ook via BREED plaatsgevonden.

De bijeenkomst was druk bezocht en er werd niet geschuwd man en paard te noemen. Uitdrukkelijk werd gekozen niet voor de inhoud te kiezen, maar voor de thema’s waar leidinggevenden nu mee worden geconfronteerd. De meeste gemeenten werken hybride, d.w.z. en analoog en digitaal, enkele voorlopers uitgezonderd. Alle ballen moeten in de lucht gehouden worden, dat kost veel menskracht. Dat geldt ook voor het zaakgericht werken en de bijbehorende archivering. Tegelijkertijd neemt het analoge dossierwerk af en er is behoefte aan nieuw soort medewerker. En wat voor soort competenties heb je dan nodig ? Worden we allemaal kwaliteitsmedewerker, informatiemanager of records manager ?

 

Een vraagstelling uit deze bijeenkomst wil ik op verzoek uitlichten. Waar ben  je als informatiebeheer voor verantwoordelijk als de informatie je niet bereikt ? Iemand zei letterlijk: 40% van de informatie bereikt DIV niet. Maar is DIV dan verantwoordelijk voor die ontbrekende 40% ? En blijft DIV de roepende in de woestijn ? Keteninformatie en uitbesteding van taken zijn ook relevant in deze.

Hoe gaan andere gemeenten hiermee om ? Behoort het ontbreken van informatie tot het zogenaamde risicomanagement of wordt het ontbreken van informatie als ontoelaatbaar ervaren  ? Wat wordt er dan aan gedaan om die 40% te reduceren ?

Graag jullie oplossingen en tips, zonder dat we vervallen in de discussie waarom ik DIV noem in dit stuk. DIV wordt genoemd omdat dat de meeste leden van BREED direct weten, wat wordt bedoeld.

Weergaven: 969

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

De verantwoordelijkheid voor de div (archieffunctie) functie begint in de bestuurskamer. Het maakt ook deel uit van www.goodgovernance.nl. Met Strategisch Informatie Overleg, voorgezeten door de CIO kan de div functie ingericht worden zodat wordt voldaan aan digitale duurzaamheid, transparantie en toegankelijke archieven. Niet wachten met openbaarheid na 20 jaar geeft div ook de kans om te acteren samen met ICT (automatisering en communicatie), zodat de 'lijn' ontzorgd kan worden en secretariaten helder samenwerken.

Werkarchief is het archief en waar mogelijk (vervroegd) openbaar: dan wordt de div functie waardevoller en heeft het de positie die het behoort te hebben.

Weg uit de postkamer en tsja, zaakgericht werken: lekker belangrijk om de uitvoering te organiseren, maar daar zit niet het belangijkste te bewaren archief van de organisatie: en dus ook niet de div-functie: wel veel uitvoering voor wie veel wil betekenen tussen scanner, toetsenbord en beeldscherm. Ook lekker veilig: want daar zijn we beter in dan in regisseren van de Informatievoorziening op basis van standaarden.

Goede tip, Jean-Luc, bedankt !!!

Relevant nieuwsbericht, CIO's worstelen met informatiemanagement
http://www.executive-people.nl/executive_people/2/11625/_cio_s_wors...

Pittige uitkomsten. De wereld verandert en DIV verandert mee, of niet. Die verandering geeft onzekerheid, is zoeken en experimenteren. De tijd van de pasklare antwoorden is voorbij. Dat geldt niet alleen voor ons, maar maatschappijbreed.

Wat betreft de 40% ontbrekende informatie: als je als DIV weet dat je deze informatie niet hebt, ben je al goed op weg. Vervolgens is aan jou wat je daarmee doet. De juiste DIV-er (of hoe je ook genoemd wil worden) zal passende maatregelen nemen. Je kunt dat opvatten als roepende in de woestijn. Wat je wilt. Je moet er in elk geval iets mee. Constateren, benoemen, voorstellen doen, aanpakken. Zoeken wat werkt, wat al dan niet nuttig en nodig is. Daar hoort risicomanagement bij.

Dat de verantwoordelijkheid voor informatiebeheer in de bestuurskamer begint is deels waar. Een ander deel is de eigen werkzaamheid en verantwoordelijkheid als professional. Ja, we zitten in een vakgebied wat veel van ons vraagt. Maar ga eens bij een ICT-er zitten, iemand van P&O of financiën en je hebt lotgenoten. Zo uniek en bijzonder zijn we ook weer niet.


 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden