Hallo collega's,

Wij zijn weer begonnen met de verslaglegging aan de raad in het kader van de RGT. Concerncontrol is hiervoor in de lead en de verschillende vakafdelingen leveren de gevraagde informatie aan. Uitgangspunt hiervoor zijn de toezichtsvragen vanuit VNG/KING. Voor de verslaglegging over 2016 is hier een nieuwe versie van (zie hier), waarbij ook de antwoordmogelijkheden gespecificeerd worden. Voor de vragen rondom de Archiefwet wordt er met percentages gewerkt.

Ik vind het nogal lastig om een onderbouwd percentage neer te zetten. Bijvoorbeeld: bij een vraag als 'in welke mate zijn de archiefbescheiden (papier/digitaal) beschreven op basis van een vastgesteld metadataschema': wat nemen jullie als totaal aantal (100%): zijn dat de archiefbescheiden binnen je DMS/RMA? Of kijk je naar alle archiefbescheiden, ongeacht waar ze zich bevinden, zoals mailboxen en gemeenschappelijke schijven? En hoe bepaal je dan hoeveel dit is en het percentage dat voldoet aan je metadataschema? 

Zo zijn er meer vragen waarbij me niet helemaal duidelijk is hoe ze gescoord moeten worden. Het komt dan steeds neer op hoe je bepaalt wat het totaal is en hoe je vervolgens bepaalt welk percentage voldoet.

Daarom vroeg ik me af: wie werkt nog meer op basis van deze vragen en hoe bepalen jullie de scores op de diverse onderdelen?

Groetjes, Bianca

Weergaven: 369

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Ha Bianca, wat de Archiefwet betreft leveren wij bij het tweejaarlijkse KPI verslag de waarden aan. Wanneer je me je mailadres stuurt, kan ik je met de betrokken medewerkers in contact brengen. Bij de invoering van de wet RGT hebben veel gemeenten direct besloten deze benchmark te gebruiken. En dat worden er steeds meer.

Hoi Yvonne, bedankt voor je reactie! Toen het originele KPI-document uitkwam hebben we de (hoofd)vragen in een eigen document gezet en dit is steeds de basis geweest voor ons verslag. Ik zag dat er een versie is die wat gedetailleerder is en waarbij allerlei berekeningen al gedaan worden, waaronder die percentages. Ik ga daar eerst eens naar kijken.

Dag Bianca,

Het blijft altijd een indicatie. Belangrijke voorwaarde is dat de organisatie een goed beeld moet hebben van alle archiefwaardige ingekomen, uitgaande en interne documenten, ongeacht de drager. Het is bekend dat in een analoge werkelijkheid slechts een beperkt % werd geregistreerd, de overige archiefwaardige documenten werden ongeregistreerd in de organisatie gezet in afwachting van behandeling en retournering door de gebruiker. In de praktijk werden vaak alleen de registreerde documenten/dossiers gezien als "het archief”. In dit soort kengetallen (inzicht) is zelden geïnvesteerd waardoor gemeenten nauwelijks een reëel beeld hebben van hun werkelijke archiefomvang waarmee zij hun handelen moeten verantwoorden.

 

Analoog archief

Om indicatief te bepalen in welke mate (%) de archiefbescheiden zijn beschreven kan je analoog redelijk beoordelen. Wanneer alle analoge bestanden binnen de organisatie (ongeacht locatie) kan herleiden naar een registratie in een systeem, ongeacht het systeem betekent die 100%. Met ander woorden, via welke systemen zijn deze analoge bestanden toegankelijk geregistreerd zoals bedoeld in art 18 Archiefregeling (aantal overzichten). Hoe minder systemen des te overzichtelijk. Dat is het een kwestie van tellen hoeveel meters dan wel of niet geregistreerd toegankelijk zijn. Dat vertaal je dan naar %.

Wanneer je het % wilt vaststellen van wel of niet gewaardeerd met B of V-termijn, tellen alleen die meters/% mee waarin dit in het systeem is gemetadateerd. Om het zuiver te houden vallen archiefbescheiden waar dit alleen van aantekeningen op de dozen of mappen is af te leiden daarbuiten.

 

Digitaal/analoog (hybride)

Al jaren worden bijna alleen de analoog ingekomen documenten geregistreerd/gescand en als origineel gearchiveerd. De uitgaande en interne documenten worden al jaren digitaal geboren opgemaakt en niet meer geprint in het analoge dossier aangevuld. In sommige gevallen worden alleen de uitgaande documenten met een natte handtekening nog analoog gearchiveerd, al dan niet in combinatie met vervanging. Voor digitaal geboren archiefbescheiden is dat aanzienlijk lastiger. Je kan dan niet vaststellen welke documenten wel archiefwaardig zijn opgemaakt, maar niet geregistreerd. Die bevinden zich waarschijnlijk nog zonder metadatering opgeslagen in de persoonlijke of afdelingsmappen op de netwerkschijven. Daardoor is hier in de praktijk geen beheerstatus aan toegekend en is hier geen beheerregie op mogelijk zoals bijvoorbeeld structurele en tijdige vernietiging.

In dat geval is het een kwestie van professionele inschatting. Daarbij is het wel van belang om te definiëren in welke mate de betreffende gemeente zich in de digitaliseringsfase bevindt. Voor de analoge periode kan  je het analoge voorbeeld volgen. Voorde digitaal geboren documenten de omvang van de  geregistreerde versies. Daarvoor ben je ook afhankelijk van de mate van registratiediscipline van de gebruikers. Dat moet je dan weer bevestigd zien door een adequaat controlesysteem. 

 

Volledig digitaal

Voor het volledig digitaal werken en archiveren ben je volledig afhankelijk van de registratiediscipline van gebruikers, de interne kwaltietsprocedures en de uitvoering van de kwaliteitscontroles. In principe moet je kunnen vertrouwen op een registratiegraad van 100%.  Wanneer een organisatie zich dus ongemakkelijk voelt bij de vraag hoeveel % je geregistreerd en gewaardeerd in V of  B in beeld hebt, dan zegt dat op zichzelf al iets over het vertrouwen in het eigen systeem. Daarmee legt deze eenvoudige vraag de vinger op de zere plek. Om vast te stellen hoeveel % van de digitale registraties zijn voorzien van een V of een B is dit af te leiden van de omvang van de registraties waarin de deze metadata ontbreken te relateren aan die hier wel over beschikken.

 

Bij het aanleveren van de gegevens op waarstaatjegemeente kan vanaf 2017 in een toelichtingsveld aangegeven worden op basis van welke waarden het % is weergegeven (m1 analoog / registratieomvang digitaal). Zie ook de rekenhulp in sheet  “% opgenomen-NO” in bijgevoegd bestand.

Bijlagen:

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden