Hoe archiveer je fysieke originelen die digitaal in het zaaksysteem zitten?

Ik werk bij een middelgrote gemeente als senior archiefmedewerker. Er wordt op dit moment een nieuw DMS ingericht. Binnen dat systeem worden digitale documenten archiefwaardig gearchiveerd. Maar er is geregeld nog sprake van fysieke originelen en die zijn nog steeds leidend. We kunnen ze nog niet vervangen, want daar is een vervangingsbesluit voor nodig. Dat zal naar verwachting een jaar gaan duren, afhankelijk van de voortgang van de implementatie.

Mijn vraag is: hoe kan dit fysieke gedeelte van het digitale proces het beste gearchiveerd worden? Wij gaan er van uit dat de vervanging goed komt en dat de digitale documenten uiteindelijk leidend zullen worden. We zouden de documenten dus simpelweg op volgorde van binnenkomst kunnen wegzetten. Echter, om onvoorziene tegenvallers niet helemaal uit te sluiten, hebben wij gekozen voor een vorm die ietsje degelijker is: numeriek op zaaknummer. In de praktijk zal dit gebeuren in hangmappen dan wel archiefdozen. Maar misschien zijn er wel andere, betere of efficiëntere methoden bekend. Wie kan mij hieraan helpen?

Weergaven: 334

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Dat is een leuke vraag, Huug, en ik wil wel uitleggen hoe wij in Apeldoorn het doen. We hebben besloten praktisch om te gaan met deze materie. We zitten nog een paar maanden in dezelfde situatie als jij. Inkomende fysieke originelen slaan wij "dus simpelweg op volgorde van binnenkomst" op. Vermoedelijk zullen ze nooit meer geraadpleegd worden, ze zijn immers digitaal beschikbaar, en indien het nodig is kost het zoeken wat meer tijd dan vroeger (risicoafweging). Daarbij hebben we niet meer genoeg fte's om analoge dossiers te vormen en gaat het ook om te grote hoeveelheden. Alleen getekende collegebesluiten en contracten bewaren we nog op papier, totdat we dat ook digitaal geregeld hebben.

Verder ondertekenen we interne en uitgaande documenten nauwelijks nog (collegebesluit), zodat het digitaal gemaakte product als origineel direct in ons DMS kan worden opgeslagen.

Hallo Wim, bedankt voor je antwoord! Ja, risicoafweging, da's een goeie. Bij ons is het risico nog wat groter omdat we nog aan het begin staan, maar je hebt denk ik wel een punt om de volgorde van binnenkomst aan te houden. Wij zitten er alleen nog mee dat er voor bepaalde stukken geen volgorde van binnenkomst is. Je noemde al collegebesluiten en contracten, maar hier zijn nog meer stromen die niet via de postkamer zullen lopen... ik hou m'n hart vast. Velen, waaronder ikzelf, durven het (nog) niet aan om op die manier te archiveren. Maar ik neem je opmerking zeker mee!

Hallo Huug, in mijn gemeente (Noordenveld) werken we sinds 2016 met vervanging. We zijn ooit begonnen met de numerieke reeks om eventuele risico's in de eerste fase tot een minimum te beperken. Sinds we eind 2017 met een zaaksysteem zijn gestart hebben we het onze scoop vergroot. Immers ons vervangingsproces is goed genoeg bevonden en zit inmiddels tussen ieders oren bij DIV. De documenten die we toch fysiek blijven archiveren (op zaaknummer) zijn contracten/overeenkomsten en bankgaranties. Deze documenten hebben we 100 jaar meegegeven. Dit in overleg met onze juristen. Mijn advies aan jou zou zijn om eerst het vervangingsproces goed te laten beklijven en pas daarna de fysieke documenten te vervangen. Hierbij is het belangrijk om als senior de controles aan het begin voor 100% te doen en de uitkomsten met elkaar voortdurend te bespreken. Het belang van een goed proces heeft immers de consequentie dat de fysieke documenten ook echt vervangen kunnen worden en andersom!

Uit de praktijk weet ik dat je beter de dagdozen kunt beperken tot de vernietigen documenten, en die dagdozen op jaar van vernietiging plaatst.

Langer bewaren dan de toegestane bewaartermijn is in strijd met de AVG.

Vanaf het moment dat wij een vervangingsbesluit hebben, bewaren we het 'vervangen' papier nog drie maanden. Lang bewaren kan en mag niet (Archiefwet, AVG) en kost dubbel werk ook. Genoemde periode biedt een veilige marge om eventueel later in het digitale exemplaar opduikende omissies (bijvoorbeeld in een bezwaarprocedure) te herstellen.

Dank je wel Brigitta, voor je reactie. Ik heb je advies in mij opgenomen en zal er inderdaad voor pleiten dat de controles in het begin 100% zullen zijn. Voor nu is het wachten op het startsein voor vervanging; die zal naar verwachting aan het eind van het jaar worden gegeven.

Brigitta Arkema zei:

Hallo Huug, in mijn gemeente (Noordenveld) werken we sinds 2016 met vervanging. We zijn ooit begonnen met de numerieke reeks om eventuele risico's in de eerste fase tot een minimum te beperken. Sinds we eind 2017 met een zaaksysteem zijn gestart hebben we het onze scoop vergroot. Immers ons vervangingsproces is goed genoeg bevonden en zit inmiddels tussen ieders oren bij DIV. De documenten die we toch fysiek blijven archiveren (op zaaknummer) zijn contracten/overeenkomsten en bankgaranties. Deze documenten hebben we 100 jaar meegegeven. Dit in overleg met onze juristen. Mijn advies aan jou zou zijn om eerst het vervangingsproces goed te laten beklijven en pas daarna de fysieke documenten te vervangen. Hierbij is het belangrijk om als senior de controles aan het begin voor 100% te doen en de uitkomsten met elkaar voortdurend te bespreken. Het belang van een goed proces heeft immers de consequentie dat de fysieke documenten ook echt vervangen kunnen worden en andersom!

Hallo Yvonne, we zijn voorlopig van plan om er één reeks van te maken, dus geen onderscheid tussen te vernietigen en te bewaren documenten. Wat is wijsheid? Ik heb ook bij een andere gemeente gewerkt (in 2011), waar ze jarenlang gescande documenten numeriek in dozen bewaarden, zonder onderscheid tussen 'te bewaren' of 'te vernietigen'. Omdat er van vervanging nog geen sprake was, liepen ze daar op een gegeven moment tegen de Archiefwet aan. Bij de gemeente Amersfoort is het een andere situatie. Het vervangingsbesluit is er al, maar er draaien pas twee kleine processen. Het wachten is op de implementatie van meer processen én op een goede uitslag van de RODIN-toets. Als alles volgens plan loopt, zijn we over een jaar uit de hybride situatie en is de vervanging een feit. 


Yvonne Welings zei:

Uit de praktijk weet ik dat je beter de dagdozen kunt beperken tot de vernietigen documenten, en die dagdozen op jaar van vernietiging plaatst.

Langer bewaren dan de toegestane bewaartermijn is in strijd met de AVG.

Heb je dan de kwaliteitscontroles en metadatering vanaf 2011 al gedaan en vastgelegd?

Ik kan je niet volgen. Kun je me uitleggen wat je bedoelt met 'vanaf 2011'?

Yvonne Welings zei:

Heb je dan de kwaliteitscontroles en metadatering vanaf 2011 al gedaan en vastgelegd?

Je gaat met terugwerkende kracht vervangen, dat proces ga je vastleggen in je handboek.

Nee, dan ben ik niet duidelijk geweest. Ik had het erover dat ik in 2011 bij een andere gemeente heb gewerkt, waar ze geen onderscheid maakten tussen te bewaren en te vernietigen documenten. Bij de gemeente Amersfoort gaan we niet met terugwerkende kracht vervangen. We gaan vervangen vanaf het moment dat processen geïmplementeerd zijn en de RODIN-toets hebben doorstaan. Naar verwachting zal dat eind 2019/begin 2020 zijn.

Yvonne Welings zei:

Je gaat met terugwerkende kracht vervangen, dat proces ga je vastleggen in je handboek.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden