Handreiking Bewaren van chatberichten onderwerp van discussie Rondetafelgesprek

Deze week vond het Rondetafelgesprek plaats over de archivering van stukken door bewindspersonen onder de archiefwet en de WOO/WOB. Het debat is het terugkijken waard, zie deze link.

In het eerste deel kwamen de ambtelijke vertegenwoordiging van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed en het RDDI aan het woord, in het tweede deel de hoogleraren Jeurgens en Voermans. Opvallend was de (juridische) feedback/kritiek, die de hoogleraren gaven over de handreiking chatberichten, die in juli 2020 is gepubliceerd. 

De handreiking zou geen status hebben, want het is geen beleidsregel. Een ander kritiekpunt is dat de basis voor het vernietigen ontbreekt omdat er geen specifieke selectielijst is vastgesteld.

Wat vind jij moet de selectielijst op dit punt worden aangepast en hoe dan?

Weergaven: 341

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Wat mij betreft niet. De selectielijsten zijn gericht op processen. Chatberichten kunnen onder deze processen vallen. Er is geen apart proces voor chatberichten nodig. Wellicht is er wel een aparte selectielijst voor bewindspersonen nodig met bijbehorende procedures.

Wellicht één opstellen conform e-mailbewaring? Dus voor chats en wellicht verder trekken voor andere sociale media kanalen? Zijn we meteen van de eeuwige discussie af of chats nu wel of niet onder de archiefwet vallen. Wanneer de ambtenaar het goed doet zal deze de chats in het betreffende dossiers opnemen, maar aangezien dat over het algemeen ook niet gebeurd met mail is bulkopslag conform Capstone-methodiek wellicht de enige oplossing. Ook de context van appjes is lastig te bepalen waardoor toevoegen aan een zaak een uitdaging is. En dan heb ik het nog niet over de technische uitdaging om een chat/appje te archiveren.

Wat ik vaak merk is dat selectielijst vaak wordt aangepast aan de problemen in de praktijk, terwijl de oorzaak van problemen niet ligt bij selectielijst maar bij geen/weinig bewustwording, haperende/mensonvriendelijke techniek, andere prioriteiten…

Toch denk ik dat aanpassing van de selectielijst of een besluit in een SIO leidt tot een betere verantwoording. Wat me toch wel stoorde in het debat, is de aanval op het RDDI, die hun stinkende best doen om oplossingen aan te dragen. Het is prima om met een tekst van de Archiefwet uit 1995 aan te komen, maar geeft die echt antwoord op de informatie-explosie? Na de chatberichten komt er vast weer een andere vorm. er werd een beetje achteloos gereageerd op Ernst Kuipers, die de hotspot corona alleen al bij zijn departement 2 miljoen mailtjes had opgeleverd. 

Tegelijkertijd hoorden we tijdens de KVAN dagen vorige week dat de hotspots klaar zijn om over te dragen aan het Nationaal Archief, maar dat dat niet lukt, die kunnen het niet. Mijn inschatting is dat het tijd is voor een geheel andere benadering en wetgeving. 

De opvattingen van de hoogleraren, zie reactie Martin Jansen, dank hiervoor

Archivering van stukken door bewindspersonen onder de archiefwet en...

Bedankt Yvonne voor jouw reactie.
Ik denk dat we het erover eens zijn dat er meerdere oorzaken zijn waarom informatiebeheer van appjes/mails etc niet op orde is. Er is dan ook niet een alomvattende (passende) oplossing hiervoor te bedenken. Maar dat combinatie ervan wel kan helpen.

Komt er dus op neer .... dat we (de i-specialisten) het niet goed doen .... zelfs in strijd met de wet. En dus moeten al onze beste bedoelingen op de kop; alle berichten verplicht te bewaren (conform AW en WOO). Alleen privé berichten uitzonderen en verwijderen. 

Volgens mij wordt er al sinds jaar en dag onderscheid gemaakt tussen wel te registreren (en te archiveren) en niet te registreren informatie; omdat veel van die informatie niet 'ter zake' doet. Selectie aan de bron ..... deden we vroeger al onder de noemer 'postregistratie; wat wel en wat niet'. Weliswaar maakten i-specialisten die keuze en niet iedere collega, zoals dat nu het geval is. En dat maakt het enorm lastig; we weten niet wat die allemaal corresponderen, hoe waardevol dat is voor het bestuursorgaan en wat er daarvan allemaal bewaard blijft of zou moeten blijven in de persoonlijke (eigen) werkomgevingen ....

Ja, precies zoals we vroeger deden met reclamefolders...., die kwamen ook niet op de V-lijst terecht. 

Of vragen van hele simpele aard (om informatie). Die we vandaag de dag wel als 'zaak' zouden kunnen registreren en archiveren. En na een jaar vernietigen.

Als gevolg van de digitale kanalen en mogelijkheden wordt er al veel meer vastgelegd. Maar interne ambtelijke correspondentie zeker niet. Is wat mij betreft ook niet 'naar de aard bestemd om te berusten onder het orgaan'. 

Dat noemden we vroeger het eigen 'werkarchief'. Soms een kast vol. Soms een vensterbank, soms een lade in het bureau. Zat altijd op slot. Alleen 'bestemd' voor eigen gebruik.

In de digitale wereld hebben we dat ook. De eigen mailbox. De eigen OneDrive (of G schijf). Idealiter is dat ook alleen 'bestemd' voor eigen gebruik en beperkt in omvang. Vaak is er voor het echt zakelijke gebruik er van binnen een team of groep wel een samenwerkingsomgeving in te richten. Dan kunnen de collegae er ook bij. Wat dan nog steeds GEEN archief is in het belang van het orgaan, maar hoogstens in het belang van het interne team of groep.

Het blijft wel gecompliceerd om alle chatberichten (lees telefoons) in beheer te krijgen. 

Zo simpel is het vaak wel .... 

Marjan Dik zei:

Wat ik vaak merk is dat selectielijst vaak wordt aangepast aan de problemen in de praktijk, terwijl de oorzaak van problemen niet ligt bij selectielijst maar bij geen/weinig bewustwording, haperende/mensonvriendelijke techniek, andere prioriteiten…

Devices beschikbaar door de baas wil misschien nog wel. Maar Privé devices ?

Maar even los daarvan: het begint met een antwoord op de vraag of ALLE berichten onder de de begrippen archiefbescheiden (AW1995) of documenten (WOO, AW2021) vallen of dat het hier gaat over informele - niet archiefwaardige - berichten.  

Yvonne Welings zei:

Het blijft wel gecompliceerd om alle chatberichten (lees telefoons) in beheer te krijgen. 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2022   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden