Handreiking Bewaren van chatberichten onderwerp van discussie Rondetafelgesprek

Deze week vond het Rondetafelgesprek plaats over de archivering van stukken door bewindspersonen onder de archiefwet en de WOO/WOB. Het debat is het terugkijken waard, zie deze link.

In het eerste deel kwamen de ambtelijke vertegenwoordiging van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed en het RDDI aan het woord, in het tweede deel de hoogleraren Jeurgens en Voermans. Opvallend was de (juridische) feedback/kritiek, die de hoogleraren gaven over de handreiking chatberichten, die in juli 2020 is gepubliceerd. 

De handreiking zou geen status hebben, want het is geen beleidsregel. Een ander kritiekpunt is dat de basis voor het vernietigen ontbreekt omdat er geen specifieke selectielijst is vastgesteld.

Wat vind jij moet de selectielijst op dit punt worden aangepast en hoe dan?

Weergaven: 456

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Dat zijn ook de vragen waar ik na deze rondetafelsessie mee bleef zitten:

  • In hoeverre mag een ambtenaar überhaupt nog documenten (ongeacht de vorm) verwijderen?
  • In hoeverre kan je als DIV afdeling dossiers nog schonen, ten behoeve van overzicht e.d. 

Als ik Charles Jeurgens en Wim Voermans moet geloven kan dat niet als die niet expliciet in de selectielijst staat. En moeten we in de selectielijst voor het departement ook de kladjes, persoonlijke notities e.d. opgaan nemen (daar ga je met je procesgerichte lijst).



Martin Jansen zei:

Devices beschikbaar door de baas wil misschien nog wel. Maar Privé devices ?

Maar even los daarvan: het begint met een antwoord op de vraag of ALLE berichten onder de de begrippen archiefbescheiden (AW1995) of documenten (WOO, AW2021) vallen of dat het hier gaat over informele - niet archiefwaardige - berichten.  

Yvonne Welings zei:

Het blijft wel gecompliceerd om alle chatberichten (lees telefoons) in beheer te krijgen. 

Wat ik altijd als manco ervaar in dit soort discussies, geef aan hoe dan wel? Kritiek is prima natuurlijk, maar zeg dan hoe het moet en hoeveel het mag kosten. Toen gesteld werd dat er 35 fte nodig is voor e-mailarchivering bij een ministerie, was het daarna stil.

In aanvulling op het vraagstuk of daadwerkelijk ALLE (m.n.) ambtelijke mailtjes voor archivering in aanmerking komen vond ik in de MvT op de nieuwe AW het volgende: (citaat) : "Gegevens die geen verband houden met de publieke taak van het overheidsorgaan, vallen niet onder het documentbegrip. Bijvoorbeeld: indien medewerkers van overheidsorganen bedrijfsmiddelen zoals werktelefoons en computers gebruiken voor persoonlijke communicatie, vallen de aldus vastgelegde gegevens niet onder het documentbegrip".

En in aansluiting daarop: "Wanneer het belang en het risico gering worden geacht, kan een organisatie besluiten dat het passend is om documenten uit bepaalde applicaties en systemen niet onder archiefbeheer te brengen. Er zal in zo’n geval wel sprake zijn van technisch beheer (ICT), maar niet van maatregelen voor duurzame toegankelijkheid en het toepassen van bewaartermijnen van een selectiebesluit. Dit zou bijvoorbeeld het geval kunnen zijn voor documenten in persoonlijke digitale werkruimtes van medewerkers"

Het begrip 'persoonlijk' is wat mij betreft niet hetzelfde als 'privé' (niet zakelijk). Persoonlijk geeft alleen een richting aan; het bericht (per mail, chat, sms, app) is bedoeld voor die PERSOON/PERSONEN. Maar kan dus wel heel erg zakelijk zijn. Die persoon bepaalt dan wat er met het bericht gedaan moet worden. En daar zijn dan weer interne regelingen of protocollen voor (al dan niet op basis van een bewaar/beheerstrategie/visie) ...

Ik vraag u dus af in hoeverre dit dan de escape is op de regel dat ALLE e-berichten onder de AW en WOO vallen omdat het documenten zijn zoals door die wetgeving bedoeld.

Graag reactie op deze interpretatie ...

Theoretisch is dit makkelijk gezegd, maar de praktijk is veel weerbarstiger. Als iedereen zich aan de interne richtlijnen zou houden (lees: alle mails e.d. zouden worden toegevoegd aan het betreffende dossier/zaak/casus) dan hadden we de selectielijst e-mailbewaring en de capstone-methodiek helemaal niet nodig. Aangezien dit in de praktijk dus niet gebeurd, moet je iets. De moeilijkheid is dat je in persoonlijke mailboxen het onderscheid tussen wel en niet zakelijk (bijna) niet kan maken behalve de 'eigenaar'. 

Sowieso vind ik de omschrijving persoonlijke mailaccount een verkeerde, wij spreken dan ook van een individueel gemeentelijk mailaccount. Waarbij je ook de vraag kan stellen, gezien alle technische mogelijkheden van tegenwoordig, waarom je überhaupt privé mail zou versturen via je werkaccount. Daar is zo'n account van origine ook helemaal niet voor bedoeld. Het is bedoeld voor werkgerelateerde mail. En ja, daar zitten ook mails in die je niet (7 jaar) zou moeten willen bewaren, maar goed 100% krijgen we het nooit.   

@Martin, bedankt voor jouw speurwerk.

Mee eens dat de praktijk weerbarstig is. Gaat mij er om dat er altijd iets van persoonlijke correspondentie is op ambtelijk niveau. Niet direct bestemd voor zakelijke archivering. Als de context wel heel helder is zal er ook meer vanuit de zaak zelf moeten worden bericht (niet perse in mailvorm, maar gewoon als 'bericht bij de zaak'. Als de correspondentie al meer een formeel karakter krijgt dan geldt dat er een specifieke (advies) Memo of Notitie moet worden opgesteld. Die dan sowieso weer toegevoegd kan worden aan het dossier.

Voor wat betreft de Capstone methode toepassen op mail van sleutelfunctionarissen ben ik daar wel voorstander van. Zo'n beperkte groep functionarissen kun je daar nog wel warm voor krijgen lijkt me. Maar dat breed toepassen op de vele ambtelijke archiefbussen .... Lijkt me ook een beetje theorie .... Gaan medewerkers niet heel driftig mails verwijderen ? Om maar te voorkomen dat deze gearchiveerd worden. En ge-WOO-d ? Of gaan ze in eens alleen maar hele formele, nette mailberichten schrijven. Of er toch maar van afzien ? 

Voor wat betreft het begrip 'persoonlijk'. Dat stond vroeger ook wel eens op binnenkomende post. Persoonlijk bestemd voor ambtenaar A. Zo'n envelop bleef dan dicht en ging ongeregistreerd naar de betreffende functionaris. Ingeval van zakelijke / functionele content (en dat was het meestal) was het dan de bedoeling dat de ambtenaar dan zelf beoordeelde of registratie, behandeling en archivering aan de orde was.

Voor wat betreft het begrip 'privé' ben ik het met je eens; dat hoort niet in een zakelijke omgeving thuis. Maar ja. In onze Mail en Internet Regeling is privé gebruik wel (zeer beperkt natuurlijk) toegestaan .... Da's er mede de reden voor om deze (persoonlijke) mailbussen ook niet generiek beschikbaar en doorzoekbaar te laten zijn ; vanuit privacy oogpunt (bescherming medewerker) geldt dat alleen maar in geval van hoge noodzaak.

Wouter Verdaas zei:

Theoretisch is dit makkelijk gezegd, maar de praktijk is veel weerbarstiger. Als iedereen zich aan de interne richtlijnen zou houden (lees: alle mails e.d. zouden worden toegevoegd aan het betreffende dossier/zaak/casus) dan hadden we de selectielijst e-mailbewaring en de capstone-methodiek helemaal niet nodig. Aangezien dit in de praktijk dus niet gebeurd, moet je iets. De moeilijkheid is dat je in persoonlijke mailboxen het onderscheid tussen wel en niet zakelijk (bijna) niet kan maken behalve de 'eigenaar'. 

Sowieso vind ik de omschrijving persoonlijke mailaccount een verkeerde, wij spreken dan ook van een individueel gemeentelijk mailaccount. Waarbij je ook de vraag kan stellen, gezien alle technische mogelijkheden van tegenwoordig, waarom je überhaupt privé mail zou versturen via je werkaccount. Daar is zo'n account van origine ook helemaal niet voor bedoeld. Het is bedoeld voor werkgerelateerde mail. En ja, daar zitten ook mails in die je niet (7 jaar) zou moeten willen bewaren, maar goed 100% krijgen we het nooit.   

Kijk aan. Dus ook concept(versies) vallen onder het begrip documenten en zijn dus naar hun aard bestemd te berusten onder het orgaan .... ? Ik kan me voorstellen dat er versies zijn die 'ter zake' doen (de major versies) .... maar om nou alle 10-tallen minor - en dus niet vastgestelde of geaccordeerde - versies te archiveren en ook nog beschikbaar te stellen. Men wil ook alle ambtelijke typefouten, aanvullingen, doorgestreepte regels etc. kunnen bestuderen ? Slaat wel een beetje door allemaal.

Het slaat idd door en die nieuwe Archiefwet in dezen lijkt niet echt te gaan helpen om die duidelijkheid wel te verkrijgen. 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2022   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden