Gezinskaarten wel of niet (geheel) openbaar beschikbaar stellen

Archiefwet en Wbp

De Archiefwet trad al ver voor de introductie van de wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) in werking. Dat betekent dat in de praktijk bij (alle) archiefdiensten in Nederland bestanden kunnen berusten die openbaar zijn gemaakt voordat de Wbp er was. In de verklaring van overbrenging is dan niets afgesproken over mogelijke beperkingen. Een van die bestanden waarvoor we jullie aandacht vragen zijn de gezinskaarten. Gezinskaarten en openbaarheid was een van de vele onderwerpen tijdens de VNG archiefcommissie van 21 september 2017.

Levende personen

Gezinskaarten zijn onderdeel van onze bevolkingsadministratie, die landelijk rond 1850 is gestart. Tot 1920 had je registers en gedurende de periode 1921 tot 1940 gezinskaarten totdat de persoonskaart werd geïntroduceerd.

Die gezinskaarten worden al sinds jaar en dag op studiezalen van archiefdiensten ter beschikking gesteld, vaak in de vorm van microfiches. Maar steeds vaker plaatsen archiefdiensten de bestanden digitaal op de websites. Voor de Wbp maakt het verschil analoog of digitaal niets uit of zoals de Autoriteit Persoonsgegevens het omschrijft:

Omwille van het in kaart brengen van de toepasselijkheid van de Wbp en de Archiefwet 1995

onderscheidt het CBP drie soorten archieven: het fysieke archief, het digitale archief en het onlinearchief

(d.w.z. het via Internet toegankelijk gemaakte).

1. Fysieke archief. Hierop is de Wbp van toepassing voor zover de Archiefwet 1995 geen

specifieke regels bevat.

2. Digitale archief. Hierop is de Wbp van toepassing voor zover de Archiefwet 1995 geen

specifieke regels bevat.

3. Online-archief. Hierop is de Wbp van toepassing. Het CBP onderschrijft uw constatering

dat de Archiefwet 1995 niet gaat over beschikbaarstelling via Internet. Als echter iets op

grond van de Archiefwet niet ter beschikking mag worden gesteld, mag het uiteraard ook

niet online ter beschikking worden gesteld. (Dit volgt uit artikel 6 Wbp dat stelt dat

persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige

wijze worden verwerkt.)

Terechte klacht

Bij een gemeente is een klacht ingediend door een levend persoon over de publicatie van de gezinskaarten. Op deze kaarten staat uitgebreide informatie over personen, o.a. godsdienst. Dat laatste wordt ook wel bijzondere persoonsgegevens genoemd. De gezinskaart werd door de gemeente bijgehouden en komt daarom overal in Nederland voor. Vast is komen te staan dat de gezinskaart niet gepubliceerd mag worden. In artikel 2a van de Archiefwet staat een uitzondering, wanneer het verbod op verwerken van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 156 Wbp voor archiefinstellingen niet geldt. Dit echter met uitzondering van het ter raadpleging of gebruik beschikbaar stellen van zodanige archiefbescheiden. In dit geval is dus toestemming van de betrokken persoon nodig

Wat nu te doen?

Omdat elke gemeente in Nederland dit probleem heeft en alle archiefdiensten de kaarten al sinds jaar en dag beschikbaar stellen, is het wenselijk dat er één oplossingsrichting wordt gekozen.

Alle archiefdiensten zouden formeel moeten kiezen voor het offline halen van de digitale bestanden en het niet beschikbaar stellen van de microfiches in de studiezalen. Dit gaat een heel arbeidsintensieve klus worden wanneer de geinteresseerden inzage willen. Zij moeten dan aantonen dat de persoon die ze zoeken overleden is. Daar is op dit moment geen formatie voor. Feitelijk zouden we hetzelfde openbaarheidsregime moeten inrichten als voor de persoonskaarten. De dienstverlening van de persoonskaarten is feitelijk uitbesteed aan het Centraal Bureau voor Genealogie.

Vaak zijn de gegegens al digitaal verspreid, archiefdiensten kunnen die gegevens niet 'terughalen'.

Er zijn mogelijk (technische) alternatieven:

  • (Opnieuw) scannen en de bijzondere persoonsgegevens niet tonen.

  • In de metadata, de toegang op de scans, aantonen dat de persoon in kwestie overleden is.

Hoe denk jij over deze casus  en laat het ons weten.

 

<astcrt-2014-33529.pdf

Weergaven: 4110

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Het zou helpen als het Nationaal Register Overledenen beschikbaar is voor hergebruik, dan kan het opzoeken of iemand overleden is worden geautomatiseerd. Zie ook https://data.overheid.nl/dataverzoeken/nationaal-register-overledenen

Beste Bob,

Goede suggestie, vrees dat dat niet gaat gebeuren. Mijn pleidooi om een wijzigingsvoorstel aan te brengen in de BRP heeft het niet gehaald. Alles zal offline moeten worden gehaald, en ook niet meer ter inzage mogen worden gegeven in de studiezaal.

Misschien kan jij je eigen kanalen nog eens bewandelen, zie het somber in.

Ik begrijp niet zo goed waarom de gezinskaarten ook niet meer in de studiezaal zouden kunnen worden geraadpleegd. Die conclusie lijkt mij bijzonder vergaand.

Wanneer de gezinskaarten beperkt openbaar zijn, is raadpleging onder voorwaarden toch ook mogelijk. Zowel de Archiefwet, de Wbp als ook de AVG bieden hiervoor ruimte. Laten we die ruimte dan ook optimaal benutten.

Aan de andere kant: ook wanneer archiefbescheiden niet beperkt openbaar zijn en in de studiezaal op aanvraag beschikbaar zijn, wil dat nog niet automatisch zeggen dat die archiefbescheiden dan ook zonder meer online beschikbaar moeten worden gesteld. Ook dan zul je nog moeten beoordelen of je hiermee voldoet aan de eisen van de Wbp en straks de AVG.

Er is namelijk wel een groot verschil tussen het online plaatsen van stukken met daarin persoonsgegevens, zodat deze voor iedereen altijd toegankelijk zijn en het enkel op aanvraag beschikbaar stellen van die stukken op een studiezaal. Vergelijk bijvoorbeeld de uitspraak van het College in de zaak van het bouwarchief Nijmegen: het op het gemeentehuis ter beschikking stellen van de bouwtekeningen was geen probleem, maar het volledig online zetten hiervan wel.

De bouwvergunningen van de gemeente Nijmegen staan nog steeds online. Bouwvergunningen zijn openbaar conform de Woningwet artikel 57. Het maakt toch geen verschil of je bijzondere persoonsgegevens online plaatst of ter inzage geeft? Dat is toch allebei toch de essentie van het gemelde datalek?

Je zult de bijzondere persoonsgegevens moeten afschermen. Daar zijn goede voorbeelden van zoals het CBG en het Stadsarchief Amsterdam. Ik begrijp nog steeds niet waarom ook die optie niet mogelijk is.

Mijn voorkeur was uitgegaan naar een duidelijke regeling zoals we die ook hebben voor de registers van de Burgerlijke Stand, dat had ook gekund wanneer de wil er was geweest om wetgeving aan te passen.

Gezinskaarten ouder dan 75 jaar mogen niet, maar strafrechtelijke gegevens uit rechtbanken en gevangenissen wel ? Bij dat laatste kan ik me wel voorstellen dat een periode van 75 jaar te kort is.

Het maakt juist wel verschil of je bijzondere persoonsgegevens online plaatst of op een studiezaal kunt raadplegen.

Via de studiezaal kun je namelijk beoordelen of een verzoeker voldoet aan voorwaarden voor raadpleging. Beperkt openbaar betekent immers niet dat je archiefbescheiden met bijzondere persoonsgegevens nooit zou kunnen raadplegen. Zowel artikel 23, tweede lid van de Wbp als artikel 24 van de Uitvoeringswet AVG bieden binnen een openbaarheidsbeperking op grond van de Archiefwet de mogelijkheid om beperkt openbare archiefbescheiden te kunnen raadplegen. En via artikel 15, derde lid, Archiefwet is een nadere afweging van belangen mogelijk.

Een dergelijke beoordeling is niet mogelijk wanneer je deze gegevens online plaatst. In dat geval kun je niet beoordelen of iemand aan de voorwaarden voldoet.

Je zou kunnen zeggen dat de Wbp en de AVG in combinatie met de Archiefwet een zorgdrager feitelijk verplicht om bij overbrenging beperkingen aan de openbaarheid te stellen in verband met de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer wanneer de over te brengen archiefbescheiden bijzondere persoonsgegevens bevatten.

Het afschermen van bijzondere persoonsgegevens in archiefbescheiden lijkt mij een behoorlijk tijdrovende klus. Bij elk verzoek tot raadpleging van archiefbescheiden zul je de stukken moeten nalopen op persoonsgegevens, van elk brokje informatie moet je je afvragen of dit te herleiden is tot een persoon. Vervolgens zou je ook nog moeten controleren of deze persoon nog in leven is (want de Wbp/AVG geldt niet voor overleden personen). 

Maar vooral kun je je afvragen of dit in overeenstemming is met de Archiefwet, dat stelt dat je het recht hebt om het hele archiefstuk te raadplegen en niet alleen bepaalde, door een ambtenaar gefilterde, informatie hieruit (het documentenstelsel). 

Uiteraard gelden de regels niet alleen voor gezinskaarten, maar ook voor andere archiefbescheiden met bijzondere persoonsgegevens.

Stadsarchief Amsterdam en CBG doen het al jaren, hieruit blijkt dat een en ander uitvoerbaar is, niet gezegd hebbende dat dat niet gecompliceerd is.

Het dilemma dat je schetst moeten we echt gaan verhelderen. Een bsn nummer ter inzage geven kan als datalek worden opgevat, hoewel  de archieven zelf openbaar kunnen zijn. Vanmiddag is de VNG archiefcommissie waar we de dilemma's in de relatie AVG en archiefwet in beeld brengen. Jammer dat jij of een van je collega's er niet bij kunnen zijn, dit is echt het vraagstuk voor het (openbaar) archiefwezen. 

nabrander, waarom niet de Archiefwet aanpassen om weglakken wel mogelijk te maken? 

Het besef dat de AVG er voor zorgt dat veel bestanden bij het openbaar archiefwezen op slot worden gezet zetten begint eindelijk door te dringen, Apeldoorn heeft de scans van gezinskaarten offline gehaald, andere gemeenten zullen moeten volgen.

http://www.archief20.org/forum/topics/wet-bescherming-persoonsgegev...

Ik denk niet je het CBG in deze kunt vergelijken met archiefinstellingen; zij hebben toch andersoortige archiefstukken. Hoe het stadsarchief Amsterdam de afscherming precies heeft georganiseerd weet ik niet. Wat ik wel weet is dat het verwijderen van persoonsgegevens uit kopieën van beperkt openbare archieven voor het Nationaal Archief wel dermate arbeidsintensief is, dat we dit niet (meer) doen. 

Wat betreft de nabrander: we kunnen het documentenstelsel van de Archiefwet natuurlijk verlaten en meer richting het informatiestelsel van de Wob bewegen. Stukken worden hierdoor wel minder openbaar (nu kan iemand immers het hele stuk raadplegen inclusief de informatie die zou moeten worden weggelakt), op de archiefinstelling rust dan de verantwoordelijk om te zorgen dat echt niet meer openbaar wordt gemaakt dan zou mogen en het kan dan best lang duren voordat een verzoek om raadpleging is afgehandeld. Tijdens een werkbezoek aan het gemeente-archief in Stockholm, Zweden (waar ze bepaalde informatie moeten weglakken voordat de stukken mogen worden geraadpleegd), kan het vrijgeven van een omvangrijk dossier zomaar één jaar duren. 

Ook in Engeland schijnen de wachttijden voor het raadplegen van archiefstukken te zijn gestegen, nadat ze naar meer op het informatiestelsel gerichte systeem waren overgestapt.

Elk systeem heeft zo z'n voor- en nadelen. Laten we daarom goed kijken wat de consequenties zijn, wanneer we de Archiefwet op dit punt zouden willen aanpassen. Maar goed om hier discussie over te voeren.

Hoezo heeft het CBG andere archiefstukken? Zij beheren alle persoonskaarten van overledenen afkomstig van alle gemeenten in Nederland, dat is het vervolg op de gezinskaarten 1921-1939.

Nogmaals jammer dat er gisteren niemand van het Nationaal Archief kon aanschuiven bij de VNG over dit onderwerp.

Het maakt volgens mij inderdaad een groot verschil uit of je bijzondere persoonsgegevens online plaatst of niet. Naast wat Erik hierover zegt is ook nog artikel 2, lid 1 hierbij van groot belang. Hierin staat dat de WBP van toepassing is op niet geautomatiseerde gegevens die in een bestand zijn opgenomen. En dus niet op niet geautomatiseerde gegevens die niet in een bestand zijn opgenomen. Om dubbele ontkenningen weg te halen en het even praktisch op archief toe te passen: de WBP (en volgens mij geldt dit ook voor de AVG) is alleen van toepassing op bijzondere persoonsgegevens in fysieke archieven als deze gegevens in een bestand zijn opgenomen. Als je deze gegevens zou scannen verandert de zaak: het betreft dan een geautomatiseerde verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens en daar is de WBP wél op van toepassing, ongeacht of het in een bestand is opgenomen. Persoonsgegevens in fysieke archieven vallen dus lang niet altijd onder de WBP, als je ze scant vallen ze er in digitale toestand wel onder. Dat is ook de reden dat veel Scanning-on-Demand services bij  alleen archiefbescheiden scannen die bijv. min. 100 jaar oud zijn.

Is er geen verschil Wbp en de AVG? Alle persoonsgegevens van levende personen genieten een zekere bescherming en personen hebben rechten, zoals inzage, correctie, op vergeten. Deze gegevens mogen zonder toestemming van betrokkenen wel in het archief opgenomen  ter verwerking (artikel 89 AVG), en er zijn allerlei rechten beperkt of uitgeschakeld (zie UAVG artikel 45).

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden