Beste collega's,

Hierbij wil ik jullie een juridisch vraagstuk voorleggen in verband met de gevoelige objecten in de bouwdossiers. Hoe zien jullie dit?

Het Stadsarchief Rotterdam beheert de (op grond van de Archiefwet) overgebrachte archieven van de Dienst Bouw- en Woningtoezicht, de bouwdossiers tot en met het jaar 2010. Hiervan maken de zogeheten ‘gevoelige objecten’ onderdeel uit en daarbij kunt u denken aan het stadhuis, de metrostations, moskeeën, kerken, synagogen, trafohuisjes e.d. Van deze ‘gevoelige objecten’ is door onze gemeentelijke afdeling Directie Veilig een lijst samengesteld, die regelmatig wijzigt. Normaliter zijn bouwdossier openbaar ter inzage, maar van de bouwdossiers van de ‘gevoelige objecten’ vragen we momenteel om toestemming van de gebruikers van deze objecten. In de praktijk lopen we echter tegen een aantal zaken aan waarop we hopen dat u met de expertise van uw juristen ons kunt adviseren. Het gaat om zaken zoals:

  • Hoe om te gaan met een object met meerdere gebruikers? Bijv. een gebouwencomplex met op de benedenetage een bank en op een hogere etage een woning. Volgens de huidige Archiefwet mogen we een dossier niet splitsen, dus zou naar ons idee de gebruiker van het gevoelige object toestemming moeten geven aan bijv. de woninghuurder/eigenaar die zijn huis wil verbouwen en daarvoor tekeningen wil inzien. Is deze gedachtegang juridisch juist?
  • Hoe om te gaan met het verschil tussen eigenaren en gebruikers van objecten? Op dit moment vragen we toestemming aan de gebruiker van het pand en niet de eigenaar. Stel de politie huurt een gebouw van een corporatie, dan vragen we toestemming aan de politie (gevoelig object) als gebruiker en niet aan de eigenaar van het object. Is deze gedachtegang juridisch juist?
  • Hoe kunnen we op een juiste wijze regelen dat de dossiers alleen met toestemming ter inzage in te zien zijn? Een beperking van de openbaarheid is lastig omdat bij overbrenging vaak nog niet duidelijk is/was dat het om gevoelige objecten gaat/ging en de gevoelige objecten ook continu veranderen omdat panden van functie wijzigen.
  • Wat vandaag een gevoelig object is kan dat morgen niet meer zijn en vice versa. Bovendien is een beperking van 75/100 jaar, zoals de Archiefwet stelt, niet lang genoeg als de objecten (bijv. een stadhuis/station) lange tijd in gebruik blijven als gevoelig object en de oude tekeningen gevoelige informatie kunnen bevatten.

 

Kortom, hoe kunnen de rollen van de Directie Veilig en het Stadsarchief het beste op elkaar afgestemd worden?

Hoe houden we de lijst ‘gevoelige objecten’ actueel’ en wat zijn juridisch gezien de grondslagen om de bouwtekeningen van de gevoelige objecten beperkt ter inzage te laten zijn?

Weergaven: 94

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Soms maken we dingen erg ingewikkeld. Wat is redelijk en juist? In dit geval is een vraag: waarom is bepaalde informatie niet openbaar? Welke uitgangspunten hanteer je en waar komen deze vandaan?
Als je dat voor jezelf vastlegt ben je al een eind, toch?

Bij je eerste bullet schrijf je dat een dossier volgens de Archiefwet niet gesplitst mag worden. Dat kan zo zijn, maar dan nog kun je uitleggen dat een gedeelte van het dossier wel en een ander gedeelte niet openbaar / ter inzage is. Althans dat lijkt me. Je kunt uitleggen waarom iemand de ene tekening wel krijgt en de ander niet.
Zo zul je ook redenen hebben waarom je de ene keer de gebruiker en de andere keer de eigenaar (of beiden) om toestemming vraagt. Waarom doe je het nu zoals je het doet? En klopt dat nog? Maak daar je handvatten van en pas aan waar nuttig en nodig.

Als iets vandaag een deels leegstaand kantoorpand is en morgen is de politie huurder van een deel van het pand, verandert dan automatisch de gevoeligheid? Dat denk ik niet. Als het voor de politie gewoon kantoorruimte is?

Al met al: vragen onbeantwoord. Deels denk ik dat het gewoon terugkerend overleg is. Daarbij overwegingen vastleggen en leren van ervaringen. 

Laatste bullet: Archiefwet biedt de mogelijkheid openbaarheid langer dan 75 jaar te beperken.

Beste Theo,

Hoe Tilburg in 2006 dit veiligheidsaspect heeft geborgd met een uitsluitingenlijst heb ik beschreven in de VNG handreiking Beperkt waar het moet. Feitelijk is de uitdaging om die actueel te houden. Beleg die verantwoordelijkheid en leg dat vast in een werkproces.Dat heb met pinautomaten bijvoorbeeld. De bevoegdheid om toestemming voor deze objecten is belegd bij veiligheidsfunctionarissen en niet bij mij. We wilden heel graag objectieve criteria om zo’n uitsluitingenlijst vast te kunnen stellen, aangekaart bij de AIVD en bij de VNG, daar zijn we niet verder meegekomen.
Later heb ik ook nog meegewerkt aan het beantwoorden van deze Kamervragen: http://www.breednetwerk.nl/m/blogpost?id=2537796%3ABlogPost%3A254317

Mijn ervaring is dat aanvragen voor inzage van uitgesloten objecten zoals een politiebureau vaak worden ingediend door aannemers. Wij vragen altijd aan de eigenaar van het pand om een schriftelijke instemming, in de meeste gevallen zijn ze zelf opdrachtgever. Daarbij vragen we extra na of wel of niet een kopie mogen verstrekken. Vaak gaat het om constructietekeningen. Die instemming leggen we schriftelijk vast. 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden