BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Ervaringen gezocht met het werken met numerieke reeksen.
Beste mensen,
Op Breednetwerk zijn al diverse discussies geweest over het gebruik van numerieke reeksen. Bijna allemaal van wat langer geleden, maar ik heb ze met interesse gelezen.
Voor mijn opleiding Leergang Aankomend Recordsmanager aan VHIC ben ik een afstudeer onderzoek aan het doen over het gebruik van numerieke reeksen binnen onze organisatie.
In 2014 is onze gemeente verhuisd naar een nieuw pand. Bij de bouw van dit pand is door het management besloten om geen eigen archiefruimte meer te bouwen. Dit leverde een forse besparing in kosten op, maar de consequentie was wel dat onze fysieke archieven extern moesten worden geplaatst. Tevens werd besloten dat er vanaf het moment van verhuizing digitaal gewerkt zou gaan worden. Papier ging niet meer de organisatie in, maar werd gescand en digitaal via het DMS in de werkvoorraad van de medewerker gezet.
Papieren stukken worden sinds die tijd, nadat ze digitaal zijn gearchiveerd in een dossier, in numerieke reeksen opgeborgen. Er is 1 reeks te bewaren stukken, 1 reeks te vernietigen stukken, die is onderverdeeld is verschillende vernietigingsjaren. En 1 reeks stukken waarvan bij opname in de reeks niet bekend is of en wanneer ze mogen worden vernietigd. Men is daar mee begonnen zonder dat er sprake van een vervangingsbesluit was. Met het idee dat het later, met terugwerkende kracht, alsnog kon worden vervangen....
Ik loop tegen een paar dingen aan waarvan ik hoop dat er hier mensen zijn die er ervaring mee hebben, of zelfs een oplossing.
Hoe gaan jullie om met (op termijn te vernietigen) zaken waarvan je bij de start niet weet wanneer ze eindigen/vernietigd mogen worden? De papieren stukken moeten bij de start van de zaak worden opgenomen in een reeks en een vernietigingsjaar krijgen. Ruimte voor fysieke dossiervorming is er niet meer.
Is het mogelijk om hybride over te dragen? Zijn er archivarissen hier die overbrenging van een digitaal bestand uit het DMS in combinatie met numerieke reeksen hebben meegemaakt/geaccepteerd?
Hoe zou je de vernietiging van een numerieke reeks kunnen regelen? Het moet immers in het DMS ook vernietigd worden.
Ik ben erg benieuwd naar jullie inzichten en ervaringen hiermee. Dat helpt mij vast weer een stukje verder.
Groeten Marieke van Heummen
Gemeente Montferland
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Het numeriek plaatsen van documenten heeft als grote nadeel dat het heel arbeidsintensief is om je te verantwoorden voor vernietiging. De tijdswinst, die je in het begin denkt te boeken, gaat weer verloren met het uitzoeken wat er precies in die reeks bevindt en welke termijn, die vernietigd moet worden en op grond van welke categorie je gaat vernietigen. Hoe ga je bepalen welke documenten je wel gaat bewaren in plaats van vernietigen ?
-
Permalink Antwoord van Marieke van Heummen op
-
Ik ben het met jullie eens dat de hybride situatie zo kort mogelijk moet duren. De realiteit bij ons is helaas dat onder druk van verhuizing begonnen is met numeriek archiveren ver voordat er sprake is van vervanging. In theorie weten we precies wat er zich in de reeksen bevindt. De documentregistratie is gekoppeld aan een digitaal dossier dat een waardering mee krijgt. In de documentregistratie vermelden we het doosnummer. Zo weet je precies wat er in de doos zit. In mijn onderzoek ga ik kijken of deze theorie in de praktijk klopt.
Bij ons krijgt elke doos een vernietigingsjaar. Waarderen en selecteren doen we dus aan de voorkant van het proces. Hier ontstaat een probleem met zaken waarvan je bij de start niet weet wanneer de zaak eindigd. Dat is 1 van de problemen waar ik een oplossing voor zoek.
Verder blijf je hoe dan ook zitten met een stuk te Bewaren archief wat we hybride willen overdragen. Maar mag dat eigenlijk wettelijk wel? Onze archiefinspecteur was er in haar advies van 2014 niet positief over. Ik ben benieuwd hoe andere archiefinspecteurs hierover denken.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
Draag je je materiaal in goede, geordende en toegankelijke staat over? Dat is de vraag die je moet beantwoorden en waar de archiefinspecteur best een mening over kan hebben. Misschien vinden ze het lastiger, maar dat mag geen reden zijn geen hybride archief te accepteren.
En als je selectie op vernietiging goed toepast en bekend is welk materiaal de numerieke reeks in gaat (en vernietigbaar is) dan is het prima. De geschetste manier van werken komt op mij zorgvuldig over; de haken en ogen (of risico's) heb je blijkbaar al geconstateerd. Succes met je onderzoek!
-
-
Hallo Jack,
Ja, haken en ogen genoeg, zo blijkt. Enerzijds heb je de archief wetgeving, maar het moet ook voor ons als zorgdrager een praktisch haalbare situatie zijn.
Gister heb ik de praktijk (op locatie) gezien van het archief wat de afgelopen 2 jaar numeriek is gevormd. Dan blijkt de praktijk iets weerbarstiger dan de theorie. Het blijft mensenwerk, en mensen maken fouten...Jij hebt voor het Handboek Recordsmanagement een hoofdstuk geschreven over numerieke reeksen. Daarin schrijf je dat o.g.v. de Wbp bescheiden met persoonsgegevens tijdig moeten worden vernietigd. Zaalberg schrijft in februari 2006 het volgende:
"Er is dan wel een wettelijke plicht tot vernietiging, maar niet een plicht om de wettelijke termijnen aan te houden; je mag documenten langer in de organisatie houden dan in de selectielijst staat aangegeven, àls er maar een moment komt waarop je tot vernietiging overgaat." (Bron sited nummer 66, februari 2006)
Ik kan dat niet zo goed met elkaar rijmen. Het lijkt of de Wbp en de Archiefwet elkaar tegenspreken...
Naar aanleiding van de bronvermelding in het door jou geschreven hoofdstuk vroeg ik me af of jij mij misschien kunt vertellen waar ik de onderstaande artikelen kan vinden.
Holten, Marijn van en Gerdy Heek, ‘Numerieke reeksen’. In: Document management in
bedrijf (Rijswijk: Factor-i, 2004), p. 55-62.
Karelse, Jack, ‘Werken met numerieke reeksen en het model-DSP: eenvoudig op weg
naar de digitale overheid.’ In: DSP in bedrijf (Den Haag, 2005) p. 15-29.Groeten Marieke
-
-
Wbp is bijzondere wetgeving; selectie- en vernietigingsbeleid zal zich daarop aan moeten passen.
Ik heb Sited 66 niet bij de hand; de aangehaalde tekst geldt in het algemeen.
Als je de numerieke reeks gaat gebruiken, ga je afwijken van de selectielijst. In het algemeen is dat geen probleem. Je hebt er een goede reden voor: werken met numerieke reeks verhoogt efficiency. Je moet daarbij wel goed opletten of er stukken in de reeks 'te vernietigen' terechtkomen, waarvoor je anders moet handelen.
Je zult je af moeten vragen of er stukken in de reeks terechtkomen die een andere behandeling noodzakelijk maken.
Kortom: je moet nadenken over wat je doet/gaat doen/hebt gedaan. Doe je dat niet voldoende, dan kun je met gebakken peren komen te zitten. Los van het gegeven dat waar gewerkt fouten gemaakt kunnen worden. Dat kan altijd; liefst zo min mogelijk.
De bronnen die je vermeldt zijn uitgaven van VHIC. Beide zijn niet meer beschikbaar voor verkoop; ik kijk of ik je de pagina's toe kan sturen.De Archiefwet staat een praktische werkwijze vrijwel nooit in de weg. Interpretatie en gebrek aan kennis van de wet zorgt wel regelmatig voor misverstanden.
-
-
De vraag is echt of het werken met numerieke reeksen efficiency verhoogt. Lijkt me een goede onderzoeksvraag. Meningen zijn na een paar jaar verdeeld.
-
-
Ja, dat is inderdaad de vraag. Als uit mijn onderzoek blijkt dat we op de manier waarop we nu werken niet comform de wet is en dat er bijvoorbeeld met terugwerkende kracht B dossiers moeten worden gevormd, denk ik niet dat het efficienter is.
-
-
Wat misschien ook een idee is, is de numerieke reeksen splitsen in V en B en daarbij de Vserie plaatsen op jaar van vernietiging.
-
-
Hoi Yvonne,
Ja, dat doen we al. Alleen denk ik dat je er daarmee nog niet helemaal bent. Volgens mij mag je namelijk niet op doosniveau vernietigen straks, of wel? Als dat niet mag dan moet je toch nog aan de hand van het DMS/RMA lijsten uit gaan draaien met de stukken die in een dossier zitten. Die stukken 'trek' je dan uit de dozen en je vernietigd de dossiers gelijk met je digitale dossiers in het DMS/RMA. (Dat is arbeidsintensief en bovendien blijf je zitten met veel half gevulde dozen) Dozen hoeven dan in feite geen vernietigingsjaar te hebben, want dat staat op dossierniveau in je DMS/RMA.
Als je op doosniveau vernietigd dan vernietig je per doos steeds een stukje van verschillende zaken die voortkomen uit verschillende werkprocessen. Ondanks dat je er vanuit moet kunnen gaan dat de zaken juist gewaardeerd zijn, heb ik niet helemaal scherp hoe je dat kunt controleren. En hoe weet je zeker dat er niet stiekem een stuk uit een dossier dat langer bewaard moet worden in je V 7 jaar doos zit? Of een stuk dat vernietigd moet worden in je B serie terecht is gekomen?
Dat laatste is volgens sommigen niet zo erg. Met het vernietigen in je DMS/RMA ben je namelijk je toegang tot de numerieke reeks kwijt en is het 'verdwaalde' stuk niet meer toegankelijk.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
