Overbrengen in opleggen beperkingen openbaarheid: praktische ervaring en voorbeelden gevraagd

Dit najaar gaan we overbrengen. Het betreft papieren archief. Het is voor onze organisatie de eerste overbrenging sinds de AVG van kracht is geworden. Dit betekent dat het opleggen van beperkingen van openbaarheid in een ander licht is komen te staan.

Het is mijn taak om te komen met een voorstel voor een concrete procedure/werkwijze/proces. Ik ben op zoek naar collega's die hier al praktische ervaring mee hebben. Zouden jullie deze willen delen? Wat ging goed en waar liep je tegenaan?

Ik ben bekend met de handreiking Weten of vergeten? en de pagina's die de Autoriteit Persoonsgegevens heeft gepubliceerd. Waar ik mee worstel is de vertaling van deze aanwijzingen naar de praktijk.

Bijvoorbaat dank voor het meedenken en alle hulp

Weergaven: 244

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Beste Marieke,

Joost van Koutrik en ik hebben vorig jaar een handreiking samengesteld voor de VNG. Let ook op de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht. Wordt het ook een hybride overbrenging?
https://vng.nl/sites/default/files/2019-11/beperkt-waar-het-moet_20...

Joost heeft tijdens de Juridische Tweedaagse nog presentatie gehouden.

In deze handreiking wordt ook aandacht besteed aan veiligheid.
 
Hartelijke groet,

Yvonne

Hoi Yvonne,

Dank je. Die ken ik inderdaad ook. Een helder en goed geschreven document; die had er in mijn oorspronkelijke vraag eigenlijk al bijgemoeten.

Het wordt overigens geen hybride overbrenging. Er wordt nu alleen nog papier overgebracht.

Een van de zaken die nog niet uitgekristalliseerd zijn is of je kunt volstaan met een opmerking dat er bijzondere persoonsgegevens in voorkomen die vallen onder de AVG (KVAN/BRAIN) of dat daar een apart besluit voor moet komen (Nationaal Archief/OCW). Is daar al meer over bekend?

Hoe ga jij daarmee om bij de organisaties waar jij archivaris bent?



Yvonne Welings zei:

Beste Marieke,

Joost van Koutrik en ik hebben vorig jaar een handreiking samengesteld voor de VNG. Let ook op de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht. Wordt het ook een hybride overbrenging?
https://vng.nl/sites/default/files/2019-11/beperkt-waar-het-moet_20...

Joost heeft tijdens de Juridische Tweedaagse nog presentatie gehouden.

In deze handreiking wordt ook aandacht besteed aan veiligheid.
 
Hartelijke groet,

Yvonne

Waar we in ons vakgebied best last van hebben (althans ik), is dat de Archiefwet zo verouderd is, maar je hebt er wel mee te dealen. Waar de Woo insteekt op actieve openbaarheid en geanonimiseerde publicatie op internet, hebben we met de Archiefwet te maken met passieve openbaarheid. De wet stamt uit een tijd dat bezoekers nog naar een studiezaal kwamen om documenten in te zien. Maar dat willen bezoekers niet, die willen het liefst online zoeken. Dan staat er nog zo'n bepaling in dat wanneer je langer beperkt dan 75 jaar, je toestemming moet vragen aan GS.

Uiteraard maak ik onderscheid tussen gewone persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke gegevens. Je kunt je afvragen waarom je wel een telefoonboek mag raadplegen, maar niet de NAW gegevens. Je hebt ook nog bijzondere wetgeving, zoals artikel 57 van de Woningwet.  Bij een soortgelijk geval leg ik vast dat je wel de dossiers kunt fysiek kunt raadplegen, maar sprake  is van actieve openbaarheid. Bij bijzondere persoonsgegevens leg ik de grens voor mensen die geboren zijn voor 1920. Het meest moeilijke vind ik het om op grond van een inventaris te bepalen wat de openbaarheid wordt. De beschrijvingen in een inventaris matchen soms niet met de inhoud van de documenten. 

Om een concreet voorbeeld te noemen. Een BSN nummer is geen persoonsgegeven. Vanaf 2007/2010

worden die en masse op documenten gebruikt. Je ziet dat niet in de inventaris terug. Toch moet het beperkt worden voor inzage. Tot 2018 stuurden gemeenten documenten met BSN nummers ongehinderd rond, maar de tijd is veranderd.

Wat wellicht ook een praktische tip is om bij de start van de bewerking met de bewerker afspreken dat hij of zij aantekening houdt van privacygevoelige documenten.


 Wat betreft het voorbeeld van BSN nummers is dat wel een kwestie van opletten bij het vaststellen van beperkingen aan de openbaarheid. Het BSN is wel een persoonsgegeven op grond van artikel 4 van de AVG (identificatienummer).  Over de verwerking van het BSN zijn in artikel 46 de Uitvoeringswet AVG regels gesteld.


 Yvonne Welings zei:

Om een concreet voorbeeld te noemen. Een BSN nummer is geen persoonsgegeven. Vanaf 2007/2010

worden die en masse op documenten gebruikt. Je ziet dat niet in de inventaris terug. Toch moet het beperkt worden voor inzage. Tot 2018 stuurden gemeenten documenten met BSN nummers ongehinderd rond, maar de tijd is veranderd.

Een deel van de oplossing dient in mijn ogen inderdaad ingebouwd te worden bij processen van digitalisering en beschikbaarstellen voor raadpleging aan de kant van de archiefbewaarplaats. 

Yvonne Welings zei:

Wat wellicht ook een praktische tip is om bij de start van de bewerking met de bewerker afspreken dat hij of zij aantekening houdt van privacygevoelige documenten.

Klopt Noor. Het BSN-nummer is een bijzonder geval en gebruik is ook afhankelijk van de onderliggende wetgeving (het mag alleen als daarin staat dat een BSN gebruikt mag worden, anders moet je andere persoonsgegevens gebruiken). Als archivaris zijnde, zou ik de aanleverende organisatie erop aanspreken dat ze dit regelen (bijv. door middel van dataminimalisatie), want als archivaris zijnde is het lastig om hier alsnog aan te voldoen.

Noor Schreuder zei:


 Wat betreft het voorbeeld van BSN nummers is dat wel een kwestie van opletten bij het vaststellen van beperkingen aan de openbaarheid. Het BSN is wel een persoonsgegeven op grond van artikel 4 van de AVG (identificatienummer).  Over de verwerking van het BSN zijn in artikel 46 de Uitvoeringswet AVG regels gesteld.


 Yvonne Welings zei:

Om een concreet voorbeeld te noemen. Een BSN nummer is geen persoonsgegeven. Vanaf 2007/2010

worden die en masse op documenten gebruikt. Je ziet dat niet in de inventaris terug. Toch moet het beperkt worden voor inzage. Tot 2018 stuurden gemeenten documenten met BSN nummers ongehinderd rond, maar de tijd is veranderd.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden