BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Elektronische handtekening
Zoals veel gemeenten zijn wij ook bezig met de digitale handtekening. Ik heb de blogpost van Ria Maarssen hierover gelezen, maar wij komen binnen Wageningen tot andere conclusies. We hebben advies gevraagd van onze juridische afdeling over de volgende vragen:
1. Wanneer is een handtekening (digitaal of niet) verplicht?
2. Maakt het verschil of je met een pen ondertekent of met een stempel of door middel van digitaal invoeren (digitale handtekening)?
Het antwoord was nogal verrassend:
1. De volgende stukken moeten worden ondertekend:
- collegebesluiten waarvan de ondertekening niet is gemandateerd;
- bezwaar- en beroepschriften die door het college worden ingediend;
- overeenkomsten die door of namens het college worden aangegaan.
De ondertekening is dus niet vereist voor publiekrechtelijke besluiten/beschikkingen die in mandaat worden genomen en mededelingen (niet op rechtsgevolg gericht) die in mandaat worden gedaan, dus bv. ontvangstbevestigingen, uitnodigingen enz.. Dit omdat artikel 1:3 van de Awb aan een besluit niet als vormvereiste stelt dat het moet worden ondertekend, tenzij er dus een “speciale” regeling is.
2. Alleen voor de gekwalificeerde elektronische handtekening geldt dat deze juridisch bewijsrechtelijk gelijk is aan een handgeschreven handtekening. Van de andere soorten elektronische handtekeningen ligt de bewijslast omtrent de betrouwbaarheid en dus rechtsgeldigheid van de handtekening bij de ondertekenaar. Het tekenen van B & W-stukken door middel van een gescande handtekening (per mail en/of op papier) is daar een voorbeeld van. Dit betekent dat als het college haar besluiten met een gescande/geprinte handtekening zou gaan ondertekenen, dit in het uiterste geval tot het rechterlijk oordeel leidt dat dit juridisch niet voldoende sluitend is. Echter tot op heden zijn er al besluiten van talloze gemeenten met “gestempelde” handtekeningen (die juridisch nog veel minder “solide” zijn omdat ze makkelijker zijn na te maken) aan de rechter voorgelegd, die niet hebben geleid tot het (ambtshalve) oordeel van de rechter dat het besluit daardoor geen rechtskracht had. Als “bewijsmateriaal” voor de besluitvorming kunnen bovendien ook bv. van belang zijn de notulen van de vergadering van het college waarin het desbetreffende besluit is genomen. Het blijft dus een risico, maar dit is niet echt aanzienlijk.
We zijn dit nu aan het vertalen naar beleid, maar dat kan dus vrij ver gaan. wat is jullie mening hierover?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
@Rob De standpunten die je weergeeft zijn uiterst behoudend.
Frans Dondorp heeft een goed boek geschreven over de elektronische handtekening; dit is deels overgenomen in het Handboek Archiefregelingen.
Ook lijkt het zo dat de wet elektronisch bestuurlijk verkeer meer mogelijkheden laat dan door de juristen aangegeven.Belangrijk is bijv. dat je aan kun tonen op welke manier besluiten tot stand zijn gekomen.
http://www.computable.nl/artikel/ict_topics/ecm/2812253/1277020/ele...http://www.decos.nl/kennis/-elektronische--handtekeningen-en-duurza...
-
Permalink Antwoord van Rob Haans op
-
Dat behoudende vind ik nog wel meevallen. Basicly zeggen onze juristen dat we 80% van onze correspondentie niet meer hoeven te ondertekenen en dat we voor het overige gedeelte vrijwel geen risico lopen als we daar de lichtste vorm gebruiken van digitale handtekening. Dat geeft toch aardig wat ruimte volgens mij.
jack karelse zei:@Rob De standpunten die je weergeeft zijn uiterst behoudend.
Frans Dondorp heeft een goed boek geschreven over de elektronische handtekening; dit is deels overgenomen in het Handboek Archiefregelingen.
Ook lijkt het zo dat de wet elektronisch bestuurlijk verkeer meer mogelijkheden laat dan door de juristen aangegeven.Belangrijk is bijv. dat je aan kun tonen op welke manier besluiten tot stand zijn gekomen.
http://www.computable.nl/artikel/ict_topics/ecm/2812253/1277020/ele...http://www.decos.nl/kennis/-elektronische--handtekeningen-en-duurza...
-
-
Rob,
excuus. Dan heb ik niet helemaal juist gelezen en begrepen hoe je het bedoelde. Nog eens overlezende: mooi!
groeten,Jack
Rob Haans zei:Dat behoudende vind ik nog wel meevallen.
-
Permalink Antwoord van Ilse van Vliet-Suidgeest op
-
@ Rob, bovenstaand stuk heb ik met interesse gelezen en jouw standpunten nodigen daarin ook uit tot discussie. Niet alleen dient de handtekening voor juridische ondersteuning. Daarnaast is het ook zeer belangrijk om de onveranderlijkheid van het document te garanderen wanneer deze (digitaal) wordt verstuurd. Wellicht een idee om een keer hierover te brainstormen? Vanuit overheid hebben we vele ervaringen en zou dit graag met je willen delen.
Groet,
Ilse van Vliet-Suidgeest
-
-
Dat brainstormen doen we hier toch al? :)
Onveranderlijkheid garanderen van documenten is voor mij geen doel op zich. Het gaat erom dat je geen risico's loopt wanneer een document ter discussie komt te staan. Maar die risico's kunnen ook op andere manieren gedekt worden. Kosten van maatregelen moeten in verhouding staan tot de baten in deze. Als we het hebben over onveranderlijkheid is pdf al een mooie stap, maar zwaardere middelen wil je misschien alleen inzetten als het risicovolle documenten zijn.
Ilse van Vliet-Suidgeest zei:@ Rob, bovenstaand stuk heb ik met interesse gelezen en jouw standpunten nodigen daarin ook uit tot discussie. Niet alleen dient de handtekening voor juridische ondersteuning. Daarnaast is het ook zeer belangrijk om de onveranderlijkheid van het document te garanderen wanneer deze (digitaal) wordt verstuurd. Wellicht een idee om een keer hierover te brainstormen? Vanuit overheid hebben we vele ervaringen en zou dit graag met je willen delen.
Groet,
Ilse van Vliet-Suidgeest
-
-
Uiteraard brainstormen we hier al, echter doe ik dat liever mondeling dan schriftelijk :-) Zeker gezien de ingewikkelde discussie die dit is.
Een belangrijk onderdeel van de handtekening, naast zekerheid geven over de identiteit, is de zekerheid over de onveranderlijkheid. Dit samen maakt, de gekwalificeerde elektronische handtekening tot de sterkste vorm. Hierin zijn beide aspecten optimaal geregeld.
Door alleen het invoeren van een elekronische handtekening maak je alleen maar kosten en zullen de baten minimaal zijn. Een belangrijke basis moet zijn het feit dat het gehele proces van inkomend tot uitgaand digitaal is geregeld, hierin is de elektronische handtekening een onderdeel. Op die manier ga je kosten besparen.
Daarnaast ben ik van mening dat lang niet alle processen/documenten voorzien moeten worden van een gekwalificeerde elektronische handtekening. Dit hangt grotendeels samen met het risico wat het proces met zich mee brengt op het moment dat het fout gaat.
Echter hoe ga je vervolgens die documenten versturen die elektronisch zijn opgemaakt?
Rob Haans zei:Dat brainstormen doen we hier toch al? :)
Onveranderlijkheid garanderen van documenten is voor mij geen doel op zich. Het gaat erom dat je geen risico's loopt wanneer een document ter discussie komt te staan. Maar die risico's kunnen ook op andere manieren gedekt worden. Kosten van maatregelen moeten in verhouding staan tot de baten in deze. Als we het hebben over onveranderlijkheid is pdf al een mooie stap, maar zwaardere middelen wil je misschien alleen inzetten als het risicovolle documenten zijn.
Ilse van Vliet-Suidgeest zei:@ Rob, bovenstaand stuk heb ik met interesse gelezen en jouw standpunten nodigen daarin ook uit tot discussie. Niet alleen dient de handtekening voor juridische ondersteuning. Daarnaast is het ook zeer belangrijk om de onveranderlijkheid van het document te garanderen wanneer deze (digitaal) wordt verstuurd. Wellicht een idee om een keer hierover te brainstormen? Vanuit overheid hebben we vele ervaringen en zou dit graag met je willen delen.
Groet,
Ilse van Vliet-Suidgeest
-
-
Veel vragen..
- waarom wil je me zo graag in persona spreken hierover? Ik hoef niets te kopen hoor.. Misschien later eens, ik zit pas net bij Breed en jij ook.
- de gekwalificeerde handtekening biedt 100% (?) betrouwbaarheid. Maar zoals je zelf al stelt is die niet altijd nodig. En ik durf zelfs te stellen dat je die eigenlijk nooit nodig hebt (maar dat is voer voor discussie)
- dat je pas geld gaat verdienen als je de meest veilige vorm van digitale handtekening gaat invoeren is onzin als ik dit zo mag zeggen. Je bespaart als je helemaal niet meer gaat ondertekenen! ;)
Ilse van Vliet-Suidgeest zei:Uiteraard brainstormen we hier al, echter doe ik dat liever mondeling dan schriftelijk :-) Zeker gezien de ingewikkelde discussie die dit is.
Een belangrijk onderdeel van de handtekening, naast zekerheid geven over de identiteit, is de zekerheid over de onveranderlijkheid. Dit samen maakt, de gekwalificeerde elektronische handtekening tot de sterkste vorm. Hierin zijn beide aspecten optimaal geregeld.
Door alleen het invoeren van een elekronische handtekening maak je alleen maar kosten en zullen de baten minimaal zijn. Een belangrijke basis moet zijn het feit dat het gehele proces van inkomend tot uitgaand digitaal is geregeld, hierin is de elektronische handtekening een onderdeel. Op die manier ga je kosten besparen.
Daarnaast ben ik van mening dat lang niet alle processen/documenten voorzien moeten worden van een gekwalificeerde elektronische handtekening. Dit hangt grotendeels samen met het risico wat het proces met zich mee brengt op het moment dat het fout gaat.
Echter hoe ga je vervolgens die documenten versturen die elektronisch zijn opgemaakt?
Rob Haans zei:Dat brainstormen doen we hier toch al? :)
Onveranderlijkheid garanderen van documenten is voor mij geen doel op zich. Het gaat erom dat je geen risico's loopt wanneer een document ter discussie komt te staan. Maar die risico's kunnen ook op andere manieren gedekt worden. Kosten van maatregelen moeten in verhouding staan tot de baten in deze. Als we het hebben over onveranderlijkheid is pdf al een mooie stap, maar zwaardere middelen wil je misschien alleen inzetten als het risicovolle documenten zijn.
Ilse van Vliet-Suidgeest zei:@ Rob, bovenstaand stuk heb ik met interesse gelezen en jouw standpunten nodigen daarin ook uit tot discussie. Niet alleen dient de handtekening voor juridische ondersteuning. Daarnaast is het ook zeer belangrijk om de onveranderlijkheid van het document te garanderen wanneer deze (digitaal) wordt verstuurd. Wellicht een idee om een keer hierover te brainstormen? Vanuit overheid hebben we vele ervaringen en zou dit graag met je willen delen.
Groet,
Ilse van Vliet-Suidgeest
-
-
Ja, het gaat eigenlijk helemaal niet om de handtekening zelf, maar of je de procedure rond het opstellen en verzenden van brieven goed geregeld hebt (evt. binnen zaakgericht werken, maar niet persé). Dit kun je laten controleren door een derde partij en er een stempel van die partij bij zetten, maar als je het zelf goed geregeld hebt kun je altijd zelf bewijzen. Daar heb je die derde partij niet voor nodig.
Het blijft overigens een kwestie van risicomanagement. Hoeveel geld wil je uitgeven om wat risico te beperken? Wil je 15.000 euro per jaar of meer uitgeven omdat je 1 of 2 keer per jaar een keer een vraag over de verzenddatum van een brief krijgt? En de risicoperceptie is altijd voer voor discussie, waarbij ook juristen van mening verschillen.
Marion Roos zei:Fraai staaltje van verdekte acquisitie, Ilse? :-)
Natuurlijk weten we allemaal dat alleen het invoeren van een digitale handtekening (in welke vorm dan ook) niet dé oplossing is. Maar het is wel een onderdeel van het digitaal (of ik zeggen Nieuwe) werken en zorgt meteen voor besparing (tijd en effort).
@Rob: ook ik ben verrast door de conclusies van jullie juristen, ik zal dit eens aan onze juristen voorleggen. Ben benieuwd wat dier hierop te zeggen hebben.
N.a.v. punt 2: nog eenvoudiger na te maken dan gestempelde handtekeningen zijn de ouderwetse natte handtekeningen. Ligt bij die handtekening ook niet de bewijslast bij de ondertekenaar? Hoe verschuift de bewijstlast bij natte, gestempelde en digitale handtekeningen? Daar ben ik eigenlijk ook wel benieuwd naar. De bewijstlast hangt m.i. niet alleen van de handtekening zelf af, maar ook van de informatie m.b.t. de totstandkoming ervan (de zaak).
-
Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op
-
Beste Rob,
Wat een goed en helder verhaal. Ik ben meer gespecialiseerd in zaakgericht werken, maar dit raakt natuurlijk wel mijn vakgebied.
Hoe verhoudt zich dit nu met substitutie? Ik hoor altijd gemeenten 'klagen' dat ze nog niet volledig digitaal zijn omdat de 'digitale handtekening' er nog niet is en er nog geen substitutie is verleend.
Een helder antwoord op hoe te gaan van analoog naar volledig digitaal krijg ik zelden, iedereen kent de gewoonten, niemand de regels. Is hier niet een handboekje voor te krijgen, of te maken met een aantal BREED vrijwillegers? De handtekening lijkt me met deze discussie al grotendeels getackeld.
-
-
Dank je.
Wat betreft substitutie: op het moment dat je de handtekening niet meer uitprint om er een natte handtekening op te zetten, een stempel of iets dergelijks, is je digitale document de laatste en dus originele versie geworden. Je kunt daarvan een kopie gaan archiveren in je papieren archief, maar dat is eigenlijk substitutie plegen.
Om volledig digitaal te gaan, hebben we nog een drempel te nemen: de archiefinspectie. De archiefwetgeving zegt dat alle archiefbescheiden gegarandeerd 100 jaar in ongewijzigde staat bewaard moet blijven (mijn archiefkennis is wat roestig, maar volgens mij komt het daar op neer). Geen enkel digitaal medium heeft zich op vlak tot nu toe bewezen. Maar moeten we daar dan 100 jaar op wachten? Ook hierbij is het antwoord om het procedureel te regelen: als je procedureel regelt dat je bijv. iedere 5 jaar al je media (hardware) vervangt en conversie pleegt van gegevens wanneer je applicaties vervangt, zorgt voor een goede continuïteitsvoorziening en backup, dan kun je aantonen dat je voldoet aan archiefwettelijke eisen. Maar daar moet de archiefinspecteur wel vertrouwen in hebben....
Sven Blom | KBenP zei:Beste Rob,
Wat een goed en helder verhaal. Ik ben meer gespecialiseerd in zaakgericht werken, maar dit raakt natuurlijk wel mijn vakgebied.
Hoe verhoudt zich dit nu met substitutie? Ik hoor altijd gemeenten 'klagen' dat ze nog niet volledig digitaal zijn omdat de 'digitale handtekening' er nog niet is en er nog geen substitutie is verleend.
Een helder antwoord op hoe te gaan van analoog naar volledig digitaal krijg ik zelden, iedereen kent de gewoonten, niemand de regels. Is hier niet een handboekje voor te krijgen, of te maken met een aantal BREED vrijwillegers? De handtekening lijkt me met deze discussie al grotendeels getackeld.
-
-
Overigens vind ik het idee van een handboekje wel leuk, maar dan wel digitaal. Zoiets als de ambtenaar 2.0 wiki.
Maar er zijn nog genoeg punten van discussie over die zover kunnen gaan dat op sommige punten het schrijven van zo'n handboek lastig zal worden.
-
-
Nog een nabrander: 100% digitaal zal onze documenthuishouding wel nooit worden verwacht ik. Misschien met uitzondering van bedrijven waar wij klant van zijn, willen en kunnen we van derden niet afdwingen dat ze digitaal met ons communiceren. We kunnen het stimuleren, maar de keuze van medium ligt (mede) bij de tegenpartij.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- …
- 6
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
