Selectie en vernietiging zijn een van de belangrijkste vak onderdelen. Vele gemeenten hebben de I-navigator in gebruik, dat een heel goed hulpmiddel is om documenten in een DMS/Zaaksysteem te selecteren.

 

Doe Maar had ooit een hit met dit liedje: Is dit alles? Nee, bij vernietiging komen best wat meer aspecten kijken. Daarom hebben in afgelopen maanden deskundigen met elkaar gepraat onder leiding van de projectleider van VNG Realisatie Kees Groeneveld. Je zou de gesprekken kunnen  beschouwen als een vernietigingbydesign.

 

Een van de vragen tijdens deze gesprekken was: Kan het niet eenvoudiger? Kan er vernietigd worden met hulp van metadata.

Een centrale tool die de decentrale vernietigingsfunctionaliteit aanroept. Vanuit de centrale tool zijn er filters om overzichten te maken, metadata in de bron (bulksgewijs) wijzigen en opdracht te geven aan de decentrale applicaties om te vernietigen. De gedachte van een centrale tool past bij de architectuur van Common Ground met het principe eenmalige opslag, meervoudig gebruik.

Er komen pilots vernietigen op grond van common ground principes, nl. in een keer automatisch vernietigen. De VNG zoekt nog gemeenten waar ze pilots kunnen houden. Laat een berichtje achter wanneer jouw gemeente hieraan mee wil doen. 

De decentrale applicaties zijn voorzien van metadata en beschikken over een vernietigingsfunctie. Zoals bekend beschikken veel taak applicaties niet over een dergelijke functionaliteit. Vanuit de werkgroep zijn er daarom gesprekken gevoerd met ICT-leveranciers.

Een van de randvoorwaarden voor de metadata moet zijn dat die zijn uitgewerkt op het MDTO. Volgens de laatste berichten komt de nieuwe standaard MDTO niet voor het voorjaar 2021.

Patroon A

  • Informatieobjecten binnen 1 proces
  • Vaste bewaartermijn

Patroon B

  • Informatieobjecten binnen 1 proces
  • Variabele bewaartermijn

Patroon C

  • Informatieobjecten in meer processen
  • Meerdere bewaartermijnen

En uiteraard heb je ook metadata nodig om overzichten te genereren om de vernietiging te verantwoorden en voor de beschrijving van de informatieobjecten en bewaartermijnen.

Wil je meer weten, de bijbehorende documenten, vind je hier.

Weergaven: 207

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Vraag vanuit mijn organisatie: is dit het project dat getrokken wordt vanuit Delft?

Niet dat ik weet en ik heb zelf deelgenomen. Kees Groeneveld trok de kar namens VNG Realisatie. Omdat hij vertrekt wordt zijn taak overgenomen door Andre Plat. Er is dus ook een soortgelijk traject in Delft, begrijp ik dat goed?

Niet per sé. Het was vanuit mij een check-vraag. Ik kan altijd André natuurlijk even contacten. Misschien is dat het beste. In ieder geval bedankt voor je post en je antwoord. Snel als altijd!

Yvonne Welings zei:

Niet dat ik weet en ik heb zelf deelgenomen. Kees Groeneveld trok de kar namens VNG Realisatie. Omdat hij vertrekt wordt zijn taak overgenomen door Andre Plat. Er is dus ook een soortgelijk traject in Delft, begrijp ik dat goed?

Initiatief is gestart vanuit VNG Realisatie, Amsterdam en archief Waterland. Delft is bezig met Open Zaak en was actief met API-zgw met stap 2 archiveren waarbij start is gemaakt met rules voor vulling metadata voor selectie, opdat geautomatiseerd vernietigen mogelijk wordt.

Dank, André, deze denkrichting zal toch de weg gaan vormen.

Ik heb over een half uurtje een (eerste) overleg over een Rotterdamse PoC van Open Zaak. Een van de vragen is of het informatiebeheer daarmee mogelijk is. Veel is mij nog onduidelijk, maar mocht het interessant worden, dan doe ik wel even een "belletje", André. ;-)

André Plat VNG-Realisatie zei:

Initiatief is gestart vanuit VNG Realisatie, Amsterdam en archief Waterland. Delft is bezig met Open Zaak en was actief met API-zgw met stap 2 archiveren waarbij start is gemaakt met rules voor vulling metadata voor selectie, opdat geautomatiseerd vernietigen mogelijk wordt.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden