Kwaliteitsawards informatiehuishouding

De gemeente Tilburg en het Ministerie van Justitie zijn op 9 mei de winnaars geworden van de kwaliteitsawards informatiehuishouding. De gemeente Tilburg ontving de prijs voor het project de reis naar 365. De gemeente Tilburg was er vanaf het begin ervan overtuigd dat M365 niet in gebruik zou mogen worden genomen zonder een ingerichte omgeving die rekening houdt met bewaartermijnen, dataclassifcatie en privacy. Ook een gedegen adoptie strategie mocht niet ontbreken.

Kwaliteitsaward - 2023 (od-online.nl)

De reis naar M365

Een traject is gestart om de digitale bestanden per afdeling te inventariseren als onderdeel van de ‘Reis naar M365’. M365 maakt gebruik van SharePoint sites ter vervanging van de netwerkschijven. Deze sites worden ingericht met de principes van informatiebeheer en archivering. Onderdeel van de ‘Reis naar M365’ is het verhuizen van documenten naar SharePoint of Teams en daarbij worden medewerkers ondersteunt door middel van inzet van experts en coaches. Tijdens de reis worden trainingen gegeven over de inrichting van Dataclassificatie en Bewaartermijnen in M365. Deze trainingen zijn verplicht voor medewerkers.

Het plan voor inrichting ‘Van Netwerkschijf naar M365 over de functionele inrichting van MS 365 is in 2021 vastgesteld. Het implementatieplan heet ‘De reis naar M365’. De rollen zijn onderverdeeld onder sponsoren, verkenners, ambassadeurs en medewerkers. Bij de inrichting van M365 is de rol van de verkenners cruciaal. Vanaf januari 2023 wordt er per afdeling de reis gestart, die ongeveer vier maanden voor iedere afdeling in beslag neemt. Nadat een afdeling alle documenten heeft verhuisd zal de G-schijf worden bevroren zodat nieuwe aanwas kan worden voorkomen. Momenteel wordt Artificiële Intelligence tooling bekeken om te kunnen starten met geautomatiseerd classificeren van het achtergebleven document op de netwerkschijven.

Ook is het mogelijk om het gebruik van de Teams/SharePoint sites goed te monitoren en zijn er meer tools zoals eDiscovery om de vindbaarheid te vergroten. Op deze manier is de hoop om gericht het issue van de ongestructureerde informatie op de netwerkschijven op te lossen.

Weergaven: 1053

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Hoi Yvonne,

Wat goed van de gemeente Tilburg. Proficiat met de prijs.

Worden, in het kader van kennisdeling, de Tilburgse documenten die je je artikel aanhangt ook nog beschikbaar gesteld voor andere geïnteresseerde Informatiebeheerders? En verschijnt er wellicht ook nog een artikel in de OD met achtergrondinfo c.q. over de werkwijze van de gemeente Tilburg over de overgang van netwerkschijf naar M365. 

Dit onderwerp is immers hot binnen ons vakgebied.

Groet,

Jeroen Arkesteijn aka een geïnteresseerde IB'er ;-) 

Hoi Jeroen,

Ik ben geen direct betrokkene, de eer valt geheel aan het team IBC. Het is idd ontzettend goed, ik heb bij organisaties gezien die MS365 zijn gaan gebruiken en het faliekant mis is gegaan. Wat voor mij als gebruiker wel lastig was, is dat ik MS teams tot een maand geleden buiten mijn eigen werkomgeving moest gebruiken. Maar ... we wisten waarvoor we het deden. Er zal vast nog wel een Webinar volgen, ik zag er al een voorbij komen op LinkedIn. 

Hoi Yvonne,

Gefeliciteerd! Wat goed dat de gemeente Tilburg de overtuiging heeft dat informatiebeheer en archivering niet achterblijven bij het in gebruik nemen van MS365. Iedere individuele gemeente lijkt wel opnieuw het wiel uit te vinden als het gaat om informatiebeheer en MS365. Zou het niet mooi zijn wanneer er een best-practice bestaat die gemeente kunnen gebruiken als blauwdruk. 

Hoe kan er voor gezorgd worden dat alle gemeenten doordrongen zijn van bovenstaande overtuiging, zodat informatiebeheer in MS365 niet langer een vrijblijvenheid is. Tot slot met welke tool voert Tilburg de monitoring op de sites uit? 

Er komt vanuit de VNG een handreiking, archivering in MS365. Ik ben het volledig met je eens, al twee jaar geleden bij de VNG aangekaart.
Mooi resultaat van Gemeente Tilburg, gefeliciteerd! Erg benieuwd naar die VNG handreiking archivering in MS365.
(En Yvonne dank voor delen van het Od- artikel chat archivering)

Yup, en ik kijk uit naar deze handreiking.

Yvonne Welings zei:

Er komt vanuit de VNG een handreiking, archivering in MS365. Ik ben het volledig met je eens, al twee jaar geleden bij de VNG aangekaart.

Dit werd verteld tijdens de VNG archiefcommissie vorige week: Deze werkgroep nadert de oplevering van het eindproduct. Dit product zal aanbevelingen uit de praktijk, met praktijkvoorbeelden opleveren voor het inrichten en beheren van archieven binnen de M365. Goede praktijkvoorbeelden moeten gemeenten een impuls geven om dit alsnog op orde te brengen en te houden. We wachten nog op de review van Microsoft. In de zevende week zijn er 2
webinars gegeven (M365 praktische tips en aanbevelingen en Microsoft GT Framework) rondom dit
onderwerp en in mei komt er een thema-nummer uit van het vakblad Od vol artikelen uit rondom
deze praktijkvoorbeelden.

Veel organisaties zijn bij het begin van de corona gestart met M365. Je ziet veel bad practises op dit gebied. 

Net als Eric Burger vind ik ook dat de gemeente Tilburg de prijs dik verdiend heeft door hier vooraf goed over na te denken, uiteraard met goede input van Eric Burger en Benjamin van der Veen.  

Volgens mij zijn we er nog niet met alleen een handreiking, er is ook een sterke behoefte aan bewaartermijnen en aanpassing van de selectielijst. 

Wat onwijs goed van de gemeente Tilburg. Ook hier interesse in de handreiking van de VNG en de blauwdruk van de gemeente Tilburg. Vooral ook met toepassing van de bewaartermijn. 

Deze GO-opleiding is zeker een aanrader: https://goopleidingen.nl/module/provisioning-in-microsoft-365

Provisioning in Microsoft 365

1-daagse cursus waarin u leert provisioning toe te passen in Microsoft 365 om op effectieve wijze governancemaatregelen te implementeren.

 

In de context van Microsoft365 verwijst provisioning naar het proces, waarbij bij het aanmaken van een nieuwe Teams-groep of SharePoint-site deze automatisch wordt geconfigureerd om aan de specifieke behoeften van een organisatie te voldoen. 

In de cursus "Provisioning in Microsoft 365" verkennen we hoe provisioning kan worden toegepast om effectieve governancemaatregelen te implementeren in het Microsoft 365-ecosysteem. Het hoofddoel van deze training is om deelnemers een grondig begrip te geven van provisioning en hoe het kan bijdragen aan het succesvol beheren en controleren van informatie binnen MS365. Provisioning zorgt voor goed informatiebeheer en daarmee grip op informatie.

Vandaag dit interessante item gespot in het forum van de VNG: VNG publiceert ‘Praktische tips voor inrichting Microsoft 365’ - VN...

Een eerste blik zegt mij dat dit zeer de moeite waard om te lezen door alle informatiebeheerders die in ons vakgebied  te maken hebben of krijgen met de implementatie van Microsoft 365 binnen de eigen overheidsorgaan.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden