Studiezalen van archiefdiensten sluiten en masse de deuren voor publiek. Alleen de digitale dienstverlening (mail, chat, scanning on demand) is niet beperkt. De beperking geldt vooralsnog tot 6 april 2020.

Hoe anders is de situatie nu voor DIV-medewerkers? De post die binnenkomt moet nog steeds worden gescand en ingeschreven. Hoe gaan jullie om met deze situatie. Vertel het op BREED en wellicht kunnen we van elkaar tips en tricks leren.

Weergaven: 947

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Dan moet je verkorte metadataset vaststellen, TMLO is te gecompliceerd.  TMLO is ook geen synoniem van een metadataset. Wanneer je dat niet doet, krijg je zo’n situatie zoals in Den Bosch, onvindbare scans.

Bedankt voor het meedenken Yvonne en Jean-Luc

Collega's, Corona lijkt nu disruptief voor de werkwijze op kantoor. Digitaal ondertekenen en werken in samenwerkingsruimten neemt een enorme vlucht. Hoe beheersen we die informatie? Achteraf goed monitoren wat gebeurt of nu mee doen aan tekentafels voor 'het betere' ontwerp. Functionaliteiten zijn te overzien: registratie/overzicht, selectie (bewaren/vernietigen), toegankelijkheid (her-gebruik) en duurzaamheid in te regelen. Wel nu ook mee aan de slag gaan natuurlijk.

En....hoe zit het met de fysieke post, eerst in quarantaine van bijv. 24 uur (of langer en korter) en dan pas openen? Verdere bewerking, zijn je collega's allen digitaal en hoe gaat dat bij de 'achterblijvers', nu versneld ingevoerd? En bevalt dat een beetje. Was het prettig onder tijdsdruk je langslepende project voortgang te zien krijgen? 

Maken wij ons zorgen ergens over: of zit het wel snor met die ronkende 'kantoormachine' waar we deel van uit maken?

Fysieke post is blijven bestaan, al neemt de hoeveelheid post steeds meer af. We hebben aan het app-verkeer tussen Grapperhaus en Halsema kunnen zien hoe communicatie verloopt. Dat is natuurlijk niet alleen op bestuurlijk niveau zo.

Waar de trouwe medewerkers van informatievoorziening op kantoor tegen aan liepen, dat niet bekend is waar informatie zich bevindt. De collega’s die thuis zaten hadden die info nodig. Dat was al bekend voor de corona zo, maar werd afgelopen tijd nog duidelijker. Zit de info in het Zaaksysteem, MyLex, e-mail, appverkeer, netwerkschijf, Applicatie, samenwerkingsverband? Daar gaat veel tijd in zitten.

Wat een interessant gevolg is van de coronacrisis is dat met stoom en kokend water vergaderfunctionaliteit uitgerold wordt, zoals MS Teams. Ik hoor nu ook Dynamics, vanwege CRM, afspraken maken, webformulieren, etc. Alles op basis van 365 en sharepoint. Vanwege het tempo waarin het ingevoerd moet worden, is er geen tijd om beheer enzo te regelen. Het is zowel kans als bedreiging. Ik denk zelf dat deze ontwikkeling niet te stoppen is en dat je als informatieprofessional moet proberen dit zo goed mogelijk mede vorm te geven. Ik ben benieuwd hoe anderen hier in zitten. Is het overal een 'systeembeheer-ding'? Dus knopje zit er, applicatie start op en klaar?

Nee, zeker geen 'systeembeheer-ding' gelukkig.

Bij ons is MS Teams ook in hoog tempo uitgerold. Maar wel door een multidisciplinair team en gefaseerd: eerst alleen de hoogstnodige functionaliteiten (Mininum Viable Product), daarna zijn er geleidelijk meer functionaliteiten uitgerold waarbij steeds is gekeken naar zaken als beveiliging en archivering. Zo is er bijvoorbeeld voor gekozen om de functie voor het opslaan van documenten in Teams niet aan te zetten en in plaats daarvan gebruikers via nieuwsberichten op alternatieven te wijzen. Wat je dan ziet is dat er aanvankelijk wel geroepen wordt dat er behoefte is aan die uploadfunctie, maar dat je er na een paar weken eigenlijk niemand meer over hoort.

Herkenbaar, idd geleidelijk pad, stap voor stap

Interessant. Zo werkt het bij ons nu ook, maar de optie om bestanden daar op te slaan heeft wel wat voordelen. Ik werk nu aan een project, waarbij gechat en vergaderd wordt via Teams, bestanden gedeeld via de netwerkschijf (steeds excels openen gaat niet zo lekker in het zaaksysteem) en definitieve projectplannen ed. worden in het zaaksysteem opgeslagen. O ja en natuurlijk bestanden rondmailen naar elkaar. Alles centraal in zo'n Teamssite lijkt me een mooie oplossing. 

Rens zei:

Zo is er bijvoorbeeld voor gekozen om de functie voor het opslaan van documenten in Teams niet aan te zetten en in plaats daarvan gebruikers via nieuwsberichten op alternatieven te wijzen. Wat je dan ziet is dat er aanvankelijk wel geroepen wordt dat er behoefte is aan die uploadfunctie, maar dat je er na een paar weken eigenlijk niemand meer over hoort.

Wij hebben dan weer als voordeel (?) dat we geen centraal zaaksysteem hebben en dus ook niet tegen alle daarmee gepaard gaande functionele beperkingen aanlopen.

Of je die specifieke funtionaliteit in Teams wel of niet moet aanzetten, dat moet iedereen natuurlijk zelf weten en hangt ook af van welke alternatieven je in je organisatie beschikbaar hebt. Het ging hier even om het mechanisme dat er over wordt nagedacht en er een afgewogen beslissing wordt genomen.

Wat ik zelf merk is dat er in Teams-overleggen meestal één iemand een document opent en het scherm deelt. Zo kun je in een sessie prima samen aan één document werken. Dat deden we vroeger toen we nog wel eens naar kantoor mochten trouwens ook al: bijna alle vergaderruimtes in onze panden zijn voorzien van een groot scherm waar je een document op kunt tonen. Wat dat betreft is er qua functionele behoefte niets veranderd, een extra opslaglocatie in de vergaderapp lost in die zin geen nieuw, corona-gerelateerd probleem op.

Wie van jullie zou voor een KNVI | SOD webinar op 12 augustus een eigen 'casus' willen presenteren over hoe Informatiebeheer / DIV heeft gefunctioneerd gedurende de Corona -periode en heeft het geholpen met de zichtbaarheid / erkenning van de afdeling. Wat heb je geleerd, wat werkte goed of wat bleek helemaal niet te werken.

Kortom, we willen tijdens het geplande webinar graag praktische verhalen ten gehore brengen om van elkaar te kunnen leren.

Wil je meewerken? Stuur me mailtje op eric.kokke@goopleidingen.nl

Alvast bedankt!

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden