Begrip vervreemding verouderd in de Archiefwet door digitalisering?

Begrip vervreemding

Het begrip vervreemding uit de Archiefwet bestaat uit de volgende handeling:  Overdracht van de eigendom door de zorgdrager aan een andere zorgdrager of een natuurlijk of rechtspersoon van archiefbescheiden. Dat mag je als overheid niet zo maar doen, hiervoor heb je toestemming nodig van de Minister van O. C. en W.  Dit is omschreven in de Archiefwet 1995, artikel 8.

Vervreemding opgelegd door een wet

Je hoeft geen toestemming te vragen aan de Minister wanneer in een nieuwe wet zelf al geregeld is dat je archiefbescheiden moet overdragen aan een andere overheid. Als concreet voorbeeld noem ik de wijziging van de BRP in 2014 toen alle gemeenten de brondocumenten met betrekking tot de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI) hebben overgedragen aan het Agentschap BRP. Daar hoort ook een verklaring van vervreemding bij.

Vervreemding in het digitale tijdperk

In verleden vond weleens vervreemding plaats zonder dat de Minister toestemming had kunnen  geven. Bij vroegere gemeentelijke herindelingen werden vaak bouwvergunningen over en weer verhuisd. Tot een paar jaar geleden was dit nog een issue. In het digitale tijdperk blijkt dit 'probleem' als sneeuw voor de zon verdwenen te zijn. De archieven worden niet meer fysiek overgedragen, maar er wordt een digitale kopie ter beschikking gesteld.

Vervreemding lijkt wat de toestemmingsprocedure betreft tot het verleden te behoren of ken jij nog actuele voorbeelden waar het wel nodig zou zijn? Wanneer dit zo zijn, kan de vraag ook uit het KPI verslag verdwijnen. Dat was voor mij de directe aanleiding om de vraag te stellen.

 

Weergaven: 812

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Vervreemding zal inderdaad nog maar zelden voorkomen, aangezien je in de digitale wereld net zo makkelijk een kopietje draait van de gegevens. Maakt het vervreemdingsbesluit daarmee plaats voor de verwerkersovereenkomst?

Overigens zal vervreemding zal nog wel (blijven) voorkomen wanneer het gaat om fysieke bescheiden.

Ook in de digitale omgeving blijft vervreemding. Het is wat anders dan een kopietje beschikbaar stellen. Vervreemden gaat over het weggeven van (digitaal) archief, over verandering van eigendom van archief. Dat doe je niet zomaar even.
Ook mbt het verstrekken van kopietjes mag er zorgvuldigheid zijn, denk ik. Dat doe je ook niet lukraak.

Bedankt voor jullie antwoorden. In het geval van vervreemding indien door de wet opgelegd, is dat al in die specifieke wet geregeld en zou het niet herhaald hoeven te worden in de Archiefwet. Het enige specifieke in de Archiefwet is de toestemming van de Minister van O.C. en W. Daar gaat mijn vraagstelling over.

Provincies zijn vanaf januari 2016 verantwoordelijk voor VTH-taken (Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving) bij bedrijven met een groot risico op zware ongevallen, de zogenaamde brzo-bedrijven. Dan worden de bestanden inderdaad overgedragen net zoals bij de BRP documenten is gebeurd.

Mijn vraagstelling komt niet alleen voort vanwege het samenstellen van de KPI verslagen maar ook vanwege mijn verwachting dat de Archiefwet wordt gewijzigd. Ik ben voor mezelf al aan het verzamelen wat verouderd is, zo is toestemming vragen aan GS om bestanden langer dan 75 jaar op slot te zetten overbodig omdat de AVG in deze zwaarder weegt.

Maar wat is jullie opvatting, wel of niet in de Archiefwet houden met toestemming aan de Minister?

de toestemming vind ik wat ver gaan. Ik vind wel dat je als zorgdrager dit zorgvuldig moet regelen. Op basis van de Archiefwet als het niet in andere wetgeving is geregeld. 

Wie zou dan besluit moeten nemen, het college van B. en W. ?

Ja, voor gemeenten.
Je moet het wel en wee van je archief vastleggen.

Ik ben het hier met Jack eens, het gaat niet uitsluitend om het maken van een kopie. De overdracht van de bescheiden naar een andere zorgdrager kan best digitaal plaatsvinden, maar dan hoort de oude zorgdrager deze bescheiden naar mijn mening ook te vernietigen. 

De vraag of de minister hier een rol in moet spelen: lijkt mij niet noodzakelijk, maar er is ongetwijfeld een reden (geweest) om dit in de Archiefwet zo hoog te beleggen. Voor gemeenten lijkt me dat een College dit prima zelf kan beslissen, en anders de provincie.

Kennen jullie concrete voorbeelden van vervreemding bij gemeenten anders dan die door de wet zijn voorgeschreven? Ik ken ze nl. niet.

Zelf ben ik voorstander om het eigen beslissing van het college te laten zijn met wellicht de toevoeging door de archivaris te zijn geadviseerd. Dat past geheel in de geest van de wet RGT.

De al eerder genoemde gemeentelijke herindelingen?

Maar dat speelt niet meer door de digitalisering.

Er zijn geen gemeentelijke herindelingen meer door de digitalisering?

Maar serieus: bij een herindeling kun je volgens mij werken met terbeschikkingstelling of met vervreemding. Bij terbeschikkingstelling wordt het makkelijk met digitale bescheiden, want dan kun je gewoon een kopie geven en houdt je de 'originelen'.

Bij vervreemding verandert er niet zo veel in het digitale tijdperk want daar draag je het origineel over en dat betekent dan dat je of zelf een (digitale) kopie houdt of (beter) zelfs dat niet eens. Het eigendom van de bescheiden gaat in ieder geval over, dus dat zul je wel moeten formaliseren.

En laten we natuurlijk niet vergeten dat nog lang niet alles digitaal is...

Bij gemeentelijke herindelingen blijft de oude gemeente eigenaar van de bestanden tot de datum van wijziging. er wordt dan niet vervreemd maar hoogstens uitgeleend/beschikbaar gesteld, dat kan nu digitaal. Vervreemding is dan niet toegestaan.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden